Nam cũng nờn quan tõm chỳ trọng trong việc xuất khẩu.
3.2.2. Cỏc giải phỏp về tăng cường quản lý hệ thống kờnh phõn phối của cỏc doanh nghiệp dược phẩm cỏc doanh nghiệp dược phẩm
3.2.2.1. Quản lý cỏc dũng chảy trong hệ thống kờnh phõn phối
Quản lý kờnh phõn phối là khụng chỉ đơn thuần là quản lý hoạt động của cỏc thành viờn trong kờnh mà cũn quản lý cả cỏc dũng chảy trong kờnh. Quản lý kờnh phõn phối bao gồm cả quản lý 10 dũng chảy trong kờnh. Một hệ thống kờnh hoạt động hiệu quả khi tất cả cỏc dũng chảy trong kờnh hoạt động thụng suốt[17]
72
Đối với cỏc doanh nghiệp, thỡ một số dũng chảy chớnh cần được tăng cường ỏp dụng cỏc cụng cụ quản lý khoa học là: dũng thụng tin, dũng sản phẩm, dũng xỳc tiến, dũng đàm phỏn, dũng đặt hàng.
Dũng thụng tin
Thụng tin cú vai trũ rất quan trọng, nhưng để cú được nguồn thụng tin đỳng đắn phụ thuộc vào khả năng của mỗi cụng ty. Thụng tin đỳng giỳp hoạt động của cỏc doanh nghiệp theo một chiều hướng tốt. Do vậy mà cỏc doanh nghiệp cần phải xõy dựng hệ thống thụng tin hoàn chỉnh trong kờnh, đảm bảo thụng tin thống suốt từ doanh nghiệp qua cỏc thành viờn trung gian tới người tiờu dựng cuối cựng[20]
Mặt khỏc thỡ cỏc doanh nghiệp cũng cần xỏc định rừ những thụng tin cần trao đổi giữa cỏc thành viờn trong kờnh. Những thụng tin này khụng chỉ tập trung vào những vấn đề hoạt động phõn phối hàng ngày mà quan trọng hơn phải xỏc định những thụng tin giỳp điều hành hoạt động dài hạn như thụng tin về khỏch hàng, thị trường mục tiờu, đối thủ cạnh tranh. Để cú được những thụng tin này thỡ cỏc doanh nghiệp cần cú những nhõn viờn lành nghề, am hiểu thị trường cựng khả năng lập luận logic
Hiện nay đa phần cỏc doanh nghiệp đều đó trang bị đầy đủ hệ thống thụng tin. Phần mềm nối mạng mỏy vi tớnh đó được đưa vào sử dụng và đạt được những thành cụng giỳp cho cụng việc kinh doanh diễn nhanh chúng và đạt hiệu quả cao hơn.
Nhờ nối mạng chia sẻ thụng tin giữa cỏc phũng ban đơn vị và việc quản lý thụng tin về bạn hàng và khỏch hàng đó tiết kiệm được nhiều thời gian và cụng sức của nhõn viờn, phục vụ đắc lực cho cụng tỏc kế toỏn, mua và bỏn hàng. Chớnh vỡ thế mà việc ỏp dụng cụng nghệ này cho tất cả cỏc cụng ty trung gian, cỏc đại lý giỳp cho việc quản lý thành viờn kờnh cũng như cụng việc kinh doanh của cỏc doanh nghiệp được thuận tiện hơn
Mặc dự trong thời đại bựng nổ thụng tin như hiện nay, nhưng số lượng những đơn đặt hàng trực tuyến trờn mạng internet là rất ớt. Hầu như khỏch hàng gọi điện đến đặt hàng và mua hàng trực tiếp tại cỏc cửa hàng thuốc của cỏc doanh
73
nghiệp mỡnh triển khai. Do vậy mà trong thời gian tới cỏc doanh nghiệp cần tiến hành nhiều hơn nữa cỏc giao dịch trờn mạng internet, hoặc qua mail...như thế sẽ giỳp hoạt động được nhanh chúng, thuận tiện và phự hợp với thời đại cụng nghiệp hoỏ, hiện đại hoỏ
Để thực hiện được những cụng việc trờn, cỏc doanh nghiệp cần đầu tư để đào tạo một đội ngũ nhõn viờn, đặc biệt là nhõn viờn trẻ cú trỡnh độ cao về mỏy tớnh và mạng internet để cú thể giỳp doanh nghiệp trong cụng tỏc hoạt động và quản lý hệ thống kờnh phõn phối
Dũng sản phẩm
Mục tiờu hàng đầu mà cỏc doanh nghiệp dược phẩm cần quan tõm là phõn phối tốt cỏc mặt hàng dược phẩm của doanh nghiệp mỡnh sản xuất mà khụng kinh doanh thờm cỏc mặt hàng dược phẩm khỏc. Do vậy vấn đề chất lượng sản phẩm cỏc mặt hàng dược phẩm thỡ khụng cần phải núi nhiều vỡ cỏc sản phẩm ở đõy được sản xuất bởi cỏc nguyờn liệu cũng như trang thiết bị nhập khẩu ở nước ngoài đạt tiờu chuẩn GSP, GLP.
