II. thực trạng quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong công ty cổ phần đầu t
2. Công tác tập hợp chi phí.
77.000.000 Dùng tiền mặt chi mua hộp cáp
Dùng tiền mặt chi mua hộp cáp
30x3; 50x3 không bảo an nhập kho
152133 133 111 100.000.000 5.000.000 105.000.000 Cộng 182.000.000 182.000.000 Ngày 30 tháng 10 năm 2004 Ngời lập Kế toán trởng
Khi kế toán hạch toán và lập chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu thì máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu sang các sổ sách khác có liên quan đến nguyên vật liệu. Máy tính sẽ chuyển sang sổ chi tiết tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 152. Ngoài ra còn theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 141 và tài khoản 331 về các khoản thanh toán và phải trả nhà cung…
cấp, đối với sổ chi tiết của tài khoản 111và tàI khoản 112 thì đợc theo dõi th- ờng xuyên hàng ngày trên sổ quỹ khi kế toán viết phiếu chi tiền đều đợc máy tính kết chuyển số liệu sang. Sổ chi tiết tài khoản 152 theo dõi nguyên vật liệu ở cả kho của Xí nghiệp và kho tại công trình. Hàng tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ uy nhiên máy tính chỉ đánh số hiệu chứng từ ghi sổ mà không ghi đợc nội dung của chứng từ ghi sổ đó sang sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu số 3 sổ đăng ký chứng từ Từ số 001 đến số 176 Số CTGS Ngày Mã TK TK Nợ TK
Có Diễn giải Từ ngày
Đến ngày 001 31/01/04 111 Nợ Công ty ứng vốn các CT tháng 1/2004 01/01/04 31/01/04 002 31/01/04 111 Có Xí nghiệp tạm ứng
cho CB thi công CT 01/01/04 31/01/04 ...
Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Các thủ tục để xuất kho vật t cho các công trình.
Khi các công trình thi công đến một giai đoạn cần nguyên vật liệu tại kho của Xí nghiệp mà kho cuả công trình không có thì các chủ nhiệm công trình phải có bản tờng trình về tiến độ công việc đã hoàn thành. Bản tờng trình về tiến độ thi công phải có biên bản xác nhận khối lợng công việc hoàn
thành, dựa trên cơ sở đó giám đốc các Xí nghiệp có thể xét duyệt nhu cầu về vật t cho công trình. Công việc này tránh tình trạng các chủ nhiệm công trình sử dụng vật t không đúng mục đích gây ra thất thoát vật t trong quá trình thi công. Khi có đầy đủ điều kiện giám đốc căn cứ vào tình hình vật t còn trong kho của Xí nghiệp để xét duyệt và có những quyết định cấp phát vật t hay bổ xung vật t kịp thời cho các công trình thi công
- Quá trình vận chuyển vật t từ kho của Xí nghiệp đến kho của công trình. Sau khi yêu cầu về vật t của các chủ nhiệm công trình đợc xét duyệt thì chủ nhiệm các công trình có trách nhiệm cử ngời nhận vật t. Việc chuyển vật t từ kho của Xí nghiệp đến kho của các công trình phải có giấy phép vận chuyển vật t nội bộ. Do các công trình của các Xí nghiệp thi công có địa bàn rộng khắp cả nớc nên quá trình vận chuyển vật t phải đảm bảo đủ thủ tục nhập xuất tại các kho để đảm bảo yêu cầu về giá trị vật t cũng nh chất lợng về vật t, và quá trình vận chuyển trên đờng cho số vật t vận chuyển. Nhận vật t ở các công trình thủ kho tại các công trình sẽ nhận vật t tại chân công trình mình thi công.
