9.1 Xây dựng mẫu hàng xuất khẩu trên website của công ty:
Quá trình thu thập những hình ảnh về sản phẩm được các nhân viên công ty Việt D.E.L.T.A thực hiện bằng cách chụp tất cả hình ảnh các loại sản phẩm liên quan (ở các Showroom , Hội chợ , Nhà xưởng ,…) đưa lên trang web và lưu theo từng chủng loại mặt hàng vào từng thư mục. Hiện nay địa chỉ website của công ty: www.vdelta.com.vn , tại đây trưng bày các mẫu hàng thủ công mỹ nghệ như: sản phẩm mây tre lá; sản phẩm lụa: tranh thêu, túi xách; sản phẩm gỗ: máy bay gỗ, thuyền gỗ, tranh ghép nổi, tranh ghép phẳng; sản phẩm khác: đèn lòng, gốm sứ, guốc, nón rơm.
Trên đây là một vài trong số những hình ảnh về hàng thủ công mỹ nghệ mà khách hàng có thể nhìn thấy ở trang chủ khi vào website của công ty.
Khuếch trương sản phẩm trên mạng có thể coi là một hình thức tiếp thị có mục tiêu , nhằm lôi kéo người mua hàng có nhu cầu đặc biệt đối với sản phẩm cuả doanh nghiệp đến với website đã mở trên mạng.
Công ty Việt D.E.L.T.A chọn các website cổng thông tin thương mại điện tử B2B (hay còn gọi là sàn giao dịch thông tin thương mại điện tử B2B) trong và ngoài nước giúp công ty thúc đẩy và hỗ trợ phát triển kinh doanh như: chắp mối và giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho công ty.
Công việc tìm kiếm được các nhân viên trong công ty thực hiện qua các bước:
Đăng nhập vào trang giao dịch trực tuyến, trang web mua bán hàng hóa.
Click vào mục ”Đăng ký thông tin”( Registration form) trong “Cơ hội giao thương”( ETO).
Điền đầy đủ các thông tin về: Tiêu đề cần bán (Title), Tên công ty (Company’s name), Địa chỉ ( Address), Người liên hệ (Contact), Điện thoại (Phone), Email, Website, Loại hình (Type): Mua (Buying), Bán (Sale), Tìm đối tác (Partner searching), Mời thầu (Biding), Sản phẩm (Products), Mô tả sản phẩm ( Description).
Sau khi điền đầy đủ thông tin nhấp vào nút “Đăng ký” ( Register).
Những thông tin do nhân viên Việt D.E.L.T.A cung cấp sẽ được Phòng biên tập thông tin doanh nghiệp của sàn giao dịch B2B biên tập để đưa lên website: Thông tin doanh nghiệp, mô tả sản phẩm và giá cả đầy đủ.
Khi đăng ký trở thành doanh nghiệp thành viên của web, tùy theo từng web sẽ phân loại các doanh nghiệp thành viên ( VIP, Basic và Free,…tùy theo quy định từng web) nhằm phục vụ quyền lợi tốt hơn và phù hợp hơn với từng loại thành viên theo từng mức độ: Đăng số lượng sản phẩm trên gian hàng online, đăng tin chào mua, đăng tin chào bán, đăng tin cơ hội kinh doanh, được cung cấp thông tin chào hàng (mua / bán) mỗi tháng,…
Cứ mỗi nhân viên ngoại thương sẽ được cung cấp một máy vi tính phục vụ cho việc đăng ký thông tin, gửi mail và kiểm tra mail thường xuyên. Địa chỉ các website B2B ở nước ngoài, ngoài trang web nổi tiếng www.alibaba.com , nhân viên công ty dễ dàng tìm thấy các trang web khác bằng cách vào thư mục www.google.com và tìm bằng từ khóa “B2B trade page” hoặc “B2B trade lead”…. để đăng ký. Hiện nay, ở Việt nam có một số sàn giao dịch Thương mại điện tử B2B mà công ty đăng ký tham gia làm thành viên như: http://www.b2btrade.biz ,
http://www.bizviet.net , http://www.e-vietnamlife.com , http://www.export.com.vn, http://www.ACEvn.com , http://www.bvom.com ....
