Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hioda Motors cần xác định tầm quan trọng của vấn đề này trong hoạt động quản lý tài sản của mình. Mục đích của quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động tìm kiếm đầu vào cho sản xuất. 3.2.1. áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau
áp dụng mô hình EOQ để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho
Với các bớc tính toán nh đã trình bày trong phần 2.3.3., Công ty nên xác định lợng đặt hàng tối u cho doanh nghiệp mình trớc khi bớc vào một năm tài chính mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lợng đặt hàng của Công ty cha đạt mức tối u nên cha tối thiểu hoá đợc chi phí đặt hàng và chi phí lu kho. Thay vì đặt mỗi lô 3000 bộ mỗi tháng một lần, áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng 2400 bộ và một năm đặt hàng 15 lần sẽ giúp công ty cải thiện đợc vấn đề này. Tơng tự nh nguyên vật liệu nhập khẩu, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp cha đủ gắn bó để thực hiện mô hình JIT, Hioda 65
Motors cũng nên tính toán cụ thể để tìm đợc cho mỗi loại hàng tồn kho một lợng đặt hàng tối u. Có nh vậy, chi phí sản xuất cũng nh giá thành sản phẩm mới có thể giảm để có thể cạnh tranh với các hãng sản xuất xe máy khác.
Cũng với nguyên vật liệu nhập khẩu, do điểm đặt hàng lại là khoảng 800 bộ nên Công ty cha có chính sách về lợng dự trữ an toàn. Tuy nhiên, dựa trên những biến động của lợng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho đa vào sản xuất thực tế trong năm, đặt ra một lợng dự trữ an toàn là rất cần thiết. Thực tế cho thấy trong năm 2004, lợng nguyên vật liệu đa vào sản xuất thực tế hầu hết đều lớn hơn lợng đặt mua mỗi lần. Vì thế, Công ty có thể đặt ra một tỉ lệ nhất định cho lợng dự trữ an toàn. Tỉ lệ tham khảo có thể là 20% của điểm đặt hàng mới tức là 850 x 20% = 170 (bộ) tơng ứng với hai ngày sản xuất bình quân.
áp dụng mô hình JIT để quản lý nguyên vật liệu nội địa tồn kho
Mô hình JIT là sự lựa chọn rất hợp lý cho loại hình hàng tồn kho này. Lợng nguyên vật liệu nội địa tồn kho đợc giảm thiểu. Để nâng cao hiệu quả mô hình JIT trong trờng hợp này, Công ty nên kí kết những hợp đồng thơng mại lâu dài với các nhà cung cấp để tránh trờng hợp vì giá mua của công ty khác cao hơn mà nhà cung cấp bỏ dở việc phân phối giữa chừng gây khó khăn rất lớn khiến Công ty rơi vào tình trạng bị động, hoạt động sản xuất bị ngừng trệ. Một giải pháp khác đã đợc nhắc đến là tăng cờng sáp nhập, hợp nhất và thâu tóm các nhà cung cấp tạo thành một tập đoàn sản xuất – kinh doanh có hệ thống và quan hệ khăng khít. Đây chính là giải pháp mang tính chiến lợc cho sự tồn tại lâu dài của Hioda Motors tại thị trờng Việt Nam.
Liên tục giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Để thực hiện đợc điều này, Công ty phải thực hiện đồng bộ hoá quá trình sản xuất. Với một dây chuyền lắp ráp xe máy khá hiện đại và tự động hoá, để tăng năng suất lao động, giảm bán thành phẩm, Công ty cần chú trọng vào các khâu đ- ợc thực hiện bởi ngời lao động. Đây chính là những khâu gây ứ đọng nguyên vật liệu và các loại hàng tồn kho khác đa vào sản xuất, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Triết lý sản xuất JIT là đem phơng thức sản xuất dây chuyền số lợng lớn kết 66
hợp với phơng thức sản xuất luân phiên theo lô. Từ đó sẽ giúp ngắn thời gian chuyển đổi công việc và đồng bộ hoá quá trình sản xuất.
Nếu có thể lập kế hoạch sản xuất theo ngày, xác định lợng hàng tồn kho cần sử dụng trong một ngày làm việc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý hàng tồn kho theo mô hình JIT. Tuy nhiên, đây chỉ là một giải pháp mang tính lý thuyết mà rất ít công ty có khả năng và đã thực hiện trên thực tế.
3.2.2. Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra và mô hình chiết khấu giảm giá khấu giảm giá
Nếu Công ty đặt hàng chiết khấu với số lợng lớn, mô hình EOQ cơ bản sẽ có thể đợc thay đổi đôi chút. Để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số lợng lớn để đợc chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hoá tổng chi phí mua hàng, đặt hàng và chi phí lu kho.