+ Quá trình xuất kho vật t tại kho của Xí nghiệp: Thủ kho của Xí nghiệp căn cứ vào lệnh xuất kho của giám đốc Xí nghiệp (các Xí nghiệp không có ban cung ứng về vật t do đó quyết định về vật t do giám đốc các Xí nghiệp quyết định) để xuất vật t. Khi vật t xuất khỏi kho của Xí nghiệp phải có giấy phép vận chuyển nội bộ giữa các kho của Xí nghiệp, giấy phép này cho phép vận chuyển vật t trên đờng đến kho của công trình. Việc vận chuyển vật t đến các công trình không quá xa thì vật t có thể đợc vận chuển bằng xe tải chuyên vận chuyển vật t của công ty. Việc giao vật t tại kho Xí nghiệp phải có biên bản giao vật t do ngời áp tải vật t xác nhận về số lợng và chất lợng của vật t. Khi xuất vật t thủ kho ghi phiếu xuất kho cho các vật t đ- ợc xuất Đối với vật t xuất cho các công trình xa không chở bằng xe tải thì có thể vận chuyển bằng tàu hoả. Khi đơn xin cấp vật t của chủ nhiệm công trình đợc phê duyệt thì thủ kho tại Xí nghiệp chở vật t ra ga và làm phiếu gửi hàng
hoá, vật t. Để gửi đợc hàng hoá vật t bằng đờng sắt thì số vật t đó phải có hoá đơn, phiếu vận chuyển nội bộ và có sự đồng ý của giám đốc.
Mẫu số 4
Đơn vị... Phiếu xuất kho Mẫu số 02 VT
Địa chỉ... Ngày 16 tháng 11 năm 2004
TK Nợ 621..Số ... TK Có 152 Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Tuấn Anh
Lý do xuất kho: Xuất kho vật t thi công công trình cáp quang treo Lạng Sơn Xuất tại kho Xí nghiệp
TT T
Tên sản phẩm ĐV tính
Số lợng
Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền
1 Kẹp cáp bộ 500 500 16.000 8.000.000
2 Cọc đất mạ Thanh 46 46 75.000 3.450.000
3 Giá MDF Bộ 1 1 150.000.000 150.000.000
...
Cộng 161.450.000
Bằng chữ: Một trăm sáu mốt triệu bốn trăm năm mơi nghìn đồng.
Ngày 16 tháng 11 năm 2004
Kế toán CB phụ trách vật t Thủ kho Thủ trởng đơn vị
+ Quá trình nhận vật t tại kho của các công trình.
Khi vật t đợc chuyển đến các công trình thủ kho của các công trình nhận vật t phải có biên bản giao nhận vật t, biên bản này đợc lập do ngời áp tải vật t xuống công trình ký nhận, khi vận chuyển vật t này ít có sự hao hụt vì vật t thi công phần lớn là sắt thép, giá đỡ ống, giá MDF ... do đó nếu có sự sai lệch trong quá trình vận chuyển vật t thì kế toán phải căn cứ để quy trách nhiệm và hạch toán cho phù hợp. Vì vậy biên bản giao nhận vật t tại công trình là một công việc quan trọng trong công tác giao nhận vật t. Thủ kho của các công trình sau khi nhận vật t thì cho vật t nhập kho tại kho công trình, vật t phải đảm bảo đủ về số lợng, chất lợng và chủng loại của mỗi vật t.
- Quá trình ghi sổ của thủ kho tại kho Xí nghiệp và thủ kho tại kho các công trình .
Thủ kho tại Xí nghiệp cũng nh các công tình tuân thủ đầy đủ mọi thủ tục xuất nhập vật t theo nh chế độ quy định. Khi có yêu cầu xuất vật t thủ kho của các Xí nghiệp xuất vật t theo nh yêu cầu, sau khi biên bản giao nhận vật t hoàn thành thì thủ kho tiến hành ghi nhận giá trị vật t vừa xuất kho vào thẻ kho của mỗi loại vật t, tính lại số vật t còn tồn kho và thông báo về số lợng tồn vật t cho giám đốc để có kế hoạch về vật t trong thời gian tới. Thủ kho của Xí nghiệp phải theo dõi vật t theo từng công trình trên sổ vật t xuất phải thể hiện đợc kho mà vật t đợc xuất đến.
Thủ kho của các công trình khi nhận vật t tiến hành ghi thẻ kho cho vật t vừa nhập tại kho. Khi có yêu cầu về vật t do đội trởng các đội thi công yêu cầu trong đó phải có xác nhận của chủ nhiệm công trình thì thủ kho mới xuất vật t. Thủ kho tại các công trình có trách nhiệm theo dõi số lợng và chất lợng vật t của công trình mình để có những thông báo cho các chủ nhiệm công trình biết về tình hình vật t tại công trình và có kế hoạch về vật t phù hợp tránh tình trạnh chờ vật t thi công.
