Để có thể nắm bắt những hoạt động chính liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp, ta cần biết chu trình hàng tồn kho của doanh nghiệp đó. Một chu trình hàng tồn kho sẽ thể hiện đợc các chức năng, hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Chức năng của chu trình hàng tồn kho
Chức năng mua hàng
Biểu đồ 5: Thành phẩm tồn kho các tháng năm 2004
0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Tháng USD 52
Tại Hioda Motors, bộ phận thực hiện chức năng này là phòng kinh doanh. Tuy nhiên, quyền quyết định mua hàng thuộc về giám đốc dựa trên các báo cáo và kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh kết hợp với các chứng từ, sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho của phòng kế toán tài chính. Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận kho hoặc bộ phận có yêu cầu hàng hoá dịch vụ viết phiếu yêu cầu mua. Phiếu này sẽ đợc chuyển đến phòng kinh doanh để lập đơn mua hàng. Tại Hioda Motors, phiếu yêu cầu mua hàng đợc lập đơn giản với mẫu chung nh sau:
Công ty liên doanh Hioda Motors
Phiếu yêu cầu mua hàng
Số: 1234 Ngày 24/11/20XX
Nơi yêu cầu: Kho nguyên vật liệu nội địa
Loại hàng: Bộ xi lanh cho loại bình xăng dung tích 125cc
Số lợng: 1000 bộ
Xác nhận của đơn vị yêu cầu
Mẫu biểu 2.1: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng của công ty Hioda Motors
Khi có đơn vị yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm soạn đơn đặt mua hàng. Trong đơn đặt mua hàng của công ty, những nội dung yêu cầu đều đợc chỉ rõ. Sự rõ ràng trong chứng từ sổ sách cũng là một yếu tố giúp các nhà quản lý thực hiện đợc tốt nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho của mình. Khi lập phiếu yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị hai liên: một liên gửi đến phòng kế toán tài chính, một liên chuyển tới đơn vị yêu cầu mua hàng dể làm căn cứ đối chiếu.
Công ty liên doanh Hioda Motors
Lô ... Khu Công nghiệp Thăng Long
Đơn đặt mua hàng
Số: AB123
Ngày: 24/11/20XX
Gửi tới: Công ty Jumbo Paint Đ/c: Số...Đờng...Thành phố Hà Nội Chúng tôi đặt mua:
Loại hàng Đơn vị đo Số lợng Đơn giá Thành tiền
Sơn 502 Thùng 20 300USD 6.000USD
Phơng thức vận chuyển: Bằng xe tải và giao tận nơi
Điều kiện thanh toán: Thanh toán trong vòng không quá 20 ngày, thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
Mẫu biểu 2.2: Mẫu đơn đặt mua hàng công ty Hioda Motors
Chức năng nhận hàng
Để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, hàng hoá vật t mua về sẽ đợc giao cho phòng nhận hàng kiểm tra. Tại Hioda Motors, tuy cha có hẳn một phòng ban riêng nhng đã có một bộ phận chuyên kiểm hàng. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lợng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng nhận tới bộ phận kho.
Chức năng lu kho
Tất cả hàng sẽ đợc chuyển tới kho, đợc quản lý kho kiểm tra chất lợng và số lợng một lần nữa, sau đó sẽ đợc nhập kho. Mỗi khi nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và bộ phận kho thông báo lên phòng kế toán tài chính về số lợng hàng nhận và cho nhập kho.
Công ty liên doanh Hioda Motors
Phiếu nhập kho
Ngày: 20/12.20XX Số phiếu: 1357
Nhập tại: kho sơn, plastic, dầu
STT Chủng loại Đơn vị Số lợng Đơn giá USD) Thành tiền (USD)
1 Sơn Jumbo Thùng 100 200 20.000
2 Dầu Peppi Oil Can 120 50 6.000
Tổng cộng 26.000
Ghi chú Ngời giao hàng Thủ kho
Linh Thắng
Mẫu biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho công ty Hioda Motors
Chức năng xuất kho
Khi xuất kho, bộ phận kho luôn yêu cầu đơn vị có nhu cầu có Phiếu yêu cầu sử dụng vật t hàng hoá đã đợc trởng đơn vị đó phê duyệt. Phiếu yêu cầu đợc lập làm ba liên: một liên đơn vị có nhu cầu giữ, một liên chuyển cho bộ phận kho làm căn cứ xuất và hạch toán và một liên đợc chuyển cho phòng kế toán tài chính để ghi sổ.