Tổng chi phí cần phải đợc tối thiểu hoá: tại lợng đặt hàng tối u EOQ trớc chiết khấu – tại đó chiết khấu sẽ không có lợi, hoặc tại lợng đặt hàng tối thiểu để chiết khấu là có lợi.
Ví dụ: Công ty sử dụng một loại hàng tồn kho với các thông tin sau:
Giá mua: 96$/1 đơn vị sản phẩm Nhu cầu năm: 4000 đơn vị Chi phí 1 lần đặt hàng: 300$
Chi phí lu kho hàng năm: bằng 10% giá mua Lợng đặt mua tối u: 500 đơn vị
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 1000 đơn vị sẽ đợc chiết khấu 8%
Giải pháp:
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 500 đơn vị sản phẩm thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là: Chi phí mua hàng: 4.000 x 96$ = 384.000$ Chi phí đặt hàng: 300$ x (4.000/500) = 2.400 Chi phí lu kho: 96$ x 10% x (500/2) = 2.400 Tổng chi phí: 384.000 + 2.400 + 2.400 = 388.800 67
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 1.000 đơn vị sản phẩm với giá chiết khấu 8% thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Chi phí mua hàng: 384.000 x 92% = 353.280 Chi phí đặt hàng: 300$ x (4.000/1.000) = 1.200
Chi phí lu kho: 96$ x 92% x 10% x (1.000/2) = 4.416 Tổng chi phí: 353.280 + 1.200 + 4.416 = 358.896
Kết luận: Công ty nên đặt hàng với lợng 1.000 đơn vị sản phẩm mỗi đơn hàng. Nh vậy, Công ty sẽ tiết kiệm đợc 1 số tiền là 388.000 – 358.896 = 29.904$ một năm.
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình đặt hàng chiết khấu cũng có thể đ- ợc áp dụng tại Hioda Motors vì u điểm của nó là Công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho một năm nếu đặt hàng đủ lớn để hởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý. Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên (nh chi phí lu kho), chi phí nào giảm đi (nh chi phí mua hàng). Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Trớc hết, dù áp dụng mô hình nào, đặc biệt là mô hình JIT, vấn đề đặt ra là nhà quản lý làm thế nào để quản lý con ngời, phát huy đợc đầy đủ tính tích cực của nhân viên và tính sáng tạo của họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần đợc hoàn thiện hơn, đặc biệt là các phiếu xuất, nhập kho cần đợc thiết kế sao cho có thể chuyển tải đợc những nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh những sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn có thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho.
Các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho cần đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng và độc lập để nâng cao khả năng chủ động và trách nhiệm trong công việc. Phòng kinh doanh cần đợc phân tách nhiệm vụ và giao bớt một số nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho cho các bộ phận khác.
Để đạt đợc hiệu quả trong quản lý, Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho của mình. Cơ cấu có thể nh sau:
Phòng mua hàng Phòng lu hàng Tơng tác lẫn nhau Phòng nhận hàng kiểm tra Phòng vận chuyển Kho NVL nhập
khẩu Kho NVL mua trong nớc Kho công cụ, dụng cụ Kho thành phẩm Kho phụ tùng
Việc phân công trách nhiệm cụ thể trong cơ cấu các phòng ban sẽ giúp Công ty đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý hàng tồn kho. Đối với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, điều này sẽ khó thực hiện vì hạn chế về nhân lực. Tuy nhiên, tại một công ty sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy mà nguyên vật liệu chiếm một ý nghĩa quan trọng thì rất cần thực hiện chuyên môn hoá hoạt động của các phòng ban có liên quan. Cùng với những phòng ban độc lập quản lý, các kho cũng cần tuyển chọn những thủ kho có kinh nghiệm và hiểu biết để cùng phối hợp quản lý.
3.3. Một số kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors và với các cơ quan quản lý Nhà nớc lý Nhà nớc
3.3.1. Kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors
Về phơng pháp quản lý hàng tồn kho
Công ty đã có nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Về cơ bản, hàng tồn kho của Hioda Motors đợc giữ ở mức vừa phải và có xu hớng tỉ trọng thấp dần trong tổng tài sản.
Để có thể đạt đợc hiệu quả cao hơn, Công ty cần có những kế hoạch mua sắm hàng tồn kho và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất. Công ty nên xem xét lại lợng đặt hàng và số lần đặt hàng đối với nguyên vật liệu nhập khẩu vì thành phần này vẫn chiếm tới 54% tổng giá trị một đơn vị sản phẩm. Cụ thể là giảm lợng 69
đặt hàng mỗi lần và tăng số lần đặt hàng một năm lên trung bình 15 lần/năm.
Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thờng xuyên, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là công cụ dụng cụ phải thực hiện kiểm kê nh các thành phần hàng tồn kho khác.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần đợc lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trờng hợp nh hàng tồn kho bị giảm chất lợng, số lợng... Trong những năm vừa qua, Công ty luôn có một lợng hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà không đợc sử dụng. Công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm đợc chi phí lu kho, lại giảm đợc lợng dự phòng có thể phải lập.
