Cơ cấu tổ chức và hệ thống phõn cấp trỏch nhiệm rừ ràng: từ Hội sở cho tới chi nhỏnh, cơ cấu tổ chức và hệ thống phũng ban đƣợc xỏc định rất cụ thể và chi tiết nờn khụng gõy ra tỡnh trạng chồng chộo hoặc sơ hở trong quỏ trỡnh thực hiện và xử lý giao dịch. MHCB xõy dựng hệ thống phõn cấp trỏch nhiệm và cỏc cụng việc đƣợc uỷ quyền đối với mỗi cấp lónh đạo, nhõn viờn từ Hội sở đến tất cả cỏc chi nhỏnh hết sức rừ ràng. Trỏch nhiệm và quyền hạn của mỗi phũng ban cũng đƣợc quy định rất cụ thể chớnh vỡ vậy tất cả cỏc cụng việc từ Hội sở cho tới chi nhỏnh đều đƣợc thực hiện hết sức hiệu quả bởi cụng việc khụng bị chồng chộo, khụng bị bỏ sút giữa cỏc phũng ban.
Thiết lập hệ thống quy định và quy chế quản trị chặt chẽ và rừ ràng: trong mọi hoạt động quản trị từ Hội sở cho tới cỏc chi nhỏnh, MHCB đều xõy dựng hệ
thống quy định và quy trỡnh hoạt động đầy đủ, rừ ràng và chặt chẽ từ đú tất cả cỏc chi nhỏnh dễ dàng tham chiếu tới và tuõn thủ một cỏch nghiờm ngặt. Hệ thống quy tắc và quy trỡnh hoạt động này gồm cú cỏc quy định về quản lý tớn dụng, quản lý ngoại hối, quản lý tài chớnh, quản lý cụng nghệ, quản lý sản phẩm, quản lý và kiểm soỏt rủi ro, quản lý nhõn sự, quản lý thụng tin, quản lý cỏc vấn đề về phỏp chế, cỏc quy định về kiểm toỏn nội bộ, xõy dựng cỏc quy trỡnh nghiệp vụ chi tiết... Tuỳ vào đặc thự thực tế hoạt động kinh doanh và dựa vào hệ thống quy tắc và quy trỡnh hoạt động, cỏc chi nhỏnh xõy dựng riờng cho mỡnh hệ thống quy tắc và quy trỡnh hoạt động phự hợp với điều kiện và tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của mỗi chi nhỏnh. Trong quỏ trỡnh hoạt động, cỏc chi nhỏnh đều cú thể sửa đổi quy trỡnh hoạt động sao cho phự hợp với điều kiện kinh doanh mới và nhƣng phải xin phờ duyệt của Hội sở chớnh. Điều này khụng khiến cho hệ thống quy tắc, quy trỡnh hoạt động phức tạp hay kộm rừ ràng hơn mà chớnh nhờ hệ thống quy tắc và quy trỡnh hoạt động rừ ràng từ Hội sở chớnh mà cỏc chi nhỏnh cú thể hoạt động đỳng hƣớng và hiệu quả dự chi nhỏnh đú mới đƣợc đƣợc thành lập. Do đú, với hệ thống quy tắc và quy trỡnh hoạt động đầy đủ, rừ ràng và chặt chẽ, MHCB luụn kiểm soỏt đƣợc hoạt động của cỏc chi nhỏnh khi cần thiết và đảm bảo hoạt động tổng thể của toàn bộ hệ thống chi nhỏnh ngõn hàng luụn bền vững, khụng chịu rủi ro. Đồng thời, cỏc chi nhỏnh luụn đạt đƣợc kết quả tốt và phỏt huy hiệu quả hoạt động của mỗi chi nhỏnh tại mụi trƣờng hoạt động kinh doanh khỏc nhau.
Cỏc chi nhỏnh hoạt động và hạch toỏn độc lập: MHCB là ngõn hàng đa quốc gia cú 39 chi nhỏnh hoạt động tại nhiều nƣớc khỏc nhau trờn thế giới nờn cỏc chi nhỏnh đƣợc phộp hoạt động và hạch toỏn độc lập là mụ hỡnh quản trị hợp lý của MHCB. Khi hoạt động tại mỗi nƣớc, cỏc chi nhỏnh hiểu rừ về đƣợc mụi trƣờng kinh doanh nƣớc sở tại nờn khi cỏc chi nhỏnh đƣợc hạch toỏn độc lập và tự chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh, cỏc chi nhỏnh sẽ xõy dựng và thực hiện tốt cỏc chiến lƣợc kinh doanh hiệu quả nhất. Bờn cạnh đú, mối quan hệ giữa cỏc chi nhỏnh với nhau và giữa chi nhỏnh với Hội sở chớnh cũng là mối quan hệ kinh tế. Tuy nhiờn, Hội sở chớnh vẫn quản lý đƣợc cỏc chi nhỏnh, đảm bảo cỏc chi nhỏnh luụn
tuõn thủ nghiờm ngặt hệ thống quy tắc và quy trỡnh hoạt động do Hội sở chớnh đề ra. Đồng thời, Hội sở chớnh cú thể giỳp đỡ cỏc chi nhỏnh trong cỏc vấn đề về cụng nghệ, thụng tin khỏch hàng, thẩm định khỏch hàng, triển khai sản phẩm dịch vụ mới và nhiều vấn đề khỏc, đảm bảo toàn bộ hệ thống ngõn hàng MHCB hoạt động cú hiệu quả tối đa, vƣơn tới mục tiờu MHCB trở thành ngõn hàng toàn cầu trong năm 2010.
