Sau khi đó tớnh toỏn nhu cầu tương lai về nhõn sự, doanh nghiệp sẽ phải dự tớnh cỏc nguồn cung để thoả món cỏc nhu cầu trờn. Cú hai nguồn cung nhõn sự cho doanh nghiệp: nguồn nội bộ và bờn ngoài. Nguồn nội bộ bao gồm những người cú mặt trong doanh nghiệp và cú khả năng thăng chức, thuyờn chuyển… Những người này tạo thành nguồn cung nội bộ. Nguồn cung bờn ngoài bao gồm những người hiờn chưa làm việc cho doanh nghiệp.
Việc dự đoỏn nguồn cung nhõn sự cho doanh nghiệp cần phải tớnh đến cỏc xu hướng biến động trong quỏ khứ và sự phỏt triển mong đợi trong tương lai, những dự đoỏn này sẽ cho chỳng ta một bức tranh tổng thể về khả năng cung ứng nguồn nhõn lực. Một trong những yếu tố quan trọng trong việc dự đoỏn khả năng cung ứng về lao động là xỏc định xem cú bao nhiờu nười sẽ rời khỏi doanh nghiệp trong tương lai, đồng thời để dự bỏo sự biến động về nhõn sự thỡ việc đỏnh giỏ tiềm năng của lực lượng lao động là cần thiết. Cũng cần lưu ý rằng,
nguồn nhõn sự hiện tại và cỏc chớnh sỏch quản lý nhõn sự sẽ ảnh hưởng đến khả năng cung ứng nhõn sự trong tương lai.
Dự bỏo cung nhõn sự nội bộ doanh nghiệp
Việc đỏnh giỏ nguồn cung nhõn sự nội bộ khụng chỉ đơn thuần là việc tớnh sĩ số lao động của doanh nghiệp. Nhà kế hoạch phải phõn tớch lực lượng lao động hiện tại để làm rừ năng lực của mỗi cỏc nhõn. Thụng tin này sẽ cho phộp nhà kế hoạch dự tớnh xem nhu cầu nào cú thể được thoả món bởi nhõn sự hiện tại của doanh nghiệp, điều này được thể hiện trong sơ đồ thuyờn chuyển. Phõn tớch nhõn sự và sơ đồ thay thế là những thụng tin rất quan trọng cho việc kế hoạch hoỏ nhõn sự, với những hiểu biết kỹ hơn về nhõn viờn, bộ phận nhõn sự cú thể lập cỏc kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và quy hoạch cỏn bộ một cỏch cú hiệu quả hơn. Sự hiểu biết này cú thể giỳp đỡ bộ phận nhõn sự trong việc thức hiện kế hoạch hành đọng của mỡnh bằng việc xỏc định cỏc ứng viờn nội bộ cho cỏc nhu cầu nhõn sự của doanh nghiệp.
Phõn tớch nhõn sự: Là việc năm bắt cỏc kỹ năng, hiểu biết và khả năng của mỗi cỏ nhõn trong doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp cú quy mụ nhỏ, cỏn bộ quản lý hầu như biết hết nhõn viờn. Tuy nhiờn, đối với những doanh nghiệp cú quy mụ lớn hoặc khi quy mụ của doanh nghiệp được mở rộng, việc biết rừ một nhõn viờn dưới quyền khụng phải là điều đơn giản, vỡ vậy cỏc doanh nghiệp cần phải cú hệ thống thụng tin cho phộp đỏnh giỏ nội bộ nhõn sự một cỏch khoa học. Việc đỏnh giỏ nội bộ này thường được phõn chia theo hai đối tượng: cỏn bộ quản lý và nhõn viờn. Cho dự là phõn tớch đối tượng nào, phõn tớch nhõn sự sẽ cung cấp một bản liệt kờ cỏc kỹ năng và năng lực của mỗi cỏ nhõn.
