II. thực trạng quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong công ty cổ phần đầu t
2. Công tác tập hợp chi phí.
2.1. Đặc điểm về chi phí của sản phẩm trong các đơn vị xây lắp trong Công ty Cổ phần Đầu t và Xây dựng Bu Điện.
Công ty Cổ phần Đầu t và Xây dựng Bu Điện.
Sản phẩm của ngành xây dựng cơ bản là các công trình tạo nền móng cho cơ sở hạ tầng của xã hội. Các Xí nghiệp xây lắp trong công ty cổ phần đầu t và xây dựng Bu Điện thuộc ngành xây dựng cơ bản và có mang đặc điểm riêng của ngành.
Các công trình của Xí nghiệp thi công có thể do công ty, các Xí nghiệp dự thầu rộng rãi, hoặc các công trình có giá trị nhỏ hơn 1 tỷ đồng thì có thể chỉ định thầu. Khi có đơn mời thầu của các chủ đầu t dựa trên giá trị mà chủ đầu t đa ra mời thầu thì tổ đấu thầu của công ty thông báo cho các Xí nghiệp về giá trị của công trình và giá tham gia thầu. Khi các Xí nghiệp có nhu cầu về công việc thi công công trình thì tham gia dự thầu và đa ra giá dự thầu. Giá dự thầu phải dự toán đầy đủ tất cả các chi phí trong quá trình thi công công trình với chi phí thấp nhất có thể thi công đợc công tình đó nhng vẫn đảm bảo chất lợng và thời gian thi công công trình. Trên giá dự toán công trình phải thể hiện đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung và các chi phí khác. Khi đơn vị trúng thầu thì có nghĩa là giá dự toán đó đã đợc chấp nhận, mọi chi phí mà kế toán hạch toán trong quá trình thi công đều phải thuộc chi phí của dự án đó. Ngoài ra trong quá trình thi công công trình thì có các chi phí phát sinh ngoài dự kiến thì phải xem xét phát sinh đó là do bên chủ đầu t thay đổi hay do quá trình thi công của đơn vị thay đổi để có cơ sở hạch toán chi
phí. Nếu nh trong quá trình thi công bên giao thầu có thay đổi thì phải biên bản của bên giao thầu về thay đổi thiết kế công trình đợc sự chấp nhận của bên nhận thầu và bên giao thầu, trên biên bản đó phải có phần dự toán chi phí tăng thêm của khối lợng công việc ngoài dự thầu. Nếu là phát sinh do quá trình thi công của đơn vị thì đơn vị thi công phải có công văn đề nghị với bên chủ đầu t, nếu bên chủ đầu t đồng ý chấp nhận sự tăng thêm về chi phí này thì kế toán đợc phép hạch toán phần chi phí tăng thêm này vào giá trị các công trình.
Mặt khác trong quá trình thi công nhiều công trình có thời gian thi công dài qua nhiều năm thì kế toán hạch toán chi phí phải tính theo hệ số thay đổi giá do giá trị của các vật t, sản phẩm của công trình thay đổi. Việc thay đổi này có thể làm thay đổi chi phí của công trình nhng quá trình thay đổi này phải đợc sự chấp nhận của bên giao thầu và tình hình thay đổi của thị trờng. Có những trờng hợp thay đổi do khi thi công công trình thì bộ xây dựng, bộ tài chính có những chính sách về tiền lơng, định mức giá vật t thay đổi do đó chi phí của những công trình đang thi công cũng thay đổi theo những ban hành mới của bộ cũng nh các văn bản hớng dẫn thực hiện. Để có sự thay đổi về chi phí này thì các Xí nghiệp điều chỉnh lại giá dự thầu có sự chấp nhận của bên chủ đầu t.
Ngoài ra trong quá trình thi công công trình do đặc điểm của các Xí nghiệp xây lắp trong công ty là phần lớn các vật t có giá trị lớn nh cáp điện thoại các loại do không đợc bán rộng rãi ngoài thị trờng nên phần lớn đợc bên chủ đầu t là các Bu điện các tỉnh, các đài viễn thông cung cấp. Phần này không thuộc chi phí của công trình nhng kế toán phải theo dõi trên các tài khoản có liên quan để khi làm quyết toán công trình thể hiện đầy đủ giá trị của công trình và chi phí của mỗi bên.
Nh vậy, kế toán của các Xí nghiệp xây lắp trong công ty tập hợp chi phí trên cơ sở giá trị dự toán dự thầu các công trình, và giá dự toán đợc coi nh định mức đơn giá để hạch toán chi phí của công trình, chi phí của công trình khi tập hợp không đợc vợt quá chi phí dự toán công trình, giá dự toán là
giá tối đa mà khách hàng chấp nhận thanh toán cho đơn vị thi công. Giá dự toán có thể giảm đi nhng nếu có phát sinh thêm thì phải có sự đồng ý của bên giao thầu bằng văn bản giải trình về sự thay đổi đó.
2.2.Quá trình tập hợp chi phí tại các Xí nghiệp và đơn vị trực thuộc.
