Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sản của công ty. Hioda Motors là doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy nên cơ cấu hàng tồn kho bao gồm hầu hết những hạng mục quan trọng nhất của hàng tồn kho. Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệp qua ba năm tài chính kế tiếp nhau.
Chỉ tiêu 5 2002 (USD) 2003 (USD) 2004 (USD) Tổng tài sản 40.715.917 58.710.518 67.683.606 Hàng tồn kho 9.502.133 9.157.940 7.388.351
Tỉ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản 23,34% 15,60% 10,92%
Các thành phần của hàng tồn kho
Hàng mua đang đi trên đờng 2.006.075 2.015.023 1.989.950
Nguyên liệu vật liệu tồn kho 4.668.978 5.001.252 4.026.047
Công cụ dụng cụ tồn kho 321.301 314.389 537.829
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 328.386 270.376 606.464
Thành phẩm tồn kho 2.164.000 1.462.000 315.000
Phụ tùng để bán 185.450 367.357 317.550
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (172.056) (272.457) (404.488)
Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hioda Motors có xu hớng chiếm tỉ trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm. Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi Hioda Motors đóng góp thêm cổ phần vào Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt 5 Nguồn: Bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 năm 2002, 2003, 2004 công ty Hioda Motors
Nam để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, đối với từng thành phần hàng tồn kho ta cũng cần tìm hiểu thực tiễn tại công ty để có những đánh giá về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại đây.
2.2.1.1. Nguyên vật liệu tồn kho
Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty đợc chia ra làm ba loại chủ yếu: • Nguyên vật liệu nhập khẩu;
• Nguyên vật liệu nội địa;
• Sơn, nhựa, dầu động cơ, dầu phanh.
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu sử dụng cho sản xuất đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO) và bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu.
Thành phần nguyên vật liệu nhập khẩu chủ yếu thuộc về các bộ phận của động cơ xe máy (5 chi tiết động cơ cho dòng xe Buddy và 6 chi tiết động cơ cho dòng xe Karla), khung xe, xích líp thuộc bộ chuyền động, công tơ mét, màng lọc dầu, hệ thống bơm dẫn dầu, đĩa phanh, bộ phận khởi động, mạch tích phân (IC). Hầu hết, loại nguyên vật liệu này đợc nhập theo bộ (lô) và số lợng có xu hớng giảm dần qua các năm do chủ trơng nội địa hoá các loại nguyên vật liệu của công ty. Ngoài ra, nguyên vật liệu nhập khẩu còn bao gồm một số nguyên vật liệu nhập riêng lẻ nh hộp R, hộp L, vỏ R, vỏ L, xi lanh, vỏ xi lanh, đầu bọc xi lanh, ống dây các loại,... Tuy nhiên, nguyên vật liệu loại này không chiếm nhiều trong tỉ trọng nguyên vật liệu nhập khẩu.
Trong năm, thông thờng công ty nhập hàng theo tháng. Lợng nguyên vật liệu nhập khẩu có thể không bằng nhau giữa các lô hàng. Nguyên nhân là do công ty nhập hàng dựa trên kế hoạch sản xuất của mình. Nguyên vật liệu nhập khẩu sau khi đến cảng Hải Phòng có thể đợc vận chuyển về kho của nhà máy ngay hoặc để lại tại kho ở cảng tuỳ theo tình hình. Công ty sẽ phải trả tiền lu kho tại đây.
Tháng Giá trị các lần nhập khẩu NVL VND’000
Giá trị NVL nhập khẩu đa vào sản xuất
VND’000 Chênh lệchVND’000
T1 1.452.000 505.100 (946.900)
T2 1.462.000 1.134.600 (327.400) T3 1.065.800 1.364.000 298.200 T4 1.648.900 2.058.000 409.100 T5 1.978.700 2.212.450 233.750 T6 2.473.400 2.770.100 296.700 T7 2.226.100 2.440.900 214.800 T8 1.484.000 1.526.200 42.200 T9 1.813.800 2.060.900 247.100 T10 1.625.000 1.740.600 115.600 T11 987.000 1.364.900 377.900 T12 1.267.300 1.096.300 (171.000) Tổng 19.484.000 20.274.050 790.050
Bảng 1: Tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu của Hioda Motors năm 20046 Giá trị các lần nhập khẩu nguyên vật liệu đã tính đến cả nguyên vật liệu nhập khẩu theo lô và nguyên vật liệu nhập khẩu không theo lô. Để thấy rõ đợc sự biến động, ta xem xét biểu đồ sau:
Biểu đồ trên đã thể hiện lợng nguyên vật liệu mà công ty nhập khẩu theo từng tháng và giá trị đă đa vào sản xuất trong tháng đó. Có thể thấy rằng, gần nh toàn bộ các tháng trong năm, lợng giá trị đa vào sản xuất cao hơn lợng hàng đặt mua. Có hai cách lý giải cho điều này: 1- Lợng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho của năm ngoái sẽ bù đắp đợc phần nào nhu cầu gối đầu của năm nay nên công ty 6 Nguồn: Báo cáo chi tiết hàng tồn kho tại Hioda Motors năm 2004
Biểu đồ 2: Nguyên vật liệu nhập khẩu năm 2004
0- 500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 3.000.000 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Tháng
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá trị nguyên vật liệu đưa vào sản xuất
44
chỉ đặt hàng vừa đủ, không để tình trạng tồn kho quá lâu, ứ đọng vốn và làm giảm chất lợng của nguyên vật liệu; 2- Chi phí để mua loại nguyên vật liệu này không rẻ và bao gồm cả phí hải quan và các loại dịch vụ có liên quan. Vì thế, xu hớng của công ty là giảm lợng nguyên vật liệu nhập khẩu và tăng cờng sử dụng đầu vào nội địa.
