I. Tổng quan về công ty Cổ phần đầu t và xây dựng bu điện
3. Tổ chức và hoạt động của phòng kế toán trong Công ty Cổ phần đầu t và Xây dựng Bu điện.
3.3. Phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty.
Phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty là phần mềm kế toán riêng do Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam đa vào sử dụng, đã đợc cải tạo so với một số phần mềm thông dụng nhằm đảm bảo phù hợp với đặc thù tổ chức kế toán tại công ty. Sử dụng phần mềm này cho phép thực hiện trao đổi số liệu giữa công ty với các đơn vị thành viên trên mạng cục bộ và mạng diện rộng, thuận tiện cho việc quản lý không chỉ với công ty nói riêng mà còn đối với cả Tổng công ty.
Chơng trình phần mềm kế toán áp dụng tại công ty đợc chia thành từng phân hệ, các phân hệ này đợc chia theo từng nghệp vụ kế toán:
- Các nghiệp vụ kế toán tổng hợp.
- Các nghiệp vụ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Các nghiệp vụ kế toán hàng hoá, thành phẩm. - Các nghiệp vụ kế toán vật t.
- Các nghiệp vụ kế toán phân cbổ kết chuyển. - Tổng hợp số liệu toàn ngành.
Khâu nhập dữ liệu :
Từ các chứng từ gốc kế toán nhập số liệu vào chứng từ liện quan ở từng phân hệ. màn hình cập nhật chứng từ đều tơng đối thống nhất giữa các phân hệ.
Về quy trình sử lý số liệu trên các phân hệ.
Để sử lý số liệu trên máy thì trớc hết phải xây dựng đợc hệ thống danh mục.
Số liệu cập nhật ở các phân hệ đợc lu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển thông tin cần thiết sang các phân hệ khác tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính....
Chơng trình có thể tự động tính toán trong một số nghiệp vụ nh tính toán đơn giá vật t vào cuối kỳ trong phân hệ " kế toán vật t ", tự động toạ các bút toán khấu hao trong phân hệ " Kế toán tài sản cố định", tự động tính tổng hoặc chuyển số d cuối tháng này thàng số d đầu tháng sau trên các sổ kế toán hoặc tính ra tồn cuối kỳ.... Tuy nhiên phần mềm này của công ty còn có hạn chế là không phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành tự động mà kế toán phải thực hiện phân bổ và tính thủ công trên bảng tính Excel.
Quy trình xử lý đối với các sổ kế toán và báo cáo:
Hệ thống sổ đa dạng, đầy đủ và phù hợp với hình thức chứng từ ghi sổ. Tại công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ do đó các chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên kế toán phải thực hiện công việc thủ công là dùng máy lọc tất cả các chứng từ có nghiệp vụ kinh tế phát sinh tơng tự nhau đánh cùng một số chứng từ và sau đó khi máy kết chuyển số chứng từ ghi sổ này sang sổ đăng ký chứng từ thì kế toán phải tự ghi nội dung của chúng từ ghi sổ đó.
Khi các số liệu đã đợc cập nhật đầy đủ máy tính tự động lên các báo cáo liên quan trong từng phân hệ cũng nh các báo cáo tổng hợp. Chơng trình
còn cho phép sửa số liệu ngay khi đang xem báo cáo và có thể xem chứng từ chi tiết trong các báo cáo tổng hợp.
Nh vậy có thể thấy phền mềm kế toán đang sử dụng tại công ty có nhiều u điểm và tạo nhiều thuận lợi cho công tác kế toán cũng nh công tác quản lý. Hiện tại, công ty vẫn đang từng bớc tận dụng tối đa những u điểm và đa vào sử dụng trong công tác kế toán nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả của kế toán máy nói chung và phềm mềm kế toán đang áp dụng ở công ty nói riêng.