Sơ đồ 2.1: Cấu trúc kênh phân phối điện thoại di động Samsung của Công ty
2.4.2Quản lý các dòng chảy trong kênh
2.4.2.1 Quản lý dòng chảy thông tin
Hiện nay công ty đang sử dụng một tập hợp các phần mềm quản lý thông tin như hệ thông FIFA, hệ thống INSIDE, BOD…các hệ thống này luôn luôn tổng hợp mọi thông tin về tình hình tài chính, doanh số kinh doanh, báo cáo về tồn kho, các dịch vụ khuyến mãi v..v..v thông qua c áchệ thống này công ty có thể kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh của mình. Những nội dung mà hệ thống phần mềm lưu trữ và xử lý thông tin gồm có:
+Kinh doanh:
- Điều tra: hệ thống các bảng hỏi và thông tin thu thập được đã qua sử lý sơ bộ.
- Khuyến mại: tra cứu tổng hợp chương trình khuyến mãi và báo cáo quản lý thưởng.
+Báo cáo:
- Báo cáo tồn kho toàn công ty FPT Mobile.
- Chi nhánh: báo cáo xuất kho chi nhánh, báo cáo nhập kho chi nhánh, báo cáo quản lý chi nhánh xuất.
- Showroom: báo cáo xuất showroom, báo cáo showroom xuất bán khách lẻ.
- Đại lý: báo cáo hàng xuất bán khách lẻ,báo cáo hàng tồn tại đại lý, báo cáo hàng nhập lại từ khách lẻ, báo cáo hàng xuất bán đại lý khác.
- Báo cáo hàng tuần.
+ Bảo hành: tra cứu tổng hợp phiếu bảo hành
Mỗi chiếc máy khi được bán đi tại bất cứ một tỉnh thành nào trên toàn quốc cũng có một số IMEI, số IMEI này sẽ được nhập vào máy tính kết nối trong hệ thống và từ đó công ty dễ dàng kiểm soát được lượng hàng nhập xuất. Đây là một phần mềm mạnh giúp cho việc kinh doanh của công ty được kiểm soát tốt hơn, để từ đó giúp cho ban lãnh đạo công ty có thể hoạch đinh chiến lược một cách sát thực và hiệu quả cao hơn, giảm thiểu được sự rủi ro, nâng cao khả năng thành công. Với việc đầu tư và triển khai sử dụng một loạt các hệ thông phần mềm quản lý thông tin như FIFA, BOD, INSIDE v..v.. do mỗi một phần mềm có những ưu và nhược điểm riêng do vậy việc sử dụng một hệ thống phần mềm sẽ giúp những nhược điểm của phầm mềm này đựoc khắc phục bởi ưu điểm của phần mềm khác. Mặc dù chi phí đầu tư cho nó là khá cao nhưng do nhận thấy sức mạnh của thông tin, nhất là trong nền kinh tế thị trường thì ban lãnh đạo công ty đã có những quyết định rất đúng đắn cho việc đầu tư khá lớn vào công nghệ. Nó tạo ra dòng thông tin luôn được thông suốt hai chiều từ nhà sản xuất đến các thành viên kênh và ngược lại.
2.4.2.2 Quản lý dòng đặt hàng, dòng phân phối vật chất, thu hồi bao gói
Mỗi một nhân viên kinh doanh phụ trách một số đại lý nhất định, do vậy chính các nhân viên này là người nhận đơn đặt hàng của các đại lý. Trong trường hợp nhân viên kinh doanh này nghỉ thì các đơn đặt hàng của đại lý đó sẽ do bộ phận xử lý đơn hàng tiếp nhận. Các hình thức đặt hàng có thể là qua điện thoại, qua mail, fax…rồi sau đó nhân viên kinh doanh xác nhận lại đơn hàng bằng mail hoặc fax đến các đại lý. Ngoài ra khi có các hình thức khuyến mãi dành cho đại lý đối với một số sản phẩm thì trước tiên nhân viên sẽ liên hệ trực tiếp với các đại lý để thông báo nhằm khuyến khích các đại lý nhập hàng rồi sau đó có các văn bản chính thức xuống các đại lý. Hình thức này còn mang nhiều cảm tính chủ quan của các nhân viên kinh doanh, nó dễ dẫn đến sự thiên vị và gây ảnh hưởng xấu đến quan hệ trong kênh.
Về quản lý dòng phân phối vật chất, công ty thanh toán toàn bộ chi phí vận chuyển xuống kho đại lý. Hỗ trợ vận chuyển được đại lý đánh giá rất cao. Đối với các đại lý khu vực nội thành thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, đội giao nhận của công ty sẽ giao hàng trong vòng 30 – 60
phút, khu vực ngoại thành từ 1- 3 giờ. Đối với đại lý khu vực tỉnh, công ty ký kết hợp đồng với các công ty dịch vụ chuyển phát nhanh Tín Thành, AHL, Saigon Post, Viettel. Đại lý sẽ nhận được hàng trong vòng 12 - 24giờ.