Điều kiện thuận lợi ở đây là nhà cung cấp chính là công ty xe máy Đông Tây, thành viên góp vốn của công ty. Mối quan hệ nhà sản xuất - nhà cung cấp vì thế càng gắn bó. Tuy nhiên, chênh lệch giữa giá trị các lô hàng nhập khẩu hàng tháng và nhu cầu sản xuất thực tế không lớn, có nghĩa là lợng nguyên vật liệu tồn kho an toàn (dự phòng) luôn ở mức thấp. Theo một khía cạnh nào đó, điều này có thể dẫn đến sự thiếu hụt nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho và ảnh hởng không tốt đến hoạt động sản xuất – kinh doanh khi Công ty xe máy Đông Tây không thể đảm bảo cung cấp đủ và kịp thời lợng hàng yêu cầu.
Nguyên vật liệu mua trong nớc
Hioda Motors đã có mối quan hệ chặt chẽ với những nhà cung cấp chính nh Công ty sản xuất thiết bị Machiniri Việt Nam (cung cấp các loại khớp nối, ốc vít, đèn xe, gơng xe...), Công ty cao su Super (cung cấp bánh xe, đệm xe máy theo yêu cầu mẫu mã của Hioda Motors), Công ty TNHH Quảng Đông (cung cấp các bộ phận bằng plastic lớn nh yếm, vỏ máy...), Công ty Cella Break Việt Nam (các bộ phận về tay phanh, dây phanh, phanh đĩa...), Công ty TNHH TNC và rất nhiều nhà cung cấp lớn nhỏ khác. Sau 7 năm hoạt động tại Việt Nam, công ty đã tạo lập đợc rất nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp. Vì thế, hoạt động sản xuất luôn đợc đáp ứng đủ và kịp thời lợng nguyên vật liệu trong nớc. Hiện nay, tỉ lệ nội địa hoá của Buddy và Karla đều đã đợc tăng lên. Đây chính là điều kiện thuận lợi để giảm chi phí sản xuất.
Dòng xe – kí hiệu Tỉ lệ nội địa hoá Buddy – BDP 53% Karla – KLP 54% Buddy4U – BFP 52% Karla 9 - KNP 54%
Phơng pháp xác định giá trị nguyên vật liệu mua trong nớc
Giá trị của nguyên vật liệu mua trong nớc đợc xác định dựa trên những giá mua thực tế gần nhất. Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu nội địa tồn kho thờng đợc xác định cao hơn tổng giá trị thực tế. Cứ 6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty lại điều chỉnh sự chênh lệch giữa giá trị thực tế tồn kho tính bằng lợng nguyên vật liệu tồn kho nhân với những giá mua gần nhất và giá trị trên sổ cái. Chênh lệch này sẽ đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Lợng nguyên vật liệu nội địa yêu cầu trong tháng này sẽ đợc sử dụng hầu hết trong tháng tiếp theo (tỉ lệ xuất kho cao).
