4.4.1.1 Hoàn thiện cụng tỏc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc là một trong những hoạt động khụng thể thiếu của cụng tỏc quản trị nhõn lực. Thụng qua việc thực hiện tốt cụng tỏc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc, nhà quản trị mới cú thể đƣa ra cỏc quyết định về bố trớ sử dụng, đói ngộ và đào tạo phỏt triển nhõn lực. Trong những năm qua, cụng tỏc này chƣa đƣợc Cụng ty chỳ trọng, thƣờng vào mỗi quý và cuối năm cỏc đơn vị tổ chức họp đỏnh giỏ. Việc làm này cũn mang tớnh chung chung và cảm tớnh. Do đú để gúp phần nõng cao chất lƣợng của hoạt động đỏnh giỏ thực hiện cụng việc tại Cụng ty, dƣới đõy tỏc giả xin đƣa ra một số giải phỏp.
72
Xõy dựng quy trỡnh đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
Hỡnh 4.1: Quy trỡnh đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của Cụng ty
Theo hỡnh 4.1 thỡ quy trỡnh đỏnh giỏ thực hiện cụng việc đƣợc thực hiện nhƣ sau: - Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc căn cứ trờn chức năng, nhiệm vụ, kinh nghiệm, cỏc kỹ năng của từng cụng việc cụ thể.
- Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ, xỏc định cỏc phƣơng phỏp đỏnh giỏ thớch hợp, lựa chọn ngƣời đỏnh giỏ để đo lƣờng sự thực hiện cụng việc cho từng loại cụng việc cụ thể.
- So sỏnh thực tế thực hiện cụng việc với cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ. - Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc.
- Phỏng vấn đỏnh giỏ.
Hoàn thiện hoạt động tổ chức thực hiện đỏnh giỏ.
Mục đớch của giải phỏp này là nhằm nõng cao chất lƣợng của hoạt động đỏnh giỏ thụng qua thực hiện tốt cỏc yờu cầu mà cụng tỏc đỏnh giỏ đũi hỏi.
Xỏc định đỳng đắn mục đớch của đỏnh giỏ thực hiện cụng việc.
Mục đớch đỏnh giỏ bao gồm liờn quan đến cả nhõn viờn và Cụng ty nhằm thực hiện cỏc quyết định nhõn lực. Cỏc mục đớch đỏnh giỏ thực hiện cụng việc mà Cụng ty cần đặt ra là:
Tiờu chuẩn thực hiện cụng việc Phỏng vấn đỏnh giỏ
Thực tế thực hiện cụng việc Đo lƣờng sự thực hiện cụng việc Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
73
Bảng 4.1: Cỏc mục đớch đỏnh giỏ thực hiện cụng việc Liờn quan đến cỏn bộ Liờn quan đến Cụng ty
Tổng kết điểm mạnh, điểm yếu của nhõn viờn so với yờu cầu cụng việc.
Cho phộp nhõn viờn tự điều chỉnh mỡnh thớch ứng với cụng việc.
Nờu ra những nhu cầu trợ giỳp để hoàn thành cụng việc.
Tạo điều kiện thụng tin giữa nhõn viờn và ngƣời quản lý.
Tăng cƣờng tinh thần trỏch nhiệm của nhõn viờn.
Xỏc định đƣợc những cỏn bộ cú năng lực để cú chế độ đói ngộ hợp lý.
Kiểm tra chất lƣợng của việc tuyển dụng và phõn tớch cụng việc
Thiết lập một cơ sở để xõy dựng chƣơng trỡnh quản lý nhõn lực hiệu quả hơn.
Cơ sở để lý giải những quyết định về bố trớ sử dụng.
Nắm bắt nhu cầu đào tạo.
Hoàn thiện phƣơng phỏp đỏnh giỏ thực hiện cụng việc tức là lựa chọn và kết hợp cỏc phƣơng phỏp đỏnh giỏ phù hợp nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thụng tin liờn quan về thực hiện cụng việc của ngƣời lao động, cũng nhƣ phỏt hiện ra những khả năng của ngƣời lao động để cú thể đƣa ra cỏc quyết định nhõn lực đỳng đắn.