Một bản túm tắt dạng này cho phộp làm kế hoạch cú được sự nhận biết sõu rộng về những khả năng tiềm ẩn trong đội ngũ nhõn viờn của họ.
Đối với nhõn viờn thỡ thụng tin về mỗi nhõn viờn được thu thập và lưu trữ dưới dạng bản túm tắt được chia thành cỏc phần bao gồm cỏc thụng tin về cơ bản.
• Phần I: Tờn cụng việc, kinh nghiệm, tuổi, cụng việc trước đõy. Những thụng tin trong phần này cú thể được điền bởi phũng nhõn sự từ hồ sơ nhõn viờn.
• Phần II: Trỡnh độ học vấn, đào tạo chuyờn nghiệp, sở thớch nghề nghiệp, kỹ năng, tinh thần trỏch nhiệm… Phần này giỳp ngưũi làm kế hoạch biết nhiều hơn về tổng thể năng lực của đội ngũ nhõn viờn. Phũng nhõn sự cú thể thu thập những thụng tin này qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp, hoặc cũng cú thể bằng cỏch gửi cỏc cõu hỏi thường kỳ đến cỏc nhõn viờn thụng qua gửi thư điện tử. Mặt khỏc, đa số cỏc doanh nghiệp đều khuyến khớch nhõn viờn của mỡnh cập nhật thụng tin về họ khi cú những thay đổi lớn.
• Phần III: Thành tớch, khả năng đề bạt.Tiềm năng tương lai của nhõn viờn được túm tắt bởi cỏn bộ cấp trờn trực tiếp. Thành tớch, sự sẵn sang thăng tiến và một số khiếm khuyết của nhõn viờn sẽ được ghi vào phần này. Sự xỏc nhận của cấp trờn trực tiếp cho phộp đảm bảo độ chớnh xỏc của thụng tin, người hiểu nhõn viờn của mỡnh hơn cả cỏc chuyờn viờn nhõn sự.
• Phần IV: Là những nhận xột được đỏnh giỏ bởi bộ phận quản lý nhõn sự. Phần này được xem như một sự hoàn chỉnh cuối cựgn của bản túm tắt và
cập nhật những đỏnh giỏ mới nhất về nhõn viờn, qua đú cho phộp hiểu biết rừ hơn những thành tớch quỏ khứ của họ.
Cỏc thụng tin này hiện nay thường được xử lý bằng mỏy vi tớnh để cú thể cập nhật thường xuyờn và bố trớ cụng việc phự hợp. Những doanh nghiệp lớn thường sử dụng hệ thống mỏy tớnh với những phần mềm chuyờn biệt để cú thể sắp xếp một cỏch nhanh chúng nhõn viờn của mỡnh với cỏc cụng việc phự hợp. Hồ sơ mày tớnh cũng tạo điều kiện cập nhật hang năm cỏc thay đổi lớn trong mỗi hồ sơ, boa gồm cỏc kỹ năng mới, mức độ hoàn thành cụng việc hoặc thay đổi nhiệm vụ cụng việc. Nếu khụng cập nhật kịp thời cỏc thụng tin phõn tớch nhõn viờn cú thể dẫn đến việc nhõn viờn bị bỏ qua khi cú cơ hội cụng việc trong doanh nghiệp.
Đối với cỏn bộ quản lý: Việc cập nhập thường xuyờn cỏc thụng tin nhõn sự đối với cỏn bộ quản lý cú ý nghĩa rất quan trọng với việc ra cỏc quyết định nhõn sự. Ngoài những thụng tin tương tự như đối với nhõn viờn, hồ sơ cũn cần cập nhập những thụng tin liờn quan đến cỏc hoạt động quản lý đối với vị trớ đang làm việc của doanh nghiệp. Bao gồm:
• Số lượng nhõn viờn dưới quyền • Ngõn sỏch được quản lý
• Loại nhõn viờn dưới quyờn
• Thành tớch của nhõn viờn dưới quyền • Thành tớch quản lý trước đõy
Ngoài ra, cũn tuỳ theo từng doanh nghiệp mà cỏc thụng tin cú thể chi tiết hơn và nhấn mạnh hơn vào những kỹ năng cần thiết ( ngoại ngữ, khả năng đàm phỏn, khả năng thuyờt phục khỏch hang…)
Kế hoạch đề bạt nhõn sự: Cỏc thụng tin từ phõn tớch nhõn sự sẽ được sử dụng cho việc đỏnh giỏ khả năng thăng tiến hoặc thuyờn chuyển cụng việc của nhõn sự trong doanh nghiệp.