Tổng nguyên vật liệu nội địa biến động qua các tháng trong năm 2004 nh sau:
Tháng Giá trị các lần nhập NVL nội địa VND’000
Giá trị NVL nội địa đa vào sản xuất VND’000 Chênh lệchVND’000 T1 759.000 695.200 (63.800) T2 764.190 763.000 (1.190) T3 795.900 869.000 73.100 T4 664.740 686.200 21.460 T5 649.170 653.200 4.030 T6 729.300 763.000 33.700 T7 689.880 703.200 13.320 T8 744.930 786.200 41.270 T9 689.190 762.000 72.810 T10 855.900 862.300 6.400 T11 649.290 621.000 (28.290) T12 791.700 856.300 64.600 Tổng 8.783.190 9.020.600 237.410
Bảng 2: Tình hình biến động nguyên vật liệu nội địa tồn kho của Hioda Motors năm 20047
Tình hình biến động của nguyên vật liệu nội địa đợc thể hiện qua biểu đồ sau:
7 Nguồn: Báo cáo chi tiết hàng tồn kho tại Hioda Motors năm 2004
Qua biểu đồ 3 và bảng 2 ta có cùng kết luận là giá trị của những đơn hàng các tháng đều không chênh lệch nhiều so với giá trị nguyên vật liệu nội địa tồn kho đa vào sản xuất. Công ty cũng có chính sách quản lý đối với loại nguyên vật liệu này là hớng tới mô hình JIT. Điều này là hoàn toàn có cơ sở. Hầu nh những nhà cung cấp nguyên vật liệu nội địa cho công ty đều cùng nằm trong cùng khu công nghiệp nơi nhà máy sản xuất chính của công ty đang hoạt động. Đây cũng là những nhà cung cấp có uy tín và đã hoạt động lâu năm tại Việt Nam. Chính vì thế, họ có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ và đúng chất lợng hàng hoá mà công ty yêu cầu. Mô hình quản lý này thực sự đã giúp công ty trong việc giảm chi phí hàng tồn kho nh chi phí về thời gian vận chuyển, phơng tiện vận chuyển, kho tàng bến bãi, nhân viên quản lý kho...
Hàng tháng, công ty vẫn xác định lợng nguyên vật liệu tồn kho cho tháng tới trong bảng kế hoạch chi tiết của mình:
NVL nội địa tồn kho tháng T = NVL nội địa ớc tính đa vào sản xuất theo kế hoạch tháng (T-1) - NVL nội địa tồn kho ớc tính tháng (T-1)
Tuy nhiên, thông thờng, lợng nguyên vật liệu nội địa tồn kho khi hàng về là lợng đáp ứng khoảng 2 đến 3 ngày sản xuất mà thôi. Công ty sẽ yêu cầu đơn hàng tuỳ theo tình hình nhu cầu nguyên vật liệu của mình và nhà cung cấp sẽ có thể
Biểu đồ 3: Nguyên vật liệu nội địa tồn kho năm 2004
0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 700000 800000 900000 1000000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tháng V N D '0 00
Giá trị đơn hàng mỗi tháng nguyên vật liệu nội địa
Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đưa vào sản xuất
cung cấp ngay cho Hioda Motors đúng lợng hàng mà công ty đặt mua. Vì vậy, gần nh không có lợng nguyên vật liệu nội địa tồn kho an toàn (dự phòng).
Sơn, plastic, dầu động cơ tồn kho
Sơn, plastic, dầu động cơ tồn kho đợc xác định dựa trên tỉ lệ tiêu chuẩn.
Đơn vị: USD
Sản phẩm Sơn Plastic Dầu động cơ Dầu phanh
Buddy 15,2 2,908 0,63 Không
Karla 20,97 1,569 0,63 0,08
Bảng 4: Giá trị sơn, plastic, dầu trên từng loại sản phẩm8
Những tỉ lệ tiêu chuẩn này đợc xem xét và sửa đổi lại (nếu cần thiết) 6 tháng một lần và đợc Ban giám đốc phê duyệt trớc khi áp dụng. Đồng thời cũng 6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty cũng điều chỉnh chênh lệch giữa giá thực tế tính bằng lợng sơn, plastic, dầu động cơ nhân với những giá mua gần nhất và giá trên sổ cái.
Lợng sơn, plastic, dầu các loại chiếm tỉ lệ nhỏ nhất trong ba thành phần của nguyên vật liệu tồn kho. Tuy nhiên, thiếu thành phần này, hoạt động sản xuất cũng không thể tiến hành nhịp nhàng đợc do sự thống nhất và liên kết giữa các bộ phận của sản phẩm trong dây chuyền công nghiệp để có thể tạo nên một chiếc xe máy hoàn chỉnh.
Lợng sơn, plastic, dầu tồn kho qua 3 năm có xu hớng tăng do năng lực sản xuất của công ty ngày càng đợc cải thiện. Hioda Motors luôn cho xuất xởng lợng xe máy năm nay lớn hơn năm trớc. Mỗi tháng, công ty cũng đặt mua một lợng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất trong tháng tiếp theo. Nhà cung cấp chính cho khoản mục này là Công ty TNHH Jumbo Paint, Công ty Kiwi Plastic và Công ty Peppi Oil. Các nhà cung cấp này cũng nằm trong hoặc gần nhà máy sản xuất chính của Hioda Motors. Công ty áp dụng mô hình JIT để xác định lợng hàng tồn kho và lợng hàng đặt mua mỗi lần. Cũng nh nguyên vật liệu nội địa tồn kho, lợng sơn, plastic, dầu tồn kho trớc khi đợt hàng mới về cũng đợc giữ ở mức đủ đáp ứng nhu cầu của vài ngày sản xuất nhất định và giảm đợc chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.