Về hệ thống quản lý và hệ thống sản xuất
Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu nh phiếu xuất kho, phiếu lu kho, phiếu vận chuyển hàng... với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi...
Các phòng ban cần đợc phân tách nhiệm vụ. Phòng kinh doanh chỉ nên thực hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ. Phòng kiểm tra chất l- ợng và số lợng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kì cần đợc thành lập. Các cán bộ liên quan phải đợc đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn.
Dây chuyền sản xuất cần đồng bộ hoá. Bên cạnh các khâu tự động hoá, những khâu có công nhân tham gia, Công ty nên thực hiện phơng thức sản xuất luân phiên theo lô. Sự kết hợp của phơng thức sản xuất dây chuyền số lợng lớn và phơng thức sản xuất luân phiên theo lô sẽ đem đến hiệu quả cao, là nọi dung chính của mô hình JIT.
3.3.2. Kiến nghị đối với các cơ quan quản lý Nhà nớc
Môi trờng bên ngoài có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, với mỗi một hoạt động quản lý tại doanh nghiệp 70
đều chịu ảnh hởng dù ít dù nhiều của những tác nhân bên ngoài này.
Để giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Nhà nớc cũng có thể tác động dới một số góc độ nh:
Giảm thuế nhập khẩu đối với các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp phải nhập khẩu từ nớc ngoài về. Tại Hioda Motors, đó là nguyên vật liệu nhập khẩu (chiếm 54% chi phí một đơn vị sản phẩm). Nếu đợc giảm thuế, doanh nghiệp có thể tăng lợng nguyên vật liệu mua vào, tăng lợng sản phẩm sản xuất ra, tăng doanh thu bán hàng.
Đối với ngành công nghiệp xe máy, từ sau Đại hội X năm 2002, Nhà nớc không còn chủ trơng coi đây là ngành công nghiệp u tiên. Việc cấm các quận huyện nội thành đăng kí mua xe máy đã khiến các doanh nghiệp trong ngành này chịu nhiều tổn thất. Với doanh nghiệp còn cha có chỗ đứng vững chắc trên thị tr- ờng nh Hioda Motors, điều này càng là khó khăn lớn. Khi giảm lợng hàng bán, tồn kho sẽ tăng lên, thời gian lu kho lâu hơn gây tăng chi phí cho doanh nghiệp và có thể giảm chất lợng nguyên vật liệu đầu vào cũng nh giảm chất lợng sản phẩm đầu ra. Vì thế, bên cạnh những chính sách thắt chặt đối với hoạt động đăng kí xe máy, Nhà nớc cần cải thiện cơ sở hạ tầng, mở rộng đờng xá, đa dạng hoá các phơng thức vận chuyển để giảm ách tắc, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất xe máy tồn tại và phát triển.
Kết luận
Thực tập cần thiết cho sinh viên nh một cầu nối giữa lý luận và thực tiễn. Trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán KPMG, em đã tìm hiểu và học hỏi đợc nhiều điều mới mẻ bổ ích, lý thú về tài chính doanh nghiệp nói chung và quản lý hàng tồn kho nói riêng. Qua đợt thực tập này, em đã đợc tìm hiểu một cách sâu sắc và thực tế những kiến thức đã đợc học trong bốn năm tại trờng đại học, đồng thời cũng giúp em hiểu thêm rằng muốn trở thành một nhà tài chính giỏi thì không chỉ cần am hiểu những vấn đề lý luận mà còn phải biết vận dụng những lý luận đó một cách sáng tạo vào thực tiễn để giải quyết những vấn đề thực tế phát sinh. Giai đoạn thực tập đã kết thúc với kết quả cụ thể là chuyên đề với đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu quả hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors". Hioda Motors là một trong những khách hàng của KPMG mà em có dịp đợc tìm hiểu sâu trong quá trình thực tập tại Công ty. Em thấy rằng quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quản lý khá phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải vận dụng sáng tạo các phơng pháp, mô hình trong thực tiễn cũng nh phải lập đợc hệ thống cơ cấu quản lý hiệu quả. Để có đợc thành công trong quản lý hàng tồn kho, ngời quản lý phải thực sự bỏ công sức và thời gian để tìm cho doanh nghiệp mình những giải pháp phù hợp. Trong quá trình nghiên cứu đề tài do sự hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này đợc hoàn thiện hơn.
Qua đây em cũng xin bầy tỏ lòng cảm ơn chân thành tới cô giáo hớng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất và các anh chị phòng Kiểm toán Công ty KPMG đã tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thành chuyên đề này.
Danh mục tham khảo
1. Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Chủ biên: TS. Lu Thị Hơng – Nhà