Hiện tại kế toán các khoản thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản 131 - Phải thu khách hàng. Trên tài khoản này chỉ theo dõi những khoản khách hàng mua hàng cha thanh toán và chấp nhận thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Số khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt thì đợc tập hợp trên tài khoản 111. Việc hạch toán nh thế này là hoàn toàn đúng với chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Song theo em, dù khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt hay thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm thì cũng nên theo dõi trên tài khoản 131. Vì nếu làm nh vậy, kế toán sẽ theo dõi đợc toàn bộ tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản duy nhất là tài khoản 131, việc theo dõi, đối chiếu công nợ sẽ đạt đợc hiệu quả cao hơn. Mặt khác, kế toán cũng sẽ theo dõi đợc tổng nợ của các khách hàng và từng khách hàng riêng biệt, khách hàng nào là khách hàng thờng xuyên, khách hàng nào là khách hàng không thờng xuyên và tình hình thanh toán của khách hàng để từ đó đề ra các chính sách bán hàng và chính sách về thu hồi công nợ một cách hợp lí để thu hút khách hàng và nâng cao tính cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh khác.
Mặc dù trên hợp đồng mua bán hàng hoá của khách hàng với Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của khách hàng về các khoản nợ, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán. Nhng Công ty nên có các chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng tiền hàng trớc hạn, tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn lớn và lâu dài của Công ty bằng cách là dùng hình thức chiết khấu thanh toán. Đây là một hình thức áp dụng cho những khách hàng nợ lớn và thanh toán tiền hàng trớc hạn quy định và đợc hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Việc áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán nh thế này sẽ làm tăng chí phí của Công ty song lại giúp cho Công ty có khả năng thu hồi vốn nhanh chóng, tránh thất thu hoặc không thu hồi đợc nợ. Tỉ lệ chiết khấu này đợc kế toán ớc tính căn cứ vào quy mô nợ, tình hình thanh toán, thời
gian trả nợ trớc hạn và tỉ lệ lãi suất của ngân hàng. Tuy nhiên tỉ lệ chiết khấu này cũng không nên quá lớn để ảnh hởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, và cũng không nên quá nhỏ để nó không phát huy tác dụng kích thích khách hàng thanh toán trớc hạn đợc. Với đòn bẩy này, Công ty sẽ thu hút thêm đợc nhiều khách hàng đồng thời sẽ tạo mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với khách hàng trên tinh thần tôn trọng lợi ích của nhau và hai bên cùng có lợi.
Công ty cũng nên có những chính sách đối với những khách hàng nợ lâu nh tính lãi suất cho những khoản nợ quá hạn đó tơng đơng với lãi suất của ngân hàng thúc ép khách hàng thanh toán nợ cho Công ty.