Một điều nữa mà cỏc doanh nghiệp dược phẩm cần phải quan tõm là cỏc mặt hàng dược phẩm tại kho của doanh nghiệp hay cửa hàng phải luụn được giữ ở mức hợp lý, khụng quỏ nhiếu gõy ứ đọng vốn và cũng khụng được dưới mức dự trữ tối thiểu vỡ sẽ gõy khan hiếm hàng. Cỏc mặt hàng dược phẩm của cỏc doanh nghiệp cũng như cỏc chi nhỏnh hay cửa hàng của doanh nghiệp phải luụn trong trạng thỏi khi khỏch hàng cần là cú ngay[18]
Đa phần thỡ nhà kho của cỏc doanh nghiệp dược phẩm hiện nay đều đó đạt tiờu chuẩn GSP, cỏc phương tiện vận tải cần được thường xuyờn bảo dưỡng nõng cấp để tăng thời gian sử dụng
Về chớnh sỏch sản phẩm thỡ cỏc doanh nghiệp cũng cần phải cú một chương trỡnh khuyến mại với khỏch hàng là người tiờu dựng cuối cựng và mua với khối lượng lớn, những khỏch hàng là cỏc đại lý hoặc cỏc cụng ty trung gian thỡ cỏc doanh nghiệp cũng nờn hỗ trợ dịch vụ vận chuyển, cho trả nợ dần hoặc hỗ trợ vốn để họ tiến hành hoạt động kinh doanh
74
Dũng xỳc tiến
Nếu như cụng việc quản trị chỉ cần thực hiện bởi người lónh đạo thỡ hoạt động marketing - mix( sản phẩm, giỏ cả, phõn phối và xỳc tiến) khụng trừ một ai tất cả những hành động của nhõn viờn trong cụng ty từ giỏm đốc cho tới nhõn viờn gỏc cổng đều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động xỳc tiến cú vai trũ quan trọng đối với hoạt động của cả một hệ thống kờnh phõn phối. Tăng cường quản lý dũng xỳc tiến trong kờnh phõn phối tức là sự hỗ trợ về truyền thụng của nhà sản xuất cho cỏc thành viờn kờnh dưới cỏc hỡnh thức quảng cỏo, chào hàng, khuyến mói trung gian, tuyờn truyền...Sự quan tõm đỳng mức sẽ giỳp cho hoạt động của cỏc thành viờn được tốt hơn[21]
Giỏm đốc doanh nghiệp là người quản lý kờnh cao nhất phải lập kế hoạch chia sẻ trỏch nhiệm và chi phớ thực hiện hoạt động xỳc tiến. Chớnh vỡ thế mà cỏc doanh nghiệp cần dành ngõn quỹ thớch đỏng cho hoạt động xỳc tiến cho cỏc thành viờn kờnh nhưng phải đảm bảo trong khả năng cho phộp và khụng ảnh hưởng đến việc thực hiện cỏc hoạt động khỏc
Dũng đàm phỏn
Thể hiện sự tỏc động qua lại của chức năng mua và bỏn liờn quan đến quyền sở hữu sản phẩm. Đối với cỏc khỏch hàng mua lẻ việc mua bỏn diễn ra đơn giản ở cỏc cửa hàng thuốc và quầy thuốc tại chợ thuốc của chi nhỏnh hay cửa hàng của doanh nghiệp mỡnh. Nhưng với khỏch hàng mua khối lượng lớn đặc biệt là những đơn hàng quan trọng thỡ quy trỡnh bỏn hàng phải tuõn theo đỳng trỡnh tự mà một số doanh nghiệp đang ỏp dụng như sau:
75
Hinh 3.1: Quy trỡnh bỏn hàng
(Nguồn: Phũng kế toỏn của một số cụng ty như, Dược Hậu Giang,Dược phẩm TW 1...)