Trong thực tế tại Cụng ty, phƣơng phỏp đỏnh giỏ đƣợc ỏp dụng là mức thang điểm kết hợp với cỏc yờu cầu về cụng việc để xõy dựng một mẫu phiếu đỏnh giỏ duy nhất và đƣợc ỏp dụng cho tất cả cỏc nhõn viờn trong Cụng ty. Với cỏch lựa chọn nhƣ vậy sẽ dẫn tới tiờu chớ đỏnh giỏ khụng đảm bảo phù hợp cho tất cả cỏc loại cụng việc khỏc nhau.
Về tiờu chớ đỏnh giỏ Cụng ty nờn căn cứ vào đặc tớnh khỏc nhau của từng loại cụng việc để xỏc định tiờu chớ đỏnh giỏ. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất, kết quả sản xuất cú thể đo đếm bằng con số thỡ Cụng ty đƣa ra cỏc tiờu chớ về khối lƣợng cụng việc hoàn thành. Đối với cỏc bộ phận khỏc nhƣ nhõn lực, quản lý… thỡ tiờu chớ đỏnh giỏ là chất lƣợng cụng việc.
Ngoài phƣơng phỏp đỏnh giỏ theo mức thang điểm, Cụng ty nờn sử dụng phƣơng phỏp ghi chộp cỏc sự kiện và phƣơng phỏp bản tƣờng thuật để cú thể đƣa ra nhận định tổng quan về năng lực, kỹ năng, hành vi… của ngƣời lao động trong cả
74
Đơn vị:…..
Kế hoạch Thực hiện
Dự bỏo nhu cầu 1/2-15/2 100%
Tổ chức chạy tàu 16/2-28/2 80% Do…
………
Hoàn thành Tổ chức chạy tàu 1/3-5/3
Thiết kế ga A 6/3-30/4
BẢNG BÁO CÁO TIẾN ĐỘ
2
Ngày ….. Thỏng…..năm…..
Nhõn viờ n
Nguyễn Văn A Tiến độ
Thỏng Nội dung cụng việc Ghi chỳ
3
quỏ trỡnh cụng tỏc. Hàng thỏng trƣởng cỏc đơn vị yờu cầu nhõn viờn làm bỏo cỏo tiến độ cụng việc của mỡnh, trong đú thể hiện rừ cỏc phần việc đó làm trong thỏng đú và lập kế hoạch những phần việc sẽ làm trong thỏng tiếp theo. Đõy sẽ là một căn cứ quan trọng để cuối quý lónh đạo đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của từng nhõn viờn.
Bảng 4.2: Mẫu bỏo cỏo tiến độ
Cần thực hiện phỏng vấn đỏnh giỏ: Đõy là khõu rất quan trọng để đảm bảo khẳng định việc đỏnh giỏ là khỏch quan và đỏng tin cậy. Khụng những thế, phỏng vấn đỏnh giỏ cũn giỳp tăng cƣờng mối quan hệ giữa lónh đạo và nhõn viờn để nhõn viờn cú thể trỡnh bày tõm tƣ nguyện vọng của mỡnh, đồng thời lónh đạo cũng tỡm ra đƣợc những khả năng tiềm tàng của nhõn viờn. Trong phỏng vấn đỏnh giỏ thỡ mỗi đối tƣợng khỏc nhau nờn cú cỏch phỏng vấn đỏnh giỏ khỏc nhau. Dƣới đõy là một số gợi ý về trao đổi ý kiến phản hồi.
- Đối với nhõn viờn làm tốt: Cụng ty lỳc nào cũng muốn những nhõn viờn giỏi, những ngƣời làm đƣợc nhiều việc. Một trong những cỏch tốt nhất giỳp họ đạt đƣợc mức độ hoàn thành cụng việc cao là đặt ra mục tiờu cho họ. Để đạt đƣợc mục tiờu tốt cần phải thực hiện nhƣ sau:
75
+ Đặt mục tiờu thƣờng xuyờn: Đõy cú thể là một phần của đỏnh giỏ thực hiện cụng việc thƣờng niờn, nhƣng cần đặt mục tiờu thƣờng xuyờn hơn trong một năm.
+ Cùng đặt mục tiờu: Cần chắc chắn rằng cần thỏa thuận với nhõn viờn về tầm quan trọng của những mục tiờu đặt ra.
