Hiện tại chỉ có chi phí mua hàng nhập khẩu đợc tính vào giá thực tế nhập kho, còn chi phí mua hàng nội địa, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty đợc tập hợp hết trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp, đến cuối mỗi tháng đợc tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán đó, chi phí này bị loại ra khỏi hàng tồn kho trong kỳ. Nh vậy, nếu hàng tồn kho nhiều thì việc xác định kết quả kinh doanh trở nên không chính xác. Theo em thay vì tính chi phí thu mua hàng hoá vào giá thực tế nhập kho nh trên, kế toán nên mở tài khoản 156 - Hàng hoá, chi tiết thành tài khoản 1561 - Giá trị hàng hoá nhập kho và tài khoản 1562
- Chi phí thu mua hàng hoá. Đến cuối mỗi tháng sau khi đã tính đợc giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua này cho số hàng hoá bán ra trong kỳ đó theo công thức nh sau:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng
xuất bán
= Chi phí thu mua đầu tháng + Chí phí thu mua trong tháng x Giá mua hàng xuất bán Giá mua hàng
xuất bán tháng + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Chi phí thu mua phân
bổ cho hàng tồn kho = Tổng chi phí thu mua - Chi phí thu mua phânbổ cho hàng xuất bán
Với cách phân bổ nh thế này thì một phần chí phí sẽ nằm trong hàng tồn kho và đợc loại ra khỏi chi phí trong kỳ hoạt động và việc tính kết quả hoạt động kinh doanh sẽ chính xác hơn.
Tơng tự nh vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ cũng nên phân bổ nh trên theo tiêu thức trên.
CPBH, CPQL phân bổ cho hàng
xuất bán
= CPBH, CPQL đầu tháng + CPBH, CPQL trong tháng x Giá mua hàng xuất bán Giá mua hàng
xuất bán + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Khi đó kế toán sẽ phản ánh nh sau:
Nợ TK 911- Chi phí phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ
Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Số chi phí phân bổ cho hàng tồn kho phản ánh nh sau:
Nợ TK 142 - Chi phí trích trớc cho kỳ sau
Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng tồn kho
Sang kỳ sau nếu hàng tồn kho này đợc xuất bán thì sẽ kết chuyển chi phí này để xác định kết quả nh sau:
Nợ TK 911 Có TK 142
Bên cạnh đó, kế toán nên mở thêm TK 641 - Chi phí bán hàng để theo dõi riêng biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Chi phí bán hàng này cũng đợc theo dõi trên sổ chi tiết chi phí bán hàng đợc thiết kế theo mẫu nh sổ chi tiết chi phí quản lí kinh doanh nh trên. Từ đó, kế toán sẽ phát hiện đợc các khoản chi phí nào phát sinh cha hợp lí, còn lãng phí để từ giúp Ban Giám đốc đa ra các chính sách nhằm tiết kiệm chi phí hơn, hợp lí hơn.
Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thơng mại, quy mô hoạt động kinh doanh rất lớn, mạng lới khách hàng không chỉ trong địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nớc. Vì vậy, việc áp dụng chính sách chiết khấu thơng mại trong bán hàng nh hiện nay Công ty đang làm là rất hợp lí. Nhng theo em, nếu Công ty mở riêng tài khoản 521 - Chiết khấu thơng mại để theo dõi riêng khoản này trong quá trình bán hàng thì việc quản lí các khoản giảm trừ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều và khoa học hơn. Thông qua đó có thể kiểm soát đợc các khách hàng thờng xuyên, mua hàng với số lợng lớn và doanh số bán hàng hoá. Khi đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tập hợp các khoản giảm trừ này và kết chuyển sang tài khoản 511 để tính ra doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần theo bút toán nh sau:
Tập hợp các khoảm giảm trừ doanh thu: Nợ TK 521 – Chiết khấu thơng mại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán
Nợ TK 333 – Thuế GTGT phải nộp của khoản giảm trừ Có TK 111,112,131,331
Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 521 - Chiết khấu thơng mại Có TK 532 – Giảm giá hàng bán
Và khi đó sổ chi tiết bán hàng mở cho từng loại hàng hoá đợc thiết kế nh sau:
Sổ chi tiết bán hàng Tài khoản 511 Mặt hàng: Kho : ĐVT: Đồng Chứng từ SH Ngày 1. Phát sinh ... ... ... ... ... ... ... Tổng
2. Tổng doanh thu thuần 3. Giá vốn hàng bán 4. Lãi gộp