Trong cỏc cụng đoạn bỏn hàng trờn, thỡ việc cấp phỏt do phũng Kho vận chịu trỏch nhiệm thỡ cỏc cụng đoạn cũn lại do phũng kinh doanh phối hợp với phũng kế toỏn cựng cỏc bộ phận vận chuyển thực hiện. Nếu như phũng kinh doanh tiến hành việc chào bỏn hàng, tiếp nhận ký kết cỏc hợp đồng thỡ phũng kế toỏn tiếp nhận cỏc
Thực hiện chào bỏn hàng và tiếp nhận yờu cầu khỏch hàng Xem xột khả năng đỏp ứng Tiến hành cỏc giao dịch Phờ duyệt đơn hàng Ký kết hợp dụng Giải quyết cỏc cụng việc sau bỏn hàng Lập hoỏ đơn bỏn hàng Thực hiện cấp phỏt Giao nhận hàng Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ
76
đơn đặt hàng, lập hoỏ đơn bỏn hàng cho bộ phận kho và bộ phận vận chuyển cú trỏch nhiệm đem hàng đến tận nơi cho khỏch hàng.
Cỏc hợp đồng đặt mua hàng phần lớn của cỏc doanh nghiệp đều do phũng kinh doanh giao dịch đàm phỏn. Việc ký kết hợp đồng cú thể được thực hiện trực tiếp hoặc thụng qua Fax, thuận tiện cho những khỏch hàng ở xa. Hiện nay cụng nghệ thụng tin đó phỏt triển cỏc đơn đặt hàng đó được tiến hành trờn mạng internet nhưng số lượng cũn ớt mà chủ yếu là khỏch hàng gọi điện trực tiếp đến doanh nghiệp để đặt hàng.
Chớnh vỡ vậy trong những năm tới cỏc doanh nghiệp cần phải phấn đấu xõy dựng trang web, việc tiến hành giao dịch sẽ được thực hiện trờn mạng internet như thế vừa phự hợp với nhu cầu của thời đại vừa đảm bảo nhanh chúng, thuận lợi và tiết kiệm chi phớ so với việc gặp mặt trực tiếp
Dũng đặt hàng
Để thực hiện tốt hoạt động phõn phối, cỏc doanh nghiệp cần xõy dựng một quy trỡnh thu thập, tập hợp và giải quyết đơn đặt hàng tối ưu. Đõy chớnh là cơ sở quản lý hoạt động kinh doanh của tất cả cỏc dũng chảy trong kờnh cho thụng suốt.
Mặt khỏc cỏc doanh nghiệp cần xõy dựng trang web riờng để khỏch hàng cú thể thực hiện việc đặt hàng qua mạng, thuận tiện cho cả khỏch hàng và cỏc doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phớ so với gặp mặt trực tiếp. Cần rỳt ngắn trong cụng tỏc đặt hàng và giao hàng.
