* Cấp tỉnh
Kết quả kiểm tra và báo cáo của các địa phương cho thấy các VPĐK cấp tỉnh hiện nay đều đã và đang tập trung triển khai thực hiện việc cấp GCN cho các tổ chức; thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm; thống kê và kiểm kê đất đai. Nhiều địa phương VPĐK triển khai thực hiện việc hoàn thiện hồ sơ địa chính, chỉnh lý biến động cho một số cấp xã đã cấp GCN; tiếp nhận và quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính. Một số VPĐK các cấp tỉnh đã tham gia hỗ trợ cho các cấp huyện, xã tổ chức việc đăng ký cấp, cấp đổi GCN ở một số xã theo hình thức đồng loạt. Tuy nhiên tình hình hoạt động của VPĐK cấp tỉnh còn một số tồn tại, hạn chế như sau:
Việc cấp GCN cho các tổ chức ở một số địa phương thực hiện còn chậm do không làm theo hình thức tập trung đồng loạt mà chỉ thực hiện riêng lẻ cho tổ chức có nhu cầu;
Việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính là nhiệm vụ chủ yếu của VPĐK cấp tỉnh; tuy nhiên công việc này hầu như mới thực hiện được ở một số xã đang tổ chức cấp mới hoặc cấp đổi đồng loạt GCN.
Việc kiểm tra, hướng dẫn VPĐK cấp huyện trong việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính chưa được các VPĐK cấp tỉnh quan tâm thực hiện.
Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính ở nhiều địa phương vẫn chưa được VPĐK cấp tỉnh triển khai thực hiện do trụ sở làm việc hiện chưa ổn định hoặc quá chật hẹp.
* Cấp huyện
Tương tự như VPĐK cấp tỉnh, các VPĐK cấp huyện đã thành lập đều mới tập trung triển khai thực hiện việc cấp GCN cho các hộ gia đình, cá nhân; thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm; thống kê và kiểm kê đất đai.
Việc cập nhật, chỉnh lý biến động, hoàn thiện hồ sơ địa chính đang quản lý ở hầu hết các VPĐK cấp huyện chưa được quan tâm thực hiện, hoặc thực hiện không đầy đủ, nhiều VPĐK chưa thực hiện việc gửi thông báo cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính theo quy định; việc kiểm tra, hướng dẫn cấp xã trong việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính chưa được các VPĐK cấp huyện quan tâm thực hiện.
Việc tổ chức cấp GCN cho các hộ gia đình cá nhân còn bị động giải quyết riêng lẻ theo yêu cầu của một số trường hợp mà chưa chủ động tổ chức làm đồng loạt cho từng xã nên tiến độ cấp GCN còn chậm so với yêu cầu phải hoàn thành.
Việc thực hiện thủ tục cấp GCN và đăng ký biến động còn nhiều điểm chưa đúng quy định; hồ sơ vẫn được tiếp nhận thông qua bộ phận "một cửa", kể cả trường hợp do UBND cấp xã tiếp nhận và chuyển lên nên không được kiểm tra khi tiếp nhận và có rất nhiều trường hợp chưa bảo đảm yêu cầu làm cho thủ tục kép dài, thông tin cấp GCN không đầy đủ.
Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính nhiều VPĐK chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đảm bảo yêu cầu, hồ sơ địa chính và các hồ sơ thủ tục hành chính về đất đai còn quản lý phân tán (thậm chí nhiều địa phương vẫn do cấp xã quản lý, có địa phương có kho lưu trữ phải gửi tại xã; hầu hết các địa phương chưa thực hiện việc phân loại và lưu trữ hồ sơ địa chính theo quy định.
* Nguyên nhân, hạn chế - Nguyên nhân
VPĐK chưa có đủ năng lực thực hiện hết các nhiệm vụ được giao (còn rất thiếu nhân lực, thiết bị và các điều kiện làm việc cần thiết); không được đầu tư đủ kinh phí để triển khai thực hiện; song bên cạnh đó còn do nguyên nhân chủ quan của VPĐK còn thiếu kinh nghiệm, chưa nhận thức đầy đủ về yêu cầu nhiệm vụ nên còn lúng túng về phương pháp, cách thưc triển khai.