Xõy dựng hệ thống quy định về hoạt động kiểm soỏt nội bộ chặt chẽ, chi tiết và rừ ràng: Cỏc chi nhỏnh đƣợc tự chủ hoạt động, hạch toỏn độc lập nhƣng vẫn phải tuõn thủ cỏc quy định do Hội sở chớnh đặt ra nờn MHCB xõy dựng hệ thống quy định về kiểm soỏt nội bộ để cỏc chi nhỏnh cú thể tự kiểm soỏt chộo giữa cỏc phũng ban về cỏc hoạt động kinh doanh đó diễn ra. Bờn cạnh đú, Ban Kiểm soỏt nội bộ của MHCB cũng xuống cỏc chi nhỏnh để kiểm tra sự tuõn thủ cỏc nguyờn tắc hoạt động và quy định về quản lý của cỏc chi nhỏnh. Do đú, tất cả cỏc quy định, quy tắc trong mọi hoạt động quản trị do Hội sở chớnh và của mỗi chi nhỏnh đề ra cũng nhƣ cỏc quy tắc, luật lệ quốc tế liờn quan đến cỏc hoạt động ngõn hàng, quy định phỏp lý tại Nhật bản và tại cỏc nƣớc chi nhỏnh đặt trụ sở đều đƣợc cỏc chi nhỏnh tuõn thủ hết sức nghiờm ngặt.
Đào tạo thường xuyờn về cỏc quy định phỏp chế: MHCB yờu cầu cỏc chi nhỏnh thực hiện cụng tỏc đào tạo thƣờng xuyờn, định kỳ và khụng định kỳ về cỏc quy định phỏp chế của Hội sở chớnh và của chi nhỏnh cũng nhƣ cỏc quy định phỏp luật của Nhật bản và luật phỏp tại cỏc nƣớc sở tại đƣợc phổ biến tới tất cả cỏc nhõn viờn tại mỗi chi nhỏnh. Tổ chức cỏc buổi toạ đàm qua điện thoại, trao đổi thụng tin cũng nhƣ xõy dựng cỏc khoỏ đào tạo để một số nhõn viờn tại mỗi chi nhỏnh cú thể gặp gỡ, trao đổi và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, tạo ra khụng khớ làm việc toàn cầu hết sức hiệu quả và dễ chịu. Từ đú, mỗi nhõn viờn tại Hội sở chớnh và tại cỏc chi nhỏnh đều hiểu rất đầy đủ và tuõn thủ rất nghiờm ngặt cỏc quy định, quy tắc đó đề ra, đỏp ứng yờu cầu về cỏc quy chế hoạt động chặt chẽ trong hoạt động ngõn hàng.
2.4.2. Kinh nghiệm cần lƣu ý trong quản trị chi nhỏnh của MHCB
Bỏo cỏo quỏ nhiều: Tất cả mọi vấn đề, tất cả mọi hoạt động, sự việc phỏt sinh tại chi nhỏnh, cỏc bộ phận và phũng ban tƣơng ứng phải lập bỏo cỏo hoặc bản ghi nhớ chi tiết đệ trỡnh lờn Ban Giỏm đốc chi nhỏnh để Ban Giỏm đốc chi nhỏnh nắm rừ mọi vấn đề dự là nhỏ nhất, từ vấn đề về quản lý tài chớnh, quản lý sản phẩm và dịch vụ, quản lý nhõn sự, quản lý rủi ro cho tới quản lý hành chớnh... do đú khối lƣợng bỏo cỏo cần phờ duyệt hàng ngày rất lớn, dễ gõy tỡnh trạng quỏ tải. Mặt khỏc, cỏc chi nhỏnh phải đệ trỡnh một lƣợng khụng nhỏ cỏc loại bỏo cỏo bắt buộc lờn Hội sở chớnh, đảm bảo Hội sở chớnh nắm rừ mọi hoạt động kinh doanh của từng chi nhỏnh.
Túm lại, qua tỡm hiểu cơ chế quản trị chi nhỏnh và hoạt động quản trị chi nhỏnh của MHCB dễ dàng nhận thấy cơ chế quản trị chi nhỏnh đặc thự của MHCB là cơ chế quản trị chi nhỏnh phõn tỏn. Đồng thời, chỳng ta cũng rỳt ra nhiều kinh nghiệm quản trị chi nhỏnh quý bỏu của MHCB và cú thể ỏp dụng một số kinh nghiệm quản trị đú đối với cỏc NHTMVN.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM ÁP DỤNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRONG QUẢN TRỊ CHI NHÁNH CỦA MHCB ĐỐI VỚI CÁC