2.2.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nguyên vật liệu là một khoản mục chi phí lớn trong giá thành sản phẩm, vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu có ảnh hởng lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy đối với các công trình có quy mô lớn đòi hỏi phải có các đảm bảo về vật liệu thì ngay khi dự thầu chúng ta đã phải cung cấp các thông tin cần thiết về vật t và những nhà cung cấp vật t trở thành nhà thầu phụ đợc công ty đại diện thầu theo nh trong quy chế của việc dự thầu chỉ do một nhà thầu đảm nhiệm và các nhà thầu phụ có trách nhiệm uỷ quyền cho công ty (nhà thầu chính) và nhà thầu phụ có trách nhiệm cung cấp các thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty mình cho nhà thầu đại diện. Khi trúng thầu việc cung cấp vật t cho công trình hoàn toàn do nhà thầu phụ đảm nhiệm và đợc thanh toán theo tỷ lệ mà nhà thầu chính đợc tạm thanh toán khi công trình đã thanh toán khối lợng công việc hoàn thành. Tất cả mọi vật t thi công công trình mà đã có tiêu chuẩn về vật t, nhà cung cấp vật t thì khi thi công vật t phải đảm bảo đúng yêu cầu.
Nguyên vật liệu trực tiếp của các Xí nghiệp chủ yếu là các vật liệu thuộc ngành xây dựng cơ bản nh sắt thép, Xí măng, cáp, cát, đá.... Tuy nhiên nguyên vật liệu trực tiếp này có nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Kế toán tại các xí nghiệp phải theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp này theo nguồn gốc của nguyên vật liệu nh nguyên vật liệu do Xí nghiệp tự mua bên ngoài, nguyên vật liệu do Xí nghiệp mua của các Xí nghiệp sản xuất khác của công ty hay nguyên vật liệu do bên chủ đầu t cung cấp để hạch toán chi phí cho từng công trình một cách hợp lý.
2.2.1.1.Nguyên vật liệu trực tiếp do Xí nghiệp thi công tự mua.
Nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn của công trình do đó theo dõi chi phí nguyên vật liệu là điều cần thiết và luôn luôn đợc kiểm tra, nguyên
vật liệu đợc theo dõi cho từng công trình cụ thể. Các Xí nghiệp xây lắp của công ty đều có hai loại kho để quản lý nguyên vật liệu. Một kho tại trụ sở của công ty chuyên quản lý những vật liệu công cụ dụng cụ cần thiết đợc sử dụng cho nhiều công trình và những nguyên vật liệu không phổ biến tại các thị tr- ờng khác, hay những nguyên vật liệu có giá trị lớn không mua và nhập trực tiếp tại các kho của từng công trình đợc. Và một loại kho là kho tại công trình dùng để quản lý vật t tại kho của từng công trình, kho này đợc đặt ngay công trình. Thủ kho tại công trình có trách nhiệm thông báo về tình hình vật t của công trình mình cho chủ nhiệm các công trình và nhập xuất vật t tại công trình.
2.2.1.1.1. Nguyên vật liệu xuất kho dùng cho các công trình từ kho của Xí nghiệp tại trụ sở của Xí nghiệp.
Các thủ kho tại Xí nghiệp khi thấy trong kho còn số lợng vật t không đủ so với yêu cầu cần thiết để sản xuất hoặc dự trữ sản xuất về vật t thì thông báo cho giám đốc và kế toán trởng để mua bổ xung vật t đảm bảo cho hoạt động của công ty và Xí nghiệp đợc hoạt động liên tục. Khi mua vật t nhập kho thủ kho của Xí nghiệp ghi phiếu nhập kho và thẻ kho cho từng loại vật t. Đối với các vật liệu có giá trị lớn thủ kho phải làm biên bản kiểm nhận hàng hoá vật t, có hợp đồng kinh tế về việc mua bán, khi hoàn thành xong hợp đồng thì phải tiến hành thanh lý hợp đồng.
Chứng từ gốc trong trờng hợp mua ngoài về nhập kho của Xí nghiệp là hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp khi chúng ta thực hiện thanh toán ngay, phiếu thu của nhà cung cấp.
Mẫu số 1
Đơn vị... Phiếu nhập kho Mẫu số 01 VT
Địa chỉ... Ngày 14 tháng 11 năm 2004
TK Nợ 152 Số ... TK Có 331 Họ tên ngời giao hàng: Nhà máy thiết bị Bu Điện.
Của Nhà máy thiết bị Bu Điện Nhập tại kho Xí nghiệp
TT T
Tên sản phẩm ĐV tính
Số lợng
Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền
1 Kẹp cáp bộ 1.272 1.272 16.000 20.988.000 2 Cọc đất mạ Thanh 156 156 75.000 11.700.000 3 Giá MDF Bộ 1 1 150.000.000 150.000.000 ... .. Cộng 182.688.000
Bằng chữ: Một trăm tám hai triệu sáu trăm tám tám nghìn đồng.
Ngày 14 tháng 11 năm 2004
Kế toán CB phụ trách vật t Thủ kho Thủ trởng đơn vị
Hàng tháng kế toán ghi chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ mua vật t, nguyên vật liệu trong tháng, chứng ừ ghi sổ đợc lập chung cho tất cả các nghiệp vụ làm tăng nguyên vật liệu trong kho của Xí nghiệp.
Mẫu sổ 2
chứng từ ghi sổ
Từ ngày 01/10 /2004 đến ngày 30/10/2004
Số 132
Trích yếu Tài khoản đối ứng Số phát sinh
TK Nợ TK Có PS Nợ PS Có
Nguyễn Tuấn Anh tạm ứng tiền của Xí nghiệp mua ghi luồn cáp nhập kho
152133 133
141 70.000.0007.000.000 7.000.000