Năng lực thực hiện của hầu hết các VPĐK cấp huyện còn rất yếu (còn rất thiếu nhân lực, thiết bị, nhà làm việc và lưu trữ hồ sơ); không được đầu tư đủ kinh phí để thực hiện nhiệm vụ; ngoài ra còn do nguyên nhân chủ quan của VPĐK còn thiếu kinh nghiệm; chưa nhận thức đầy đủ về yêu cầu nhiệm vụ, không xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm và lập dự toán kinh phí trình UBND cấp huyện phê duyệt.
- Hạn chế
+ Chức năng nhiệm vụ của các VPĐK QSDĐ ở nhiều địa phương chưa được phân định. Việc tổ chức bộ máy các VPĐK QSDĐ các địa phương chưa thống nhất; chức năng nhiệm vụ của một số đơn vị trực thuộc VPĐK QSDĐ cấp tỉnh chưa được phân định rõ ràng, đôi khi còn chồng chéo, thiếu tính chuyên nghiệp, thậm chí có nơi các phòng làm chung cùng một công việc.
+ Điều kiện nhân lực của hầu hết các VPĐK QSDĐ còn rất thiếu về số lượng, hạn chế về kinh nghiệm công tác, chưa đáp ứng được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ mà Luật Đất đai đã phân cấp; đây là nguyên nhân cơ bản của việc cấp GCN QSDĐ chậm và sự hạn chế trong việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính hiện nay. + Hệ thống VPĐK QSDĐ thành lập ở hai cấp nên hệ thống hồ sơ địa chính phải lập nhiều bộ hơn để lưu giữ ở nhiều cấp, đòi hỏi chi phí lớn hơn cho việc lập và quản lý, chỉnh lý biến động về đất đai và tài sản gắn liền với đất. Hồ sơ thủ tục hành chính về đất đai bị quản lý phân tán, dễ thất lạc, khó khăn hơn cho việc xây dựng và cung cấp thông tin đất đai đáp ứng yêu cầu quản lý và nhu cầu giao dịch của người dân.
+Sự phối hợp hoạt động trong hệ thống VPĐK QSDĐ thiếu chặt chẽ và vai trò tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra của VPĐK QSDĐ cấp tỉnh đối với các VPĐK QSDĐ cấp huyện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đăng ký, cấp GCN, lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính và thống kê đất đai kém hiệu lực, hiệu quả (do VPĐK ở
cấp huyện không trực thuộc VPĐK cấp tỉnh mà trực thuộc cơ quan tài nguyên và môi trường cấp huyện);
+ Quy trình cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính phức tạp và trùng lặp do yêu cầu phải bảo đảm sự thống nhất nội dung hồ sơ địa chính ở các cấp (VPĐK QSDĐ mỗi cấp sau khi cập nhật, chỉnh lý hồ sơ tại cấp mình đều phải gửi thông báo
và các giấy tờ liên quan cho VPĐK QSDĐ cấp kia để cùng cập nhật, chỉnh lý hồ sơ), nhất là trong điều kiện hiện nay ở hầu hết các địa phương rất khó khăn về kinh phí, nhân lực; đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hồ sơ địa chính không được lập, cập nhật, chỉnh lý đầy đủ, đồng bộ và không thống nhất giữa các cấp hiện nay.
+ Việc thành lập hai cấp, theo đơn vị hành chính như hiện nay gây khó khăn cho tổ chức và cá nhân sử dụng đất khi thực hiện các giao dịch về đất đai, nhất là trong các trường hợp chuyển quyền giữa tổ chức và cá nhân (đối với cấp huyện chỉ đáp ứng các giao dịch của cá nhân, cấp tỉnh chỉ đáp ứng các giao dịch của tổ chức); không điều tiết được công việc của các Văn phòng (nơi quá tải công việc do có quá nhiều giao dịch, nơi nhàn rỗi do ít các giao dịch).
Hoạt động của VPĐK QSDĐ chưa triển khai thực hiện hết các nhiệm vụ được giao, nhất là nhiệm vụ xây dựng, hoàn thiện, chỉnh lý hồ sơ địa chính; việc thực hiện thủ tục cấp GCN QSDĐ của VPĐK QSDĐ các cấp ở nhiều địa phương còn một số điểm chưa thực hiện đúng quy định (Bộ Tài nguyên và Môi trường, 2012).