Công ty liên doanh Hioda Motors
Phiếu xuất kho
Mẫu số 02-VT
Ban hành theo QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995-BTC
Ngày: 20/11/20XX Số: BD235
Lý do xuất: xuất cho phân xởng lắp ráp Xuất tại: kho nguyên vật liệu nhập khẩu
STT Chủng loại Đơn vị Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) 1 Xi lanh 125 cc Chiếc 100 100 60 6.000 Tổng cộng 6.000
Ghi chú Ngời nhận Thủ kho
Cờng Thắng
Mẫu biểu 2.4: Phiếu xuất kho công ty Hioda Motors
Chức năng sản xuất
Việc sản xuất đợc kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất. Kế hoạch này đợc dựa trên nhu cầu ớc tính đối với sản phẩm của công ty cũng nh dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Điều này là rất cần thiết, đặc biệt đối với những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có giá trị cao nh Hioda Motors. Kể từ khi nguyên vật liệu đợc chuyển tới phân xởng cho tới khi các sản phẩm đợc hoàn thành và đợc chuyển vào kho thành phẩm thì ngời giám sát sản xuất đợc phân công theo dõi sẽ có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình của quá trình sản xuất. Các chứng từ đợc sử dụng trong giai đoạn sản xuất liên quan đến hàng tồn kho là: Phiếu yêu cầu sử dụng vật t, Phiếu xuất kho, Bảng chấm công, các bảng kê, Bảng phân bổ... và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. Cuối cùng, trớc khi nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ, công tác kiểm định chất l- ợng đợc thực hiện nghiêm ngặt nhằm đảm bảo sản phẩm xuất bán đủ tiêu chuẩn, phát hiện kịp thời các sản phẩm hỏng, lỗi hoặc không đạt các thông số kĩ thuật theo yêu cầu.
Lu kho thành phẩm
Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất đợc kiểm định xong sẽ đợc nhập kho lu trữ chờ bán.
Xuất thành phẩm đi tiêu thụ
Khi có Đơn đặt hàng của khách hàng đợc phòng kinh doanh – bộ phận bán hàng phê chuẩn. Khi xuất kho thành phẩm thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho nh mẫu biểu số 2.4 ở trên, bộ phận vận chuyển sẽ lập phiếu vận chuyển hàng có nội dung cụ thể. Phiếu này cũng đợc lập làm ba liên: một liên lu tại bộ phận tiếp vận, một liên lu tại bộ phận bán hàng cùng đơn đặt hàng làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng, liên thứ ba sẽ đợc đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
Công ty liên doanh Hioda Motors
Ngày: 21/10/20XX Số: VC124
Phiếu vận chuyển hàng kiêm biên bản giao nhận
Chuyển tới: Công ty TNHH Bình Minh Theo đơn đặt hàng số: 9469
Đơn vị vận chuyển: Bộ phận tiếp vận
STT Chủng loại Đơn vị Tổng số lợng
Yêu cầu Thực xuất Đơn giá(USD) Thành tiền(USD)
1 Xe máy Buddy-KPL Chiếc 50 50 1000 50.000 Tổng cộng 50.000 Ngời đóng hàng Tuấn Ngời nhận hàng Minh
Mẫu biểu số 2.5: Phiếu vận chuyển hàng kiêm biên bản bàn giao công ty Hioda Motors
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đối với hàng tồn kho. Nhận thức đợc vấn đề này, phòng kế toán tài chính và các phòng ban có liên quan đã lập và ghi chép một cách cẩn thận những nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đã phản ánh đợc những thông tin về lợng hàng tồn kho đang có, tình hình mua, bán hàng tồn kho cũng nh tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công 56
cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành phẩm nhập kho. Chứng từ bao gồm sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái, các báo biểu liên quan.
Một cách tổng quan, hệ thống sổ sách và phơng cách tổ chức liên hệ các phòng ban trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors đã đợc chú ý và thực hiện tốt trong những năm qua. Để có thể đánh giá kĩ lỡng về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors ta cần xem xét trên một số khía cạnh quan trọng nh qua phân tích tài chính, qua so sánh mô hình dự trữ hiệu quả và tham khảo ý kiến của kiểm toán độc lập về hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại công ty.