II. thực trạng quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong công ty cổ phần đầu t
2. Công tác tập hợp chi phí.
Kết chuyển chi phí NVLTT
Kết chuyển chi phí NVLTT
công trình NV TP Huế
625.854.254
Công trình mở rộng mạng cáp Trờng Yên Hoa L Ninh Bình
26/01 PC 26 Mua vật t cho công trinh NB 111 125.236.000
... ... ...Kết chuyển chi phí NVLTT Kết chuyển chi phí NVLTT Hoa L Ninh Bình 1.236.239.562 Tổng cộng 5.987.552.589 5.987.552.289 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Nh vậy khi tập hợp toàn bộ số liệu cần thiết kế toán cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển chi phí và tình giá thành, các công việc còn lại này đợc máy tính thực hiện một cách tự động.thông qua phần mềm đã đợc cài đặt sẵn trong máy tính. Tuy nhiên để hạch toán một cách chính xác và máy tính thực hiện kết chuyển đợc thì đòi hỏi kế toán phải hạch toán vào các công tình theo mã số mà đã đặt từ trớc đó là các tài khoản chi tiết nguyên vật liệu theo công trình.
2.2.1.1.2 Nguyên vật liệu dùng cho các công trình bằng cách mua trực tiếp và vận chuyển ngay đến công trình mà không qua kho của Xí nghiệp.
Nh chúng ta đã biết công việc vận chuyển nguyên vật liệu thi công mất rất nhiều chi phí, từ chi phí vận chuyển, giao nhận nhân công. Do đó để thuận tiện cho công việc thi công các công trình và giảm bớt các chi phí phát sinh thì các Xí nghiệp hiện nay đã có những đổi mới. Điều mà thấy rõ nhất đó là việc mua vật t đã đợc giao một phần cho chủ nhiệm các công trình tự mua những nguyên vật liệu cần thiết phục vụ ngay cho các công trình. Điều này đã giúp các Xí nghiệp giảm bớt đợc chi phí, không làm mất nhiều thời gian các thủ kho của Xí nghiệp giảm nhẹ đợc một phần công việc đó là không phải nhập xuất nhiều.
Căn cứ vào tiến độ thi công các công trình, chủ nhiệm các công trình có yêu cầu về vật t cho công trình mình chịu trách nhiệm thi công. Đối với những vật t có giá trị nhỏ so với giá trị của công trình thì các chủ nhiệm công trình có thể tự mua vật t nhng phải lấy hoá đơn thanh toán và thông báo với kế toán trởng và giám đốc vào cuối mỗi tháng. Đối với những vật t tuy phổ biến trên thị trờng nhng có giá trị lớn thì khi có yêu cầu về vật t chủ nhiệm các công trình và phải thông qua giám đốc, kế toán trởng khi đợc sự đồng ý của giám đốc thì chủ nhiệm công trình mới đợc mua tại công trình. Sau đó chủ nhiệm các công trình có thể liên hệ với những nhà cung cấp đáp ứng đợc yêu cầu về vật t, giá cả, phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán. Khi đã tìm đợc nhà cung cấp thì tiến hành thực hiện giao dịch mua bán. Công việc này phải có hợp đồng mua bán, trên hợp đồng mua bán phải thể hiện đợc chủng loại vật t tính chất đặc điểm, ngày sản xuất, số lợng vật t, giá đơn vị vật t và các điều khoản khác liên quan đến hoạt động thanh toán tiền, chi phí vận chuyển bốc dỡ đến kho của công trình, bảo hành vật t. Hợp đồng mua bán là căn cứ để giải quyết các tranh chấp giữa bên mua và bên bán khi có mâu thuẫn xảy ra giữa bên mua và bên bán. Hợp đồng kinh tế hết hiệu lực khi các điều khoản quan trọng trong hợp đồng kinh tế đã đợc thực hiện. Thủ
kho nhập kho theo đúng thủ tục nh nhập kho vật t từ kho của Xí nghiệp chuyển xuống công trình.
- Khi vật t đã đợc nhập kho thì thủ kho có trách nhiệm thông báo cho chủ nhiệm mỗi công trình để ghi nhật ký của từng công trình. Nhật ký công trình là để theo dõi công việc hoàn thành của công trình đó và là căn cứ để bên A kiểm tra tiến độ thi công. Chủ nhiệm công tình mua vật t trực tiếp từ địa phơng thì nhất thiết phải có hoá đơn mua bán hàng hoá, nếu trả tiền ngay thì phải có phiếu thu của đơn vị bán hàng .
