Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng phải thu khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho các thiệt hại xảy ra một cách khách quan trong niên độ kế toán tiếp theo. Việc trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phí và do đó sẽ làm cho lợi nhuận của năm đó bị giảm đi đúng bằng một khoản chi phí đó. Có thể với một số doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích kinh doanh của mình và nếu trong quá trình hoạt động kiểm tra, xem xét mức độ tin cậy của khách hàng cũng nh tình hình biến động của giá cả thị trờng ổn định thì việc lập dự phòng cho các khoản này là không cần thiết.
Song theo em nghĩ để hạn chế bớt rủi ro và chủ động hơn về tài chính khi xảy ra thiệt hại do các yếu tố khách quan nh: khách hàng bị phá sản, mất tích, chính sách quản lí của Nhà nớc...thì việc lập dự phòng này là một điều rất cần thiết. Hơn na, nếu sau khi đã lập dự phòng cho các khoản này trong năm nay nhng đến năm sau lại không xảy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập các khoản dự phòng đã lập này. Và do đó khoản chi phí giảm làm cho lợi nhuận giảm đi một khoản chỉ là một trạng thái “giả” mà thôi. Việc lập dự phòng đợc diễn ra theo trình tự nh sau:
* Với dự phòng phải thu khó đòi: Cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào các chứng
từ gốc xác nhận khoản nợ của khách hàng, tình hình tài chính cũng nh tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà kế toán có thể lựa chọn khách hàng để lập dự phòng cho các khoản phải thu đó. Thông thờng sẽ u tiên lựa chọn những khách hàng có quy mô nợ lớn, tình hình tài chính không trong sáng, có thời hạn quá nợ lâu để lập dự phòng. Mức dự phòng cần lập đợc tính theo công thức sau đây:
Mức dự phòng
cần lập = Số nợ thực tế x
Xác suất không thu đợc nợ
Xác suất không thu đợc nợ đợc quy định trong Thông t số 13/2006/TT – BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 27/2/2006 hớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và các khoản đầu t tài chính nh sau:
- Đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nh sau + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dới 3 năm
- Đối với nợ phải thu cha đến hạn thanh toán nhng khách hàng lâm vào tình trạng phá sản, làm thủ tục giải thể, mất tích thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất…
Các khoản dự phòng này đợc tập hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp.
Khi đã lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, kế toán sẽ phản ánh: Nợ TK 642 - Mức dự phòng vừa lập
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm kế toán tiếp theo nếu nh mức dự phòng tiếp tục lập dự phòng cho khoản phải thu này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở kỳ trớc thì kế toán phải tiến hành hoàn nhập số dự phòng chênh lệch theo bút toán nh sau:
Nợ TK 139 - Mức dự phòng chênh lệch
Có TK 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp
Ngợc lại nếu mức dự phòng cần lập lớn hơn mức dự phòng đã lập, kế toán phải tiến hành lập thêm theo bút toán:
Nợ TK 642 - Số dự phòng cần lập thêm
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Nếu xóa nợ cho khách hàng đã lập dự phòng thì kế toán phản ánh hai bút toán sau: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 131 - Số đã xoá cho khách hàng
Đồng thời, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí
Nếu sau khi đã xoá nợ cho khách hàng nhng lại thu hồi đợc, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Số tiền thu đợc
Có TK 711 - Thu nhập khác
* Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lợng hàng thuộc tài sản của Công ty đợc chứng nhận bởi các chứng từ kế toán có liên quan tồn kho, chủng loại hàng hoá và giá cả thị trờng của mỗi loại hàng hoá đó, kế toán sẽ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng cần lập = Số lợng hàng hoá tồn mỗi loại x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho
Mức lập dự phòng này cũng đợc lập cho từng loại hàng hoá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào giá vốn hàng bán của Công ty. Khi đó kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 632 - Mức dự phòng cần lập
Nếu sang niên độ kế toán tiếp sau, số dự phòng cần lập mà lớn hơn số dự phòng đã lập thì sẽ lập thêm khoản dự phòng chênh lệch đó theo bút toán:
Nợ TK 632 - Số chênh lệch dự phòng
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu số dự phòng năm sau nhỏ hơn số dự phòng đã lập thì kế toán sẽ hoàn nhập dự phòng theo bút toán:
Nợ TK 159 - Số dự phòng chênh lệch Có TK 632 - Giá vốn hàng bán