9.3 Gửi mail marketing đến khách hàng:
Mail marketing là một hình thức mà nhân viên ngoại thương sử dụng để gửi đến cho khách hàng những thông tin về sản phẩm, về giá cả… nhằm thúc đẩy và đưa khách hàng đến quyết định thực hiện hợp đồng kinh doanh với công ty.
Công việc này không kém phần quan trọng . Nó đòi hỏi nhân viên ngoại thương cần sự chính xác, ngắn gọn rõ ràng trong nội dung , thể hiện việc thực hiện một công việc kinh doanh của mình là nghiêm túc và có uy tín nhằm tạo lòng tin ở khách hàng. Trong mail , nhân viên ngoại thương không quên việc ký và ghi tên đầy đủ , chức vụ , công ty , địa chỉ , số điện thoại , fax , địa chỉ email… giúp người nhận có thể lựa chọn cách liên lạc với nhân viên ngoại thương theo cách thuận tiện nhất cho họ để biết thêm thông tin về sản phẩm.
Trong quá trình liên lạc với nhân viên ngoại thương nhằm muốn biết rõ thêm về sản phẩm, có một vài khách hàng muốn sờ, ngắm sản phẩm một cách trực tiếp. Vì vậy nhân viên ngoại thương yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu cho công ty; sau đó nhân viên gửi hàng mẫu đó cho khách hàng theo yêu cầu về: kích thước , trọng lượng , khối lượng… qua đường bưu điện hay dịch vụ chuyển phát nhanh. Phí chuyển mẫu phụ thuộc vào cuộc thương lượng giữa hai bên, nhưng đa phần là khách hàng chi trả.
9.4 Thương lượng, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu:9.4.1. Thương lượng và đàm phán: 9.4.1. Thương lượng và đàm phán:
Sau khi tạo được lòng tin ở khách hàng cũng như hài lòng về mẫu hàng mà công ty đã gửi và dẫn đến ý định mua hàng , khách hàng sẽ tiến hành trả lời mail của nhân viên ngoại thương hoặc tìm cách liên lạc với nhân viên ngoại thương. Quá trình thương lượng và đàm phán về giá cả diễn ra sau khi khách hàng đồng ý mua hàng . Có nhiều cách đàm phán và thương lượng với khách hàng ở Việt D.E.L.T.A như : thương lượng qua mail, chat ; điện thoại , fax ; hoặc đối với những hợp đồng lớn và quan trọng khách hàng sẽ tổ chức một cuộc tham quan trực tiếp tại công ty , khi đó ban giám đốc cùng đại diện nhân viên ngoại thương sẽ trực tiếp đàm phán và thương lượng với khách hàng . Một trong những cách mà công ty Việt D.E.L.T.A thường áp dụng khi đàm phán với khách hàng là chat qua mail , chiếm tới 80% các cuộc đàm phán .
Giai đoạn này đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo lợi nhuận cho công ty nếu khách hàng chấp nhận giá công ty đưa ra và tiến hành thực hiện hợp
đồng . Vì vậy nhân viên ngoại thương thường hết sức thận trọng trong quá trình thương lượng và đàm phán để vừa bán được sản phẩm với giá cao mà vừa không bị mất khách hàng. Công việc này đòi hỏi tận dụng khéo léo những thủ thuật giao tiếp trong kinh doanh ngoại thương.
9.4.2. Thực hiện hợp đồng:
Sau khi khách hàng đồng ý với những thỏa thuận của hai bên về: hình thức giao hàng, giá cả hàng hóa… và quyết định mua hàng , nhân viên ngoại thương sẽ lập một hợp đồng theo mẫu của công ty với đầy đủ chi tiết các khoản mục và các điều kiện rồi gửi cho khách hàng qua mail hoặc qua fax. Nếu đồng ý các khoản mục trong hợp đồng, khách hàng (người mua) sẽ ký và scan rồi gửi lại qua mail hoặc fax cho công ty . Nhân viên ngoại thương sẽ dựa trên hợp đồng tiến hành các khâu kế tiếp. Nếu không chấp nhận hay không đồng ý khoản mục nào trong hợp đồng thì khách hàng và nhân viên ngoại thương sẽ tiếp tục thương lượng và đàm phán cho đến khi đạt được những thỏa thuận cùng có lợi cho đôi bên.