Kế hoạch đề bạt là quy trỡnh mà cỏc cỏn bộ phụ trỏch kế hoạch nhõn sự và cỏc cỏn bộ quản lý tỏc nghiệp sử dụng để chuyển đổi cỏc thụng tin về nhặn hiện tại thành cỏc quyết định về sắp xếp nhõn sự nội bộ trong tương lai. Với những hệ thống thụng tin nhõn sự hiện đại, việc tỡm kiếm và xỏc định cỏc nhõn viờn chủ chốt cú thể được thực hiện một cỏch tự động. Do cỏc quyết định thăng tiến tiềm năng và sắp xếp nhõn sự thường là trỏch nhiệm của cỏn bộ quản lý, bộ phõn sắp xếp nhõn sự sẽ chỉ giữ vai trũ cố vấn. Xột sự phức tạp và thời gian cần thiết cho việc phỏt triển cỏc kế hoạch này, kế hoạch đề bạt thường chỉ hạn chế ở cỏc nhõn viờn chủ chốt và những người được coi là cú tiềm năng trong dài hạn.
Thụng qua việc xỏc định cỏc cỏn bộ kế cận, doanh nghiệp đảm bảo một nguồn thay thế cho cỏc nhu cầu nhõn sự quan trọng bằng chớnh tài năng nội bộ của mỡnh. Kế hoạch đề bạt khụng chỉ tạo ra một động cơ lớn hơn nơi người lao động mà cũn tạo ra một mụi trường cụng việc ổn định. Thụng qua việc đào tạo, luõn chuyển và cỏc hỡnh thức phỏt triển nhõn sự khỏc, cỏc ứng viờn được chuẩn bị để sẵn sang cho một trỏch nhiệm lớn hơn với cụng việc mới. Kế hoạch đề bạt cũng cho phộp phỏt hiện sự thiếu hụt về nhõn sự và sự yếu kộm về kỹ năng của nhõn viờn trước khi nú xảy ra.
Sơ đồ thuyờn chuyển nhõn sự: Để kết hợp cỏc kết quả của phõn tớch nhõn sự và kế hoạch đề bạt, bộ phận nhõn sự sẽ bàn bạc với cỏn bộ cấp cao để phỏt triển cỏc sơ đồ thuyờn chuyển nhõn viờn hoặc cỏc túm tắt thuyờn chuyển cụ thể hơn.
Sơ đồ thuyờn chuyển là cụng cụ hiển thị thể hiện khả năng ai sẽ thay thế ai nếu như cú nhu cầu về nhõn sự. Những thụng tin để xõy dưng sơ đồ thay thế này được tổng kết phõn tớch nhõn sự. Ngoài ra, nú cũn cho thấy khả năng hoàn thành cụng tỏc hiện tại và khả năng thăng tiến đối với những người sẽ thay thế một số vị trớ quan trọng nào đú trong doanh nghiệp
Sơ đồ thuyờn chuyển phải thể hiện cỏc thụng tin cần thiết tối thiểu, và những thụng tin này thay đổi theo từng doanh nghiệp. Sơ đồ này, gần giống như một sơ đồ cơ cấu tổ chức, thể hiện cỏc cụng việc khỏc nhau trong doanh nghiệp và cỏc ứng viờn cú thể. Thụng tin về cỏc ứng viờn bao gồm thành tớch hiện tại và khả năng thăng tiến.
