Sơ đồ 3.1 Quy trình chung của lập chương trình phân phối.
3.1.3Hoàn thiện hệ thống quản lý các dòng chảy trong kênh phân phối điện thoại di động Samsung
thoại di động Samsung
3.1.3.1 Quản lý dòng chảy thông tin trong kênh
Trong thời đại ngày nay thông tin là một yếu tố quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của công ty. Đối với một hệ thống phân phối, thông tin là yếu tố liên kết các thành viên lại với nhau, do vậy nếu hệ thống thông tin hoạt động tốt, truyền tải thông tin một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ thì nó sẽ giúp cho việc ra quyết định cũng như triển khai chiến lược một cách hiệu quả hơn. Đối với hoạt động phân phối điện thoại di động yếu tố thông tin vô cùng quan trọng, nếu dòng thông tin về sản phẩm mới, chính sách bảo hành, các chương trình khuyến mãi, ưu đãi từ nhà phân phối đến các trung gian và đến người tiêu dùng cuối được đảm bảo chính xác và kịp thời thì sẽ giúp cho các mục tiêu phân phối của công ty được thực hiện đúng như dự kiến.và ngược lại dòng thông tin từ người tiêu dùng cuối cùng trở lại công ty thông qua các trung gian được truyền tải kịp thời và trung thực thì sẽ giúp cho công ty trong việc đánh giá và hoàn chỉnh lại chương trình một cách hợp lý hơn.
Một trong những chỉ dẫn quan trọng nhằm tăng cường sự chấp nhận và tích cực bán sản phẩm mới của các đại lý là tạo điều kiện cho các đại lý được tham gia vào quá trình đánh giá, xem xét việc nhập sản phẩm mới về kinh doanh của công ty. Do hạn chế về nguồn lực con người cũng như thời gian nên không thể tiếp xúc được với toàn bộ hệ thống đại lý. Trước mắt, phòng marketing sẽ lập danh sách email liên lạc của toàn bộ đại lý của công ty trên toàn quốc, khi có tài liệu chào hàng của hãng, phòng marketing sẽ tiến hành gửi thông tin cho các đại lý, chia sẻ kế hoạch kinh doanh sản phẩm mới của công ty và thu thập những ý kiến đóng góp của đại lý. Trên cơ sở những ý kiến đóng góp của đại lý, kết hợp cùng những ý kiến điều tra, thu thập từ người tiêu dùng tại showroom, từ những bộ phận liên quan trong công ty việc đánh giá, xem xét sản phẩm mới trở nên toàn diện hơn. Mặt khác, việc thu thập ý kiến từ đại lý sẽ thúc