tồn kho tại Hioda Motors
Nhắc đến hoạt động quản lý là nhắc đến nguồn nhân lực. Để có thể quản lý hiệu quả bất cứ một đối tợng nào, với hình thức nào cũng cần tổ chức khoa học, hợp lý các bộ phận có trách nhiệm, tách biệt các bộ phận đó với sự chuyên môn hoá rõ ràng. Quản lý hàng tồn kho là hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết tổ chức và phân công các phòng ban một cách hợp lý. Tại Hioda Motors, có hai phòng ban thực hiện hoạt động này là phòng kế toán tài chính và phòng kinh doanh, cùng các bộ phận dới các kho, phân xởng và bộ phận chuyên trách kiểm tra.
Về cơ bản, hệ thống tổ chức này đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, với nguyên tắc của một hệ thống quản lý hàng tồn kho (các bộ phận phải chuyên trách về một công việc nào đó trong toàn bộ chu trình và phải độc lập với nhau), hệ thống tổ chức quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors còn có một số nhợc điểm cần đợc cải thiện.
Hiện nay, phòng kinh doanh vẫn kiêm nhiều nhiệm vụ là mua hàng hoá vật t, phê chuẩn xuất thành phẩm theo đơn đặt mua hàng. Đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện nh vậy. Tuy nhiên, Hioda Motors là một công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh khá sôi động, lợng vốn đầu t tơng đối lớn. Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ thích đáng với các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, 58
mỗi phòng ban chỉ nên kiêm nhiệm một chức năng nhất định. Ngoài ra, bộ phận nhận và kiểm tra hàng vẫn cha đợc thành lập thành phòng riêng biệt với các phòng mua hàng, lu hàng và vận chuyển. Chức năng của phòng này rất quan trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lợng và tiêu chuẩn kĩ thuật đề ra. Tuy nhiên, tại Hioda Motors, hoạt động của bộ phận này vẫn cha đợc tăng cờng.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho về cơ bản đợc ghi chép cẩn thận, cụ thể. Tuy nhiên, để quản lý đợc cả chất lợng và số lợng hàng tồn kho, hệ thống sổ sách này cần đợc hoàn thiện thêm, các mẫu phiếu nh Phiếu nhập kho, xuất kho cha nêu rõ nhu cầu nhập, xuất phát sinh dựa trên mục đích hay cơ sở nào (Đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch mua hàng từ nhà cung cấp của kho nào, loại hàng gì...). Nếu công ty thiết kế các loại phiếu cần thiết trong chu trình quá đơn giản có thể dẫn đến việc sử dụng thiếu mục đích rõ ràng có thể gây lãng phí hoặc gian lận, chứng từ thiếu thống nhất gây khó khăn cho chính các nhà quản lý.
Công ty đã thực hiện kiểm kê thờng xuyên đối với hầu hết các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, công cụ và dụng cụ, tuy là thành phần phụ, cha đợc chú ý kiểm kê thích hợp. Cụ thể là các loại hàng tồn kho khác đều có biên bản kiểm kê từng tháng và cuối năm nhng công cụ dụng cụ lại không đợc kiểm kê lại vào cuối năm. Nh vậy, hoạt động quản lý hàng tồn kho vẫn cha đều, cha thống nhất giữa các thành phần đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét thêm.