+ Cần chắc chắn rằng nhõn viờn của Cụng ty đạt đƣợc mục tiờu đề ra. + Đừng đặt quỏ nhiều mục tiờu (dƣới 5 mục tiờu).
+ Đặt mục tiờu ở những chỗ mà cú thể đo đƣợc kết quả: Trƣờng hợp mục tiờu là những tiờu chớ khụng cú con số, cần trao đổi làm thế nào để cú thể biết chắc mục tiờu đề ra đó đạt đƣợc.
+ Cú nhiều mục tiờu khỏc nhau là một ý tƣởng tốt, cỏc mục tiờu nờn gắn với kết quả tài chớnh và năng suất lao động. Cụng ty khụng nờn quờn cho nhõn viờn học thờm những kỹ năng mới, tham dự một số khúa tập huấn hoặc phỏt triển một số kỹ năng con ngƣời.
+ Hóy để nhõn viờn tự đỏnh giỏ và đo lƣờng kết quả vỡ mọi ngƣời sẽ làm việc tốt hơn nếu họ nhỡn thấy kết quả và để họ tự bỏo cỏo.
+ Hóy cho nhõn viờn thấy lónh đạo quan tõm tới cỏch thức mà họ “xoay sở” để đạt mục tiờu của mỡnh. Muốn vậy, cần hỏi họ về cỏc mục tiờu ấy, tỡm hiểu xem nhõn viờn cú gặp vấn đề gỡ khụng, lónh đạo cú thể giỳp gỡ cho nhõn viờn khi họ gặp vấn đề.
- Đối với những nhõn viờn làm việc kộm:
- Nguồn thụng tin về kết quả cụng việc thực sự: Tớnh cỏch cỏ nhõn; biểu chấm cụng; cỏc biểu ghi chộp cụng việc; những ngƣời làm cụng việc tƣơng tự để so sỏnh; những cụng việc dang dở; than phiền của đồng nghiệp cú liờn hệ trực tiếp với cỏ nhõn đƣợc đỏnh giỏ.
- Danh mục kiểm tra về cỏch xử trớ đối với những cỏ nhõn làm việc kộm: tỡm ra khoảng cỏch kết quả mong đợi so với kết quả thực tế; tỡm ra lý do của sự yếu kộm là cỏ nhõn, tổ chức hay lý do khỏc; phƣơng phỏp xử trớ là đặt ra mục tiờu và thƣờng xuyờn kiểm tra lại.
76
- Đào tạo ngƣời đỏnh giỏ: Cụng ty cần cung cấp cho quản lý cỏc cấp cỏc kiến thức cơ bản về quy trỡnh đỏnh giỏ, mục đớch đỏnh giỏ và cỏc kỹ năng, phƣơng phỏp đỏnh giỏ để họ trỏnh mắc phải những lỗi trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ.
4.4.1.2 Hoàn thiện hệ thống thự lao lao động
Để khắc phục những hạn chế trong hoạt động đói ngộ cho nhõn viờn của Cụng ty, tỏc giả xin trỡnh bày một số giải phỏp sau:
Đối với cụng cụ tiền lương:
Tiền lƣơng khụng hợp lý là một trong những nguyờn nhõn gõy ra tõm lý khụng hài lũng trong nhõn viờn, vỡ vậy Cụng ty cần thay đổi quy chế trả lƣơng của mỡnh cụ thể: Áp dụng hỡnh thức lƣơng khoỏn, riờng bộ phận giỏn tiếp (bảo vệ, tạp cụng, lỏi xe…) ỏp dụng hỡnh thức khoỏn quỹ lƣơng.
- Hỡnh thức trả lƣơng khoỏn: Cuối quý, Cụng ty thanh toỏn khoỏn cho từng đơn vị theo Hợp đồng giao khoỏn và quy chế khoỏn đối với từng nhúm đối tƣợng hƣởng lƣơng khoỏn. Số tiền lƣơng khoỏn cũn đƣợc nhận cuối quý của từng đơn vị bằng tổng số tiền lƣơng khoỏn trong quý trừ đi số tiền đó tạm ứng và cỏc khoản khấu trừ theo quy định (tiền phạt tiến độ, chất lƣợng, tiền vay khoỏn, tiền vay khụng cú chứng từ thanh toỏn hợp lệ….). ) ki x hi x (ai x ki) x hi x (ai Tki Tki m 1 i Trong đú:
Tki : Tiền lƣơng khoỏn của lao động thứ i (đồng). Tki: Tổng số tiền lƣơng chia khoỏn của đơn vị.