Đối với việc thu hồi sản phẩm hỏng hay sản phẩm cần bảo hành sửa chữa thì hiện nay công ty chưa có một chính sách hỗ trợ nào do vậy dễ dẫn đến tình trạng các đại lý chậm trễ trong việc chuyển máy của khách hàng về trung tâm bảo hành của công ty. Khi khách hàng mua máy từ các trung gian thương mại đều có một thẻ bảo hành tại trung tâm bảo hành của hãng, nhưng nhìn chung theo tâm lý là mua tại đâu thì mang máy đến đó bảo hành do vậy các trung gian nào tiêu thụ càng nhiều thì tỷ lệ máy cần mang bảo hành, sửa chữa cũng cao hơn. Nhưng chi phí vận chuyển bảo hành không có được sự hỗ trợ, do vậy các đại lý thường chờ đợi tập trung một lượng máy hoặc kéo dài thời gian bảo hành của khách dài hơn so với quy định. Điều này làm giảm sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh của công ty thời gian giao hàng của công ty đến các đại lý trong khu vực nội thành Hà Nội trong khoảng 1-3 giờ và thời gian giao hành ngoại thành là từ 3-5 giờ. Như vậy với thời gian giao hàng trung bình như hiện nay thì các đại lý sẽ cần phải đặt hàng trước ngày bán hàng tiếp theo để công ty có thời gian chuẩn bị và đại lý liên tục có hành gối đầu để bán, không lo sợ thiếu hàng. Việc quản lý dòng đặt hàng cần phải được thực hiện tốt nhằm giúp cho dòng phân phối vật chất được thực hiện trơn tru. Bên cạnh việc quản lý dòng thông tin và dòng đặt hàng hiện nay dòng thanh tóan đang được công ty quản lý một cách khá hiệu quả.
2.4.2.3 Quản lý dòng thanh toán
Dòng thanh toán của công ty hiện nay đang được quản lý dựa trên hai yếu tố đó là thời gian thanh toán và hình thức thanh toán. Với hai hình thức thanh toán hiện nay đó là:
- Thanh toán ngay: giảm 2% trên tổng số tiền thanh toán các đơn hàng có giá trị từ 100 triệu trở lên đối với đại lý khu vực thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, 50 triệu trở lên đối với đại lý khu vực tỉnh. Ngoài ra, đại lý còn được thưởng 0.3% nếu thanh toán tiền cho công ty bằng chuyển khoản qua ngân hàng hoặc nộp tiền vào tài khoản của công ty.
- Thanh toán chậm: đại lý ký quỹ cho công ty số tiền đúng bằng hạn mức công nợ công ty dành cho đại lý. Đại lý được hỗ trợ 15%/năm số tiền ký quỹ, trích trước hàng tháng 1.25% tiền ký quỹ này trừ vào hóa đơn mua hàng. Thời gian tối đa công ty cho đại lý nợ tiền là 15 ngày. Đại lý phải chịu mức phạt 2,5%/tháng số nợ từ ngày thứ nhất đến ngày thứ bảy, 3%/tháng số nợ từ ngày thứ 8 trở đi.
Qua việc phân tích hai hình thức thanh toán trên ta thấy công ty đã có sự quản lý dòng thanh toán một cách hiệu quả, nhằm giúp các thành viên kênh dễ dàng có được sự lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với điều kiện của mình, đồng thời đảm bảo được tối ưu sự lưu chuyển của nguồn vốn kinh doanh, tránh được tình trạng nợ đọng trong kênh quá hạn.
2.4.2.4 Quản lý dòng xúc tiến
Các chương trình xúc tiến khuyếch trương do bộ phận marketing trong công ty đảm nhiệm. Các nhân viên marketing sẽ đưa ra ý tưởng, phác thảo sơ bộ ý tưởng đó thành chương trình sau đó sẽ trình bày ý tưởng về hãng Samsung để hãng phê duyệt. Khi ý tưởng được thông qua, các nhân viên kinh doanh sẽ tiếp tục triển khai ý tưởng thành dự án hoàn chỉnh và sau đó là triển khai xuống kênh. Thông thường các sản phẩm được khuyến mãi là các sản phẩm có mức tiêu thụ chậm chưa được người tiêu dùng biết đến, ngoài ra nó còn phụ thuộc vào chiến lược sản phẩm của công ty. trong quá trình triển khai các chương trình xúc tiến, công ty còn nhiều hạn chế trong việc quản lý như việc chưa triển khai đồng bộ, chậm chạp trong việc gửi công văn đi kèm đến các cơ quan chức năng, thông tin thông báo chưa đầy đủ đến các đối tượng mục tiêu gây ra tình trạng cắt xén quà tặng, thông điệp không rõ ràng, chưa có sự kiểm tra đánh giá sau mỗi chương trình…với những hạn chế này trong thời
gian tới công ty cần khắc phục nhằm đạt được kết quả tốt theo như mục tiêu chương trình xúc tiến đề ra.
2.4.2.5 Quản lý dòng tài chính
Việc quản lý dòng tài chính của công ty hiện nay còn khá lỏng lẻo. Do khi muốn đăng ký là thành viên của kênh trong bản hợp đồng nguyên tắc bán hàng công ty không hề có yêu cầu chứng minh tài chính, yêu cầu về vốn, mặt bằng kinh doanh, năng lực quản lý…để có thể đảm bảo các thành viên kênh đủ điều kiện khi tham gia kinh doanh. Đồng thời về các chương trình tạo vốn, duy trì cơ chế tài chính trong kênh cũng chưa được quan tâm của công ty. Trong giai đoạn kinh tế đang suy thoái, những hoạt động hỗ trợ về tài chính của công ty cũng như các thành viên kênh có tiềm lực tài chính mạnh đang và sẽ là những hoạt động cần thiết đối với các thành viên kênh khác.
Hiện nay công ty đang quản lý các dòng chảy trong kênh như dòng thông tin, dòng thanh toán và dòng xúc tiến trong trạng thái có thể kiểm soát được, tuy nhiên để phát huy hơn nữa vai trò của các dòng chảy trong hoạt động của kênh thì công ty cần phải có các chính sách quản lý các dòng chảy trong kênh sát thực hơn, hiệu quả hơn.