8 Nguồn: Báo cáo chi tiết thành phần sản phẩm của Hioda Motors
2.2.1.2 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (WIP)
WIP tại Hioda Motors bao gồm những khoản mục sau:
• Thành phẩm cha đợc kiểm tra chất lợng (Non verify quality off): Đây là những chiếc xe máy đã đợc hoàn thành nhng cha đợc kiểm tra chất lợng và đánh giá khả năng xuất xởng.
• Nguyên vật liệu tại các công đoạn của dây chuyền sản xuất: pressing,
welding, sơn mạ, lắp ráp... Hàng tháng, các dây chuyền sản xuất gửi báo cáo lên phòng kế toán tài chính bao gồm hàng tồn kho thực tế (các thành phần) tại từng dây chuyền vào thời điểm cuối tháng (thờng là ngày 28 hàng tháng). Sau đó, kế toán chi phí sản xuất sẽ tính toán tổng chi phí sản xuất về nguyên vật liệu vào WIP.
• Chi phí WIP gián tiếp đợc tính toán dựa trên tỉ lệ sản xuất tiêu chuẩn đợc sử dụng cho toàn bộ năm tài chính.
WIP là thành phần khó quản lý của hàng tồn kho. Không phải ngẫu nhiên mà mô hình JIT hớng mục tiêu vào việc tối thiểu hoá WIP. Tuy nhiên, tại Hioda Motors cũng nh đa phần các doanh nghiệp khác, khống chế bán thành phẩm cha đạt hiệu quả vì cha có phơng pháp khống chế đúng cũng nh cha có kế hoạch, chiến lợc để giải quyết loại hàng tồn kho này.
Biểu đồ 4: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của Hioda Motors
2004 2003 2002 328.000 270.000 606.000 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 700000 Năm USD
Biểu đồ 4 cho biết giá trị WIP cuối mỗi năm. WIP biến động không đều, điều này có thể do nhiều nguyên nhân. Cuối năm 2004, các phân xởng trong nhà máy hoạt động liên tục để có thể xuất xởng thêm một lợng xe máy bán tại thị tr-
ờng Đông Dơng trong dịp Tết. WIP tồn tại tại tất cả các công đoạn của dây chuyền sản xuất từ phân xởng sản xuất các linh kiện rời, phân xởng làm sạch và sơn mạ, các phân xởng lắp ráp, phân xởng kiểm tra và chạy thử. Lợng WIP cuối mỗi tháng đợc tính toán bởi bộ phận kế toán chi phí dựa trên cơ sở các báo cáo đợc lập bởi phòng sản xuất. Số d WIP = Chi phí của các bộ phận hàng tồn kho đa vào sản xuất + Chi phí sản xuất trong kì (Chi phí kết chuyển)
Hoạt động sản xuất cuối năm đã làm tăng lợng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cụ thể cho từng dòng sản phẩm nh sau
Sản phẩm phận hàng tồn kho Chi phí các bộ đa vào sản xuất
(USD) Chi phí sản xuất kết chuyển (USD) Tổng (USD) Buddy 182.738 51.337 234.075 Karla 114.881 30.379 145.260 Buddy-4U 83.129 38.595 121.724 Karla9 71.429 33.512 104.940 Tổng WIP 31.12.04 452.177 153.823 606.000
Hàng tháng, phòng kế toán tài chính tổng hợp WIP theo số lợng trong bảng báo cáo nh sau:
Hạng mục
Hàng tồn kho đa vào sản xuất
đầu kì
Hàng tồn kho nhập và đa vào sản xuất
trong kì Thành phẩmcuối kì Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kì Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Xuất x- ởng Hỏng Số lợng Giá trị
Từ bảng này, có thể theo dõi lợng hàng tồn kho đầu kì, nhập trong kì, kết chuyển vào thành phẩm sản xuất trong kì và WIP cuối kì. WIP cuối kì = Hàng tồn kho đa vào sản xuất đầu kì + Hàng tồn kho đa vào sản xuất trong kì - Thành phẩm cuối kì. Đồng thời, để chi tiết hơn, mỗi hạng mục có thể đợc phân ra cụ thể cho từng loại sản phẩm xe máy.
2.2.1.3. Thành phẩm