II. thực trạng quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong công ty cổ phần đầu t
1. Đặc điểm chung về công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong công ty.
1.3. Sổ sách sử dụng.
Các Xí nghiệp xây dựng nhà bu điện và Xí nghiệp công trình thông tin của công ty thi công các công trình xây lắp, thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm hoàn thành cần có bộ sổ sách phù hợp và những chứng từ hồ sơ có liên quan cần thiết với chế độ kế toán hiện hành.
Tại các Xí nghiệp xây lắp khi tập hợp chi phí phải có tài khoản riêng cho từng công trình vì vậy mỗi công trình mà công ty giao cho Xí nghiệp thi công hay Xí nghiệp tự tìm kiếm đều phải có hợp đồng kinh tế ký kết giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Trên hợp đồng kinh tế phải thể hiện đầy đủ yêu cầu công việc, giá trị hợp đồng, trong đó có giá trị trớc thuế và giá sau thuế , thời gian thi công. Các điều khoản liên quan đến ứng vốn, thanh toán công trình, các điều khoản ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên nhận thầu và giao thầu.Trên cơ sở đó kế toán mới có cơ sở hạch toán và phân bổ chi phí một cách hợp lý và đúng chế độ.
Khi các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết thì các Xí nghiệp căn cứ vào thời gian thi công công trình để có lệnh sản xuất cho mỗi công trình. Lệnh
sản xuất do Tổng giám đốc công ty ký và quyết định trên. Các Xí nghiệp có trách nhiệm thi công công trình đúng theo tiến độ của lệnh sản xuất, phù hợp với hợp đồng kinh tế. Công ty hoạt động theo hình thức bán độc lập do đó trên hợp đồng kinh tế còn thể hiện một phần rất quan trọng đó là tỷ lệ phần trăm công ty thu trên giá trị các công trình do Xí nghiệp thi công. Tỷ lệ này phụ thuộc vào giá trị các công trình và nguồn công việc do công ty giao hay do các Xí nghiệp tự tìm kiếm khách hàng. Công ty thu theo tỷ lệ công trình chi phí sản xuất chung và lợi nhuận trớc thuế. Do các Xí nghiệp không hạch toán trên tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng.
Một cơ sở để kế toán ghi sổ và hạch toán đó là biên bản bàn giao về khối lợng sản phẩm hoàn thành công trình. Khi các Xí nghiệp thi công đợc 50% công việc giao thầu kế toán căn cứ vào sổ nhật ký công trình do các chủ nhiệm công trình báo cáo thi làm công văn xin bên A ứng vốn thi công. Bên nhận thầu phải có biên bản xác nhận khối lợng hoàn thành có sự xét duyệt của ban giám sát do bên A xác nhận thì mới có đủ điều kiện xin ứng vốn của các công trình. Ngoài ra do đặc điểm của các đơn vị là thi công các công trình thuộc lĩnh vực bu chính viễn thông do đó vật t của các đơn vị có nhiều do bên A là các Bu điện các tỉnh hay các đài viễn thông của các tỉnh cung cấp do đó kế toán theo dõi khối lợng bên A bàn giao. Khi nhận vật t các chủ nhiệm công trình phải có biên bản xác nhận vật t., hoá đơn hay giấy phép vận chuyển của bên A.
Khi công trình hoàn thành bàn giao sử dụng thì hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết. Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế phải có giá trị công trình đã hoàn thành, tình hình tạm ứng của bên thi công và thời hạn thanh toán nột nợ và trách nhiệm bảo hành công trình của bên thi công, biên bản thanh lý hợp đồng giúp cho kế toán có cơ sở để ghi nhận doanh thu công trình các khoản nợ của khách hàng, các khoản phải trả. Biên bản thanh lý hợp đồng có hai loại chủ yếu đó là biên bản thanh lý hợp đồng giữa Công ty (các Xí nghiệp thi công) và bên giao thầu công trình hoặc biên bản thanh lý hợp
đồng giữa các đội sản xuất của Xí nghiệp với công việc mà Xí nghiệp thuê nhân công bên ngoài thi công.
Kế toán tại các Xí nghiệp có ghi sổ và hạch toán một cách chính xác doanh thu và chi phí của công trình thì cần phải có quyết toán khối lợng công trình hoàn thành. Bảng quyết toán khối lợng này cho phép kế toán tập hợp chi phí những chi phí nào là chi phí hợp lý đợc phép đa và chi phí của công trình đó và nhũng chi phí nào không phù hợp cha đợc đa vào chi phí. Bảng quyết toán khối klợng công tình hoàn thành một phần là giá dự toán của công trình, và một phần là do quá trình thi công có phát sinh thêm, chi phí phát sinh thêm đã có biên bản xác nhận của bên giao thầu đồng ý thì chi phí này mới là chi phí hợp lệ đợc phép hạch toán và chi phí và tính giá thành của sản phẩm.
Quyết toán khối lợng công trình là báo cáo có giá trị pháp lý lớn nhất về giá trị công trình hoàn thành, là cơ sở thanh toán của bên giao thầu và bên nhận thầu. Quyết toán giá trị công trình hoàn thành đợc lập dựa trên giá trị dự toán đấu thầu công trình, trên định mức giá thành của vật liệu do ngành bu chính ban hành trong từng thời kỳ. Quyết toán khối lợng hoàn thành thờng đợc lập và giao cho bên giao thầu để xét duyệt và thanh toán kinh phí công trình. Những chi phí đợc tính trong quyết toán là những chi phí hợp lý của công trình. Quyết toán có sự xác nhận của phó tổng giám đốc phụ trách tài chính của công ty, kế toán trởng công ty, kế toán theo dõi chi phí và tính giá thành của công ty. Về mặt kỹ thuật phải có sự xác nhận của phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, chủ nhiệm công trình (cán bộ kỹ thuật của Xí nghiệp thi công công trình). Đối với bên giao thầu thì phải có xác nhận của chủ đầu t, giám sát kỹ thuật, quyết toán phải hợp lệ và có đủ chữ ký thì mới đảm bảo yêu cầu. Ngoài ra trong quyết toán khối lợng hoàn thành công việc còn phải có biên bản nghiệm thu kỹ thuật của công trình, biên bản phát sinh chi phí khi thi công công trình đợc sự chấp thuận của bên giao thầu. Các hoá đơn vật t có giá trị lớn, biên bản giao nhận vật t do bên A cấp, những công văn giải trình cần thiết khi thi công. Nh vậy quyết toán công trình là sổ sách quan
trọng cuối cùng cho mỗi hợp đồng kinh tế. Quyết toán công trình khi giao cho bên A thì sẽ đợc lu trữ tại công ty và Xí nghiệp thi công.
Tại công ty và các Xí nghiệp xây lắp công trình, ngoài các sổ sách kế toán cần thiết nh sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản còn có những sổ sách khác có vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán, là cơ sở pháp lý để ghi nhận chi phí của các công trình cũng nh để tính giá thành sản phẩm hoàn thành, và những thủ tục khác khi công trình đã hoàn thành.