ai : Cụng trực tiếp tham gia làm khoỏn của lao động thứ i theo bảng cụng đƣợc Tổng Giỏm đốc duyệt (cụng).
hi : Hệ số đỏnh giỏ năng suất, chất lƣợng, hiệu quả sản phẩm của lao động thứ i. Hệ số (hi) do cỏc đơn vị đỏnh giỏ xỏc định cho từng ngƣời lao động.
77
ki : Hệ số xỏc định mức độ chấp hành phỏp luật nhà nƣớc, nội quy, quy chế của Cty và cỏc quy định của đơn vị đối với lao động thứ i. Hệ số này đƣợc chia làm 3 mức:
Chấp hành tốt : ki = 1,0
Cũn vi phạm nhƣng chƣa bị kỷ luật : ki = 0,85 ~ 0,95 Cú vi phạm bị kỷ luật từ khiển trỏch trở lờn : ki = 0,7 ~ 0,8.
Hàng thỏng Cụng ty trả tạm ứng lƣơng khoỏn 01 kỳ vào ngày mùng 5 của thỏng sau liền kề với mức tạm ứng tối đa trong 01 thỏng cho mỗi ngƣời lao động nhƣ sau: Tk = 24 * )) ( (
* HSL PC nờucú Ngàycụngkhoỏn Lttc
*1,5
Trong đú:
Tk : Tiền lƣơng khoỏn tạm ứng;
Lttc : Lƣơng tối thiểu chung theo quy định của Nhà nƣớc; HSL: Hệ số lƣơng;
PC : Phụ cấp lƣơng.
- Phƣơng phỏp trả lƣơng theo hỡnh thức khoỏn quỹ lƣơng:
Đõy là hỡnh thức trả lƣơng ỏp dụng cho những bộ phận lao động giỏn tiếp. Quỹ lƣơng cho từng bộ phận do Hội đồng quản trị xỏc định. Hàng năm Hội đồng quản trị Cụng ty sẽ xem xột, điều chỉnh theo mức độ trƣợt giỏ hoặc thay đổi tiền lƣơng tối thiểu của Nhà nƣớc.
- Phƣơng phỏp trả lƣơng theo Man-month: Đõy là hỡnh thức trả lƣơng rất phù hợp đối với những lao động do Cụng ty cử đi tham gia cỏc dự ỏn. Cụng ty sẽ căn cứ vào yờu cầu trỡnh độ, mức lƣơng từng vị trớ nhõn sự cụ thể của dự ỏn để từ đú điều động nhõn sự tham gia. Cỏch điều động này cú ƣu điểm rừ ràng, minh bạch tạo đƣợc sự thoải mỏi từ cả phớa ngƣời lao động và ngƣời trả lƣơng. Ngƣời lao động biết rừ yờu cầu cụng việc cũng nhƣ mức thu nhập của mỡnh trƣớc khi thực hiện cụng
78
việc để từ đú cõn nhắc cú đảm nhận vị trớ đú hay khụng. Một khi đó nhận vị trớ đú ngƣời lao động sẽ phải tuõn thủ đỳng tiến độ vị trớ của mỡnh.
Áp dụng trả lƣơng theo cỏc phƣơng phỏp trờn Cụng ty sẽ tạo ra đƣợc mụi trƣờng làm việc năng động, lợi ớch đƣợc phõn phối theo sức lao động bỏ ra, chấm dứt đƣợc tỡnh trạng đẩy việc, giải phúng sức ỡ… Khi đú ngƣời lao động sẽ tự ý thức đƣợc trỏch nhiệm của mỡnh đối với mỗi cụng việc đƣợc giao, nỗ lực phấn đấu hoàn thành cụng việc mà khụng cần sự giỏm sỏt chặt chẽ về thời gian cũng nhƣ thỏi độ làm việc nhƣ trƣớc đõy.