3.2.2.2. Khuyến khớch cỏc thành viờn trong hệ thống kờnh hoạt động
Một trong những yếu tố làm nờn sự thành cụng của một mạng lưới hệ thống kờnh phõn phối khụng chỉ đơn thuần là cỏc thành viờn thực hiện tốt nhiệm vụ của mỡnh mà phải cú sự liờn kết hợp tỏc giữa cỏc thành viờn, làm thế nào để họ làm việc một cỏch nhiệt tỡnh nhất và tập trung được cao độ sức lực nhất. Nhưng để cỏc thành viờn này hoạt động cú hiệu quả thỡ người quản lý kờnh phải cú biện phỏp khuyến khớch cỏc thành viờn này[22]
77
Để khuyến khớch cỏc thành viờn trong kờnh hoạt động tốt, người quản lý kờnh cần tỡm ra được những nhu cầu cũng như khú khăn của cỏc thành viờn để từ đú cỏc doanh nghiệp phải đưa ra sự giỳp đỡ cú hiệu quả nhất
Tuy nhiờn cỏc doanh nghiệp cần đưa ra mức giỏ bỡnh đẳng khi cung cấp cho cỏc thành viờn, khụng được phõn biệt thành viờn là cỏc đại lý, cỏc cụng ty trung gian hay cỏc cửa hàng thuốc. Mức giỏ sàn chung cho cỏc đơn vị này sẽ giỳp họ kinh doanh được tốt hơn
Bờn cạnh đú cỏc doanh nghiệp cần ỏp dụng mức khuyến khớch theo doanh số bỏn cho cỏc đại lý, cỏc thành viờn trung gian của mỡnh, cần quan tõm hơn nữa khụng chỉ về vật chất và tinh thần để họ cú thể chủ động và linh hoạt hơn trong hoạt động kinh doanh, từ đú phỏt huy được tớnh năng động, sỏng tạo của thành viờn này
Hoạt động khuyến khớch cỏc thành viờn kờnh được tổ chức thường xuyờn như việc hỗ trợ trang thiết bị cho cỏc cửa hàng thuốc, cỏc chương trỡnh quảng cỏo giới thiệu về doanh nghiệp kốm theo cỏc đơn vị thành viờn cũng được tiến hành thường xuyờn. Hàng năm cỏc doanh nghiệp nờn tổ chưc cả cỏc cuộc tham quan du lịch cho cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp với cỏc thành viờn kờnh, một phần là để củng cố lũng tin của họ vào doanh nghiệp phần khỏc là để tạo điều kiện cho họ tiếp xỳc trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau và tạo mối liờn hệ mật thiết giữa doanh nghiệp với cỏc thành viờn kờnh[9]
Bờn cạnh sự khuyến khớch thớch đỏng thỡ cỏc doanh nghiệp cũng cần phải cú biện phỏp trừng phạt thớch đỏng đối với cỏc thành viờn hoạt động khụng tốt hoặc hoạt động cú xu hướng ảnh hưởng đến quyền lợi của cỏc thành viờn khỏc trong kờnh, mức nhẹ cú thể phờ bỡnh hoặc nếu nặng thỡ cú thể loại bỏ thành viờn này khỏi kờnh phõn phối
Bờn cạnh việc khuyến khớch cỏc thành viờn thỡ cần cú biện phỏp khuyến khớch cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp để họ hoạt động tớch cực hơn nữa:
Với cỏc trỡnh dược viờn hoặc nhõn viờn kinh doanh thỡ ỏp dụng chớnh sỏch khoỏn sản phẩm ( Chẳng hạn, nếu bỏn được hơn 100 triệu tiền thuốc thỡ được hưởng 2 triệu, ngoài ra cũn phụ cấp thờm xăng xe và cỏc phụ cấp khỏc...)
78
Với cỏc nhõn viờn hoạt động tớch cực trong lĩnh vực nghiờn cứu thị trường, tỡm kiếm thụng tin về khỏch hàng, đối thủ cạnh tranh thỡ cũng cần cú phần thưởng thớch đỏng
Ngoài ra cỏc doanh nghiệp cũng cần tổ chức và thực hiện tốt cỏc hoạt động