9.5 Kiểm tra thư tín dụng:
9.5.1 Giục người mua mở L/C hoặc thực hiện phần chuyển tiền trước:
Tại Việt D.E.L.T.A , việc thanh toán thường được thực hiện theo hai cách như sau: chuyển tiền trước đặt cọc từ 30 – 50 % trị giá hợp đồng và bằng 100 % L/C trả ngay tùy từng trường hợp . Nếu chuyển trước thì nhân viên ngoại thương sẽ đôn đốc người mua chuyển tiền đúng hạn.
Nếu hợp đồng quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) trước khi đến hạn mở L/C theo hợp đồng quy định , nhân viên ngoại thương có nhiệm vụ nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng hạn hợp đồng .Và chỉ thực hiện hợp đồng khi nhận được L/C gốc từ ngân hàng thông báo.
9.5.2 Kiểm tra L/C: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việt D.E.L.T.A có thể nhận được L/C trực tiếp từ ngân hàng mở nhưng thường yêu cầu nhà nhập khẩu mở L/C và Việt D.E.L.T.A nhận L/C qua ngân hàng thông báo. Thông qua ngân hàng thông báo công ty có thể an tâm thực hiện hợp đồng.
Nếu thanh toán bằng L/C , nhân viên ngoại thương Việt D.E.L.T.A thường yêu cầu nhà nhập khẩu gửi bảng nháp L/C để kiểm tra trước khi nhà nhập khẩu mở L/C . Việc kiểm tra này tránh được các sai sót phải tu chỉnh khi L/C mở mà các điều kiện không phù hợp hoặc có sai sót so với hợp đồng . Tuy nhiên khi nhận được bản gốc L/C từ ngân hàng thông báo thì nhân viên ngoại thương vẫn phải kiểm tra kỹ các nội dung của L/C nếu có nội dung nào không phù hợp thì phải yêu cầu nhà
nhập khẩu tu chỉnh L/C . Các nội dung kiểm tra bao gồm : số L/C ; số tiền L/C ; loại tiền ; tên ,địa chỉ nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu; thời hạn giao hàng ; ngày hết hạn ,địa điểm hết hạn L/C và các nội dung khác . Bên cạnh đó nếu không nắm vững những quy định của L/C hoặc có những yêu cầu mà công ty mới gặp lần đầu thì nhân viên ngoại thương sẽ nhờ ngân hàng tư vấn và tham khảo kinh nghiệm của các đơn vị bạn. Khi các điều khoản gây bất lợi cho Việt D.E.L.T.A thì nhân viên ngoại thương phải thương lượng và yêu cầu nhà nhập khẩu tu chỉnh L/C . Việt D.E.L.T.A chỉ thực hiện hợp đồng khi nhận được các tu chỉnh từ ngân hàng thông báo.
Khi các nội dung của L/C đã phù hợp với hợp đồng và khả năng thực hiện , Việt D.E.L.T.A sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo của quá trình giao hàng cho nhà nhập khẩu.
9.6 Chuẩn bị nguồn hàng: 9. 6.1.Tập trung hàng: 9. 6.1.Tập trung hàng:
Do đặc thù Việt D.E.L.T.A là công ty thương mại nên phương thức tạo nguồn hàng chủ yếu bằng cách ký hợp đồng thu mua từ các nhà sản xuất trong nước . Dựa trên cơ sở các điều kiện của L/C hay hợp đồng ngoại thương do bộ phận ngoại thương cung cấp , bộ phận huy động sẽ tiến hành giao dịch với nhà cung cấp (nhà sản xuất) và ký hợp đồng nội.
Quá trình đàm phán của nhân viên huy động với nhà cung cấp trong nước diễn ra song song với quá trình đàm phán của bộ phận ngoại thương với khách hàng nước ngoài. Sau khi L/C đã mở , nhân viên huy động phụ trách mặt hàng sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp trong nước.