I. Tổng quan về công ty Cổ phần đầu t và xây dựng bu điện
3. Tổ chức và hoạt động của phòng kế toán trong Công ty Cổ phần đầu t và Xây dựng Bu điện.
3.2. Tổ chức sổ kế toán
3.2. Tổ chức sổ kế toán
Hiện nay, Công ty Cổ phần đầu t và Xây dựng bu điện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.. Chứng từ ghi sổ đối với các nghiêp vụ thờng xuyên phát sinh nhiều lần thì đợc ghi sổ chứng từ ghi sổ hàng tháng còn đối với những nghiệp vụ phát
sinh không thờng xuyên thì đợc hạch toán cả quý 1 lần. Đối với các công trình thi công các nghiệp vụ phát sinh không đợc hạch toán ngay mà phải hết tháng mới đợc chủ nhiệm các công trình gửi về phòng kế toán để hạch toán và các nghiệp vụ này đợc hạch toán hàng tháng.
Sơ đồ số 9 Trình tự ghi sổ hạch toán kế toán theo hình thức CT- GS
Kế toán tại các Xí nghiệp của công ty do các nghiệp vụ phát sinh không nhiều mặt khác do sản phẩm là các công trình trên mọi địa bàn do đó chứng từ ghi sổ đợc tiến hành hàng tháng. Mỗi tháng chủ nhiệm các công trình gửi toàn bộ các chứng từ phát sinh trong quá trình thi công công trình đó trong tháng về phòng kế toán của Xí nghiệp. Khi nhận đợc các chứng từ, hoá đơn đó kế toán tiến hành hạch toán vào các tài khoản phù hợp, tại Xí nghiệp cũng nh công ty có sử dụng kế toán máy thiết kế riêng vì vậy kế toán chỉ tiến hành nhập số liệu đầu vào và máy tính sẽ dựa trên cơ sở đó vào các loại sổ có liên quan, tuy nhiên máy tính không phải tự động hoàn toàn nên các công việc nhập số liệu phải làm bằng công tác thủ công, khi hạch toán chứng từ xong hàng tháng kế toán đánh số chứng từ ghi sổ theo thứ tự. Kế toán lọc các chứng từ có nội dung kinh tế tơng tự nhau phát sinh trong cùng một tháng đánh cùng một số. Khi đánh số chứng từ ghi sổ có kèm theo phiếu phân tích tài khoản nhằm mục đích giải thích rõ hơn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phần mềm kế toán này không tự động kết chuyển chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký CT-GS
Báo cáo kế toán + Phiếu thu, chi
+ Tiền lương, BHXH + Vật liệu, CCDC +Khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
sang sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà kế toán phải thực hện việc kết chuyển này bằng phơng pháp thủ công. Tại công ty và Xí nghiệp sổ đăng ký chứng từ còn quá phức tạp. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chỉ có nhiệm vụ ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế và để bảo quản lu trữ một cách thuận tiện dễ kiểm tra. Công ty và các Xí nghiệp sử dụng các sổ chi tiết theo nh chế độ kế toán ban hành: Sổ chi tiết tại các Xí nghiệp đợc phân ra làm 2 loại phù hợp với đặc điểm loại hình kinh doanh của công ty. Sổ chi tiết theo dõi các TK hạch toán tổng hợp chung cho các công trình và sổ chi tiết hạch toán riêng cho tùng công trình. Cách ghi sổ này rất hiệu quả giúp chúng ta có thể theo dõi vừa tổng hợp vừa chi tiết đợc các nghiệp vụ phát sinh của Xí nghiệp.
Tại công ty cũng áp dụng theo hình thức này tuy nhiên ở công ty các sổ chi tiết đợc theo dõi theo từng Xí nghiệp và các phòng ban trực thuộc.
Các loại sổ cái mà công ty áp dụng là sổ cái TK 111, TK 112,Tk 131, Tk 152, Tk 211, TK 331, TK 621, TK 622, TK 627, TK 632, TK 511.... Tại phòng kế toán công ty có sử dụng thêm các sổ cái của các TK 642,642....