- Kế toán hạch toán và ghi vào sổ kế toán.Tại công ty cũng nh các Xí nghiệp tiến hành hạch toán theo theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên tuy nhiên do các Xí nghiệp thi công nhiều công trình trên địa bàn khá rộng do đó kế toán không thể tập hợp đợc số liệu vật t xuất tại các kho mà phải chời tới cuối tháng khi chủ nhiệm các công trình chuyển các số liệu về phòng kế toán thì kế toán mới tiến hành hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp vào các tài khoản một cách hợp lý và chính xác vì có thể vật t đợc xuất đi nhng cha sử dụng hết hoặc d thừa cha đợc chuyển vể kho của Xí nghiệp hay cho công trình khác. Công việc đầu tiên của kế toán tại các Xí nghiệp cần làm hàng tháng đó là khi có số liệu do các chủ nhiệm công trình gửi về là tính giá nguyên vật liệu xuất dùng cho các công trình trong tháng vừa qua. Phơng pháp tính giá đó là phơng pháp nhập trớc xuất trớc. Từ đó kế toán mới tiến hành hạch toán chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình và giá của vật t
còn lại tồn tại kho của Xí nghiệp cũng nh kho của các công trình. Trên sổ chi tiết tài khoản 152 kế toán theo dõi biến động tăng giảm của vật t đầu tháng, cuối tháng, nhu cầu về vật t trong tháng vừa qua. Khi hạch toán kế toán ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình tăng giảm nguyên vật liệu trong tháng
Kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình.
Mẫu số 5
chứng từ ghi sổ
Từ ngày 01/10 /2004 đến ngày 30/10/2004
Số 138
Trích yếu Tài khoản đối ứng Số phát sinh
TK Nợ TK Có PS Nợ PS Có
Xuất kho ghi luồn cáp cho công trình
mở rộng cáp Nho Quan Ninh Bình 621 152 40.000.000 40.000.000 Xuất khohộp cáp 30x3; 50x3 không
bảo an cho công trình Nho Quan NB 621 152 50.000.000 50.000.000 Xuất kho nắp đan thép bể BT cho
công trình cáp vòng rinh Hải Phòng 621 152 20.250.000 20.250.000
Cộng 110.250.000 110.250.000
Ngày 30 tháng 10 năm 2004
Ngời lập Kế toán trởng
Nguyên vật liệu xuất dùng cho các công trình đợc kế toán theo dõi riêng cho từng công trình, khi hạch toán kế toán hạch toán vào các TK 621 theo đúng mã số của công trình đó. Sổ chi tiết các tài khoản đợc đóng chung nhng mỗi công trình đợc tập hợp trên những trang nhất định và hết công trình phải có cộng số liệu cho công trình đó.
Mẫu số 6
Sổ chi tiết theo tàI khoản đối ứng TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Ngày Chứng từ CTG S
Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Công trình mở rộng mạng cáp ngoại vi thành phố Huế
17/01/04 HĐ 917 006 Mua vật t thi công công
trình xây lắp cáp TP Huế 331
160.000.000
26/05/04 PC 70 026 Mua vật t thi công công
trình xây lắp cáp TP Huế 111 230.000.000 Kết chuyển CP NVL quý IV năm 2004 154 390.000.000 Công trình ... Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Kế toán ghi sổ chi tiết tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình cuối kỳ máy tính tự tổng hợp kết chuyển sang sổ cần thiết. Sau khi lên sổ chi tiêt máy tính sẽ chuyển số liệu sang sổ cái của tài khoản 152, TK 621 để tiện cho quá trình theo dõi và kiểm tra số liệu. Sổ cái của tài khoản 621 Xí nghiệp sử dụng gần giống nh sổ chi tiết của tài khoản này, sổ cái cũng đợc theo dõi theo công trình
Mẫu số 7
công ty cổ phần ĐT& XD bu điện
cn ct Cp ĐT & XD Bu điện - xí nghiệp số 4
Sổ cái
Tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Từ ngày 01 tháng 01 năm 2004 đến ngày 31 tháng 12 năm 2004
D nợ đầu kỳ : 0
Phát sinh nợ : 5.987.552.589 Phát sinh có : 5.987.552.589
D cuối kỳ : 0
Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Công trình mở rộng mạng ngoại vi thành phố Huế
17/01 HĐ 917 Mua vật t cho công trình Huế 331 160.000.000