Cuối tháng chủ nhiệm công trình chyển hoá đơn chứng từ về phòng kế toán của các Xí nghiệp, kế toán dựa trên căn cứ đó để định khoản các nghiệp vụ cần thiết và ghi vào sổ chi tiết TK 152, TK 621 (chi tiết theo từng công trình) nếu các công trình sử dụng ngay thì kế toán không hạch toán qua tài khoản 152 mà hạch toán thẳng vào tài khoản 621 cho công trình đó.
Quản lý về vật t kế toán còn sử dụng bảng kê xuất nhập tồn vật t. Trong các đơn vị bảng này đợc chia thành 3 bảng nhỏ là bảng xuất vật t, bảng nhập vật t và bảng tồn kho vật t để tiện cho quá trình theo dõi và quản lý vật t. Khi hết tháng kế toán phải tính giá vật t đã nhập kho và xuất kho, tính giá vật t còn tồn kho để có thể báo cáo theo yêu cầu của kế toán vật t công ty. Ngoài ra kế toán còn phải theo dõi công nợ phải trả với nhà cung cấp, hay chi tiền thanh toán ngay, hoặc trừ vào số tạm ứng cho chủ nhiệm các công trình.
Mẫu số 8
Sổ chi tiết theo TK đối ứng
Từ ngày 01/01/2004 đến ngày 31/12/2004 TK 331 - Phải trả khách hàng Số d Có đầu kỳ:1.234.244.000 Phát sinh Nợ: 2.345.024.000 Phát sinh Có : 2.425.236.000 D Có cuối kỳ: 1.314.456.000 Ngày Chứng từ CTG S Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
17/01/04 HĐ 917 006 Mua vật t thi công công trình xây lắp cáp TP Huế 621,13 3 160.000.000 16.000.000 02/02/04 PC 47 019 Trả tiền mua vật t CT
Huế cho Phạm Văn ất 111 176.000.000
... …………. ………….
Cộng 2.345.024.000 2.425.236.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Việc theo dõi và quản lý vật t góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị vì giá trị vật t có giá trị lớn mà đảm bảo đợc tiết kiệm giảm lãng phí thất thoát thì sẽ làm giảm một phần đáng kể chi phí trong kỳ và dẫn đến giá thành của sản phẩm thấp. Công việc quản lý vật t đòi hỏi phải giám sát chặt chẽ vì đây là một khâu dễ gây ra mất mát lãng phí vật t do các kho của công trình nằm rải rác không tập trung, khó cho công tác kiểm tra vật t hàng tháng của Xí nghiệp.
Khi có sự hao hụt ngoài định mức về vật t kế toán phải tìm cơ sở để quy trách nhiệm cho việc gây nên thất thoát này để hạch toán một cách hợp lý đúng với chế độ kế toán. Do đặc điểm của ngành nên giá trị vật t mỗi công tình phải đảm bảo đủ theo dự toán chi phí đã dự thầu mà không đợc vợt quá mức dự toán thì sẽ gây lỗ vì doanh thu trong các công trình này đã đợc xác định theo giá dự toán chỉ có thể phát sinh thêm một khoản chi phí không
lớn khi có sự thay đổi từ phía khách hàng. Hàng quý kế toán thực hiện các bút toán kết chyển tự động, tập hợp trên sổ chi tiết tài khoản 621 theo công trình và kết chuyển để tính giá thành của sản phẩm hoàn thành.