Đối với cụng cụ tiền thưởng:
Bờn cạnh tiền lƣơng, thƣởng cũng là một trong những cụng cụ tạo động lực quan trọng của nhà quản lý. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đú Cụng ty những năm trƣớc khi cổ phần húa đó làm đƣợc rất tốt điều này. Nhƣng từ khi cổ phần húa đến nay cụng cụ này đang đƣợc thực hiện một cỏch mỏy múc, cào bằng gõy tõm lý khụng tốt đối với ngƣời lao động. Trƣớc tỡnh trạng đú tỏc giả xin đề xuất một số giải phỏp sau.
- Đối với thƣởng về vật chất: Cụng ty thƣờng thƣởng cho tất cả ngƣời lao động vào cỏc dịp lễ tết nhƣ 30/4, 2/9, tết dƣơng lịch, tết õm lịch. Mức thƣởng đƣợc tớnh cho từng nhõn viờn cụ thể nhƣ sau:
Ti= Li*k
Trong đú:
Ti : Tiền thƣởng cho nhõn viờn thứ i
Li : Tổng tiền lƣơng của nhõn viờn thứ i nhận đƣợc tới thời điểm thƣởng. k : hệ số thƣởng (do hội đồng quản trị và ban điều hành xỏc định căn cứ vào quỹ khen thƣởng của từng năm).
Cỏch thƣởng nhƣ vậy trỏnh đƣợc tỡnh trạng cào bằng (với điều kiện ỏp dụng hỡnh thức trả lƣơng khoỏn) vỡ cùng một hệ số thƣởng k nhƣ nhau, lao động nào cú tiền lƣơng cao đồng nghĩa với mức độ cống hiến cho Cụng ty sẽ lớn vỡ vậy mà tiền thƣởng của họ sẽ cao. Bờn cạnh việc tớnh thƣởng nhƣ vậy Cụng ty cũng nờn dành một số phần quà để hỗ trợ những nhõn viờn cú hoàn cảnh khú khăn, ốm đau…
79
- Đối với thƣởng về tinh thần: Phần thƣởng tinh thần là những phần thƣởng tạo ra sự thỏa món cỏ nhõn khụng thể định lƣợng nhƣ: í thức thành đạt, sự kiểm soỏt cỏ nhõn đối với cụng việc và cảm giỏc rằng cụng việc của mỡnh đƣợc đỏnh giỏ cao… tuy nhiờn, nú lại cú hiệu lực vụ cùng lớn đối với ngƣời lao động.
Phần thƣởng là nhƣng buổi ăn trƣa với tổng giỏm đốc cũng đƣợc nhõn viờn coi là một phần thƣởng vụ cùng quý giỏ vỡ họ cảm thấy thật tự hào và hónh diện khi đƣợc tiếp xỳc, trũ chuyện cùng tổng giỏm đốc - một ngƣời luụn bận rộn và ớt cú thời gian gặp gỡ cỏc nhõn viờn.
Cụng ty nờn lập một bảng khen thƣởng ghi tờn những nhõn viờn đạt thành tớch cao để tuyờn dƣơng, ghi nhận cụng lao của họ đồng thời đăng tải lờn website Cụng ty để bạn bố ngƣời thõn cú thể biết đến. Mặc dù việc làm này khụng mất nhiều chi phớ nhƣng nú gúp phần nõng cao tinh thần làm việc của nhõn viờn lờn rất nhiều, nhõn viờn sẽ thấy rất tự hào về bản thõn họ và cảm nhận đƣợc sự quan tõm sõu sắc của ban lónh đạo Cụng ty, từ đú sẽ thỳc đẩy họ đúng gúp cho Cụng ty hăng say và nhiệt huyết hơn.
Thăng chức cú thể đƣợc coi là mức độ cao nhất của sự khen thƣởng. Thăng chức cho một ngƣời là quyết định nhạy cảm hơn việc tăng lƣơng rất nhiều. Việc xem xột một ngƣời cú thể đảm đƣơng đƣợc những chức vụ cao hơn khụng chỉ phụ thuộc vào sự cống hiến về mặt chuyờn mụn của họ cho Cụng ty mà cũn phải xem xột những phẩm chất cần thiết cho chức vụ ấy… Trong việc thăng chức cho một nhõn viờn, Cụng ty cũng cần chỳ ý đến cấp bậc cụ thể, nờn chỳ ý đến nguyờn tắc thăng chức một