Thành tớch hiện tại của nhõn viờn được xỏc định bởi cỏc đỏnh giỏ của những người giỏm sỏt trực tiếp. í kiến của cỏc cỏn bộ khỏc, của đồng nghiệp hoặc của cấp dưới cũng cú thể được sử dụng để đỏnh giỏ thành tớch của nhõn viờn.
Khả năng thăng tiến trước hết được dựa trờn cơ sở thành tớch hiện tại và được đỏnh giỏ bởi cấp trờn trực tiếp về khả năng thành cụng trong cương vị mới. Bộ phận nhõn sự cú thể tham gia vào việc đỏnh giỏ này thụng qua cỏc thử nghiờmh tõm lý, phỏng vấn, hoặc cỏc phương phỏp đỏnh giỏ khỏc.
thi đua rộng rói giữa cỏc nhõn viờn đang làm việc, khớch lệ họ làm việc tốt hien, sang tạo hơn với hiệu suất cao hơn. Bờn cạnh đớ, nhõn viờn của doanh nghiệp sẽ cú điều kiện thuận lợi hơn trong việc thực hiện cụng việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị mới do khả năng thớch nghi nhanh với mụi trường mà họ biết rừ. Mặt khỏc, nhõn viờn của doanh nghiệp cũgn là những người đó được thử thỏch về lũng trung thành, thỏi độ nghiờm tỳc và tinh thần trỏch nhiệm.
Dự bỏo cung nhõn sự từ bờn ngoài
Đứng trước nhu cầu đa dạng về nhõn sự, khụng phải lỳc nào doanh nghiệp cũng cú thể thoả món nhu cầu bằng nguồn nội bộ, do thiếu hụt về số lượng và đặc biệt là về chất lượng nhõn sự (trỡnh độ đào tạo, chuyờn mụn, kỹ năng). Hơn nữa, việc sử dụng nguồn nhõn sự nội bộ cũng cú một số trở ngại nhất định như việc nhõn viờn hiện tại được thăng chức cú thể đó quen với cỏch làm việc của cấp trờn và sẵn sàng rập khuụn cỏch làm việc đú, thiếu sỏng tạo trong cụng việc, hoặc như trong doanh nghiệp cú thể hỡnh thành những nhúm ứng viờn khụng thành cụng bao gồm những ứng cử vào một chức vụ nào đú cũn trống nhưng khụng được thoả món và từ đú tõm lý khụng phục tựng, khụng hợp tỏc với lónh đạo, chia bố phỏi và khú làm việc. Trong những trường hợp trờn, doanh nghiệp sẽ phải tỡm đến nguồn cung nhõn sự từ bờn ngoài.
Xỏc định nhu cầu nhõn sự từ bờn ngoài: Sự tăng trưởng của quy mụ doanh nghiệp là một trong những nguyờn nhõn chủ yếu ảnh hưởng đến nhu cầu thuờ lao động từ bờn ngoài. Tăng trưởng của cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh làm tăng thờm nhu cầu về nhõn sự mới, nhất là khi mà doanh nghiệp thực hiện việc thuyờn chuyển nội bộ để lấp đầy những khoảng trống về nhõn sự. Nhu cầu nhõn sự bờn ngoài cũng phụ thuộc vào chớnh sỏch nhõn sự của doanh nghiệp
trong việc phỏt triển khả năng của nhõn viờn. Nếu nhõn viờn khụng được khuyến khớch phỏt triển khả năng của mỡnh thỡ cú thể họ sẽ khụng sẵn dàng cho việc lấp đầy sự thiếu hụt nhõn sự, và việc thiếu nhõn viờn cú năng lực để đề bạt cũng là một nguyờn nhõn tạo ra nhu cầu tỡm kiếm lao động từ bờn ngoài doanh nghiệp.
Việc thoả món nhu cầu nhõn sự từ bờn ngoài sẽ phụ thuộc vào cỏc nguồn cung nhõn sự từ bờn ngoài, và để cú thể tỡm kiếm nguồn cung nhõn sự từ bờn ngoài phự hợp với nhu cầu phỏt triển nhõn sự của mỡnh, doanh nghiệp phải cú cỏc cụng cụ để dự bỏo cỏc nguồn cung khỏc nhau, trờn cơ sở đú đưa ra cỏc kế hoạch hành động cụ thể về mặt hoạch định nhõn sự
Dự bỏo nguồn cung nhõn sự từ bờn ngoài thường phải dựa trờn cơ sở dự bỏo tỡnh hỡnh kinh tế núi chung, điều kiẹn thị trường lao động địa phương và điều kiện thị trường nghề nghiệp.
Dự bỏo cung nhõn sự từ thị trường lao động: Sự thành cụng trong cụng việc tỡm kiếm nhõn viờn mới phụ thuộc nhiều vào việc phõn tớch thị trường lao động và năng lực của cỏn bộ quản lý và phụ trỏch nhõn sự.
Phạm vi thị trường lao động tuỳ thuộc vào nhu cầu tỡm kiếm nhõn viờn của doanh nghiệp. Đối với cụng việc đũi hỏi chuyờn mụn và kỹ năng cao, thị trường cú thể là toàn bộ quốc gia, đối với cỏc cụng việc phổ thụng hơn thỡ thị trường cú thể chỉ là địa phương nơi doanh nghiệp làm việc. Dự bỏo điều kiện thỡ trường sức lao động của địa phương rất quan trọng, bởi chỳng ta cú thể quan sỏt thấy việc làm cú thể tăng hoặc giảm rừ rệt tại một thành phố hoặc một vựng nào đú do kết quả của sự phỏt triển hoặc đúng cửa của một vài doanh nghiệp. Hơn nữa, doanh nghiệp cũgn cần phõn tớch khả năng cung cấp nhõn sự cho một số
ngành đặc biệt trờn cơ sở cỏc niờm giỏm thống kờ lao động và kế hoạch đào tạo của cỏc trường trong khu vực.
Khi tỷ lệ thất nghiệp của nền kinh tế thấp thỡ một số cụng việc sẽ rất khú tỡm được lao động thoả món nhu cầu. Trong ngắn hạn thỡ tỷ lệ thất nghiệp là một chỉ số cho phộp đỏnh giỏ mức độ khú khăn trong việc tỡm kiếm lao động mới, tuy vậy, theo kinh ngiệm thỡ tỷ lệ này thay đổi tuỳ theo nhúm xó hội và theo vựng. Một số quốc gia đó phải dựa vào lao động nước ngoài trong thời kỳ khan hiếm lao động.
Nếu khụng tớnh đến tỷ lệ thất nghiệp, doanh nghiệp cú thể tớnh đến giải phỏp thu hỳt lao động của cỏc doanh nghiệp khỏc. Trong dài hạn, sự tăng trưởng của dõn số cú ảnh hưởng lớn đến thị trường lao động. Xu hướng tăng trưởng dõn số là một cung lao động nguồn tiềm tang và xu hướng này cú thể dự tớnh một cỏch tương đối dễ dàng.
Ngoài việc phõn tớch thị trường lao động, doanh nghiệp cũng cần tớnh đến xu hướng biến động của dõn cư. Xu hướng biến động bày cú ảnh hưởng trong dài hạn đến khả năng cugn ứng lao động từ thị trường lao động. Xu hướng giảm tỷ lệ tăng dõn số tại cỏc nước cụng nghiệp phỏt triển, do vậy cỏc nền kinh tế này và đương nhiờn là cỏc doanh nghiệp của họ đều phải tớnh đến việc gia tăng sử dụng lao động là người nhập cư. Tất nhiờn, đối với những nhà kế hoạch, xu hướng này cú thể được dự bỏo trước từ nhiều năm