2.2.1.2 Vật t xuất dùng cho các công trình thi công mua từ các Xí nghiệp sản xuất khác của công ty.
Công ty cổ phần đầu t và xây dựng bu điện có những Xí nghiệp sản xuất vật liệu cung cấp cho các Xí nghiệp trong đơn vị thi công và có bán ra ngoài thị trờng. Các Xí nghiệp có nhu cầu về vật t thì phải thông qua phòng kế toán vật t của công ty, các Xí nghiệp khi mua không thanh toán mà bù trừ công nợ với phòng kế toán công ty khi hết kỳ kế toán. Chủ nhiệm các công trình khi có nhu cầu về vật t thì có bảng giải trình tiến độ công việc hoàn thành của công trình thi công, đơn xin cấp vật t gửi về phòng kế toán của các Xí nghiệp. Giám đốc và kế toán trởng xem xét tình hình thi công của công trình ký duyệt đơn xin cấp vật t của chủ nhiệm công trình trên. Kế toán làm đơn xin mua vật t từ các Xí nghiệp sản xuất vật t đợc phòng cung ứng vật t của công ty xét duyệt và thông qua phòng kế toán vật t của công ty. Khi hoàn thành các thủ tục mua vật t của Xí nghiệp nội bộ thì thủ kho của Xí nghiệp bán bán vật t giao cho Xí nghiệp mua, Xí nghiệp bán vật t giao hàng tận chân công trình mà Xí nghiệp mua vật t thi công, giao vật t có biên bản giao nhận vật t, có phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng của số vật t mua vì đây là giấy phép đợc quyền vận chuyển vật t đi đờng. Khi vận chuyển vật t này chi phí vận chuyển thờng đợc tính luôn vào giá của vật t và do đội vận chuyển của công ty đảm nhiệm. Tuy nhiên vận chuyển vật t do đội vận chuyển làm nhng tại các Xí nghiệp vẫn phải cử ngời áp tải hàng khi vận chuyển đến công trình.
Tại kho của các công trình thủ kho nhận vật t và đối chiếu với số lợng trong phiếu xuất kho hay hoá đơn bán hàng về số lợng, chất lợng, chủng loại vật t. Việc thiếu hụt này do Xí nghiệp bên bán chịu trách nhiệm vì bên Xí nghiệp bán giao hàng đến tận chân công trình. Thủ kho và ngời giao hàng lập biên bản giao nhận vật t về số vật t đợc nhập kho. Khi đó thủ kho mới ghi thẻ kho cho từng loại vật t nhập kho, ghi phiếu nhập kho. Sau mỗi lần nhập
vật t thì thủ kho có trách nhiệm thông báo cho chủ nhiệm công trình biết về số lợng vật t, chất lợng và chủng loại của vật t và giao những chứng từ nh hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho của bên bán vật t và phiếu nhập kho của kho đó cho chủ nhiệm cộng trình để hết tháng chủ nhiệm công trình báo cáo cho kế toán.
Kế toán tại các Xí nghiệp khi có hoá đơn chứng từ cần thiết nhập số liệu vào máy tính để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Khi hạch toán vật t này kế toán sử dựng phiếu kế toán khác để hạch toán. Vì phần mềm máy tính sử dụng cho công ty trên phân hệ các nghiệp vụ thờng xuyên có 3 loại phiếu hay sử dụng đó là phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, và phiếu kế toán khác, các nghiệp vụ không liên quan đến việc thu chi tiền thì sẽ đợc hạch toán và phiếu kế toán khác để theo dõi. Việc nhập thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ cho hàng hoá dịch vụ mua vào khi kế toán viết phiếu thanh toán thì máy tính sẽ chuyển sang báo cáo thuế hàng tháng để nộp cho kế toán thuế của công ty để khấu trừ phần thuế đầu vào này. Nếu trong thời gian 3 tháng mà cha thực hiện khấu trừ phần thuế đợc phép khấu trừ thì Xí nghiệp sẽ không đợc tiếp tục khấu trừ mà kế toán phải hạch toán phần thuế này vào chi phí nguyên vật liệu cho công trình đó. Nh vậy khi mua hàng hoá vật t chủ nhiệm các công trình phải gửi ngay hóa đơn để kế toán kê thuế đợc khấu trừ.
Mẫu số 9
công ty cp đt & xd bu điện
Chi nhánh CT CP ĐT & XD Bu điện - XN số 4 Phiếu số : VT 07
Phiếu kế toán khác (VNĐ)
Ngày 31 tháng 10 năm 2004
Số tiền : 187.000.000 đ
Viết bằng chữ : Một trăm tám bảy triệu đồng chẵn. Kèm theo : Hoá đơn số 0057432 chứng từ gốc
TK Nợ TK Có Số tiền Diễn giải
621(PVTTH) 336 170.000.000 Mua nắp bể cáp
133 336 17.000.000 Thuế VAT đợc khấu trừ
Bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu đồng chẵn
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi kế toán nhập phiếu kế toán khác thì phần mềm kế toán chuyên biệt sẽ tự động kết chuyển số liệu sang các sổ khác liên quan đến phần hành kế toán nguyên vật liệu trực tiếp. Sổ trong phần hành này đợc sử dụng nhiều nhất đó là sổ chi tiết TK 621 đợc chi tiết theo công trình, sổ chi tiết tài khoản 133 dùng để báo cáo thuế hàng tháng cho công ty. Sổ chi tiết tài khoản 336(8) phải trả nội bộ.
Nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình một phần quan trọng đó là mua xuất kho từ kho của Xí nghiệp đến kho của công trình, mua trực tiếp bên ngoài hoặc mua của các Xí nghiệp sản xuất khác trong công ty. Vật liệu của Xí nghiệp tuy không nhiều chủng loại nhng khó khăn cho kế toán vì số l- ợng kho của Xí nghiệp không tập trung.
Công ty thuộc ngành xây lắp của Tổng công ty Bu chính Viễn thông do đó vật liệu sử dụng cho công trình của các Xí nghiệp thi công có đặc điểm riêng mà không phải ngành xây dựng nào cũng có đó là vật liệu thi công trong các Xí nghiệp công trình thông tin của công ty có giá trị lớn là cáp quang phục vụ cho việc chuyền tải thông tin. Vật liệu này không phải là vật liệu phổ biến trên thị trờng mà chỉ là vật liệu thuộc ngành bu chính do đó vật liệu dùng cho các công trình này chủ yếu do khách hàng cung cấp cho các đơn vị thi công. Đây là khoản chi phí nguyên vật liệu lớn nhng không thuộc chi phí của công trình mà xí nghiệp thi công do đó kế toán không thể hạch toán vào chi phí của công trình nhng phải theo dõi và quản lý nguồn vật t có giá trị lớn này.
Trong khi dự thầu các công trình thi công thì khách hàng đã cung cấp trớc những thông tin về vật liệu đợc cấp trong công trình. Khi hai bên giao thầu và nhận thầu ký kết hợp đồng kinh tế về công trình thi công thì trong hợp đồng kinh tế này đã phải thể hiện đầy đủ các khoản về vật t đ- ợc cấp trong công trình. Số lợng các loại vật t và chủng loại của vật t đó.
Khi thi công công trình chủ nhiệm công trình căn cứ vào tiến độ thi công của công trình làm đơn xin cấp vật t gửi cho bên giao thầu. Đơn xin cấp vật t phải căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên, trong đó có quy định về vật t và thời gian nhận vật t ở mỗi giai đoạn của công trình mà Xí nghiệp thi công.Vì thế khi có nhu cầu về vật t thì bên thi công cụ thể là các Xí nghiệp thi công công trình đó sẽ có bảng giải trình tiến độ thi công do chủ nhiệm các công trình lập, có sự xác nhận của kỹ thuật giám sát do bên giao thầu ký nhận. Sau khi đợc sự đồng ý của phòng quản lý vật t tại các bu điện tỉnh hay đài viễn thông ký nhận và thông báo cho thủ kho của bu điện hay đài viễn thông đó để cung ứng vật t.
Vật t mà đơn vị thi công thờng có giá trị lớn, có tính kỹ thuật cao vì vậy khi nhận vật t cho mỗi công trình phải kiểm tra đầy đủ đảm bảo về kỹ thuật theo nh thiết kế cũng nh hợp đồng cung ứng vật t mà bên A đã ký kết giao cho đơn vị thi công. Vật t có thể nhận nhiều lần nhng mỗi lần nhận đều phải có biên bản giao nhận vật t do hai bên cùng ký xác nhận. Ngời nhận vật
t cho các đơn vị thi công phải có hiểu biết nhất định về vật t đó và thờng là các đội trởng thi công công trình đó nhận để có thể kiểm tra về chất lợng cũng nh chủng loại của vật t phù hợp với công trình. Vật t do bên A giao nhận cho Xí nghiệp thi công có nhiều loại nh cáp các loại nắp bể cáp, hộp cáp, tủ cáp, ống nhựa ... các vật t có thể kiểm tra về mặt số học nh số lợng, chủng loại, khối lợng nhng với dây cáp các loại thì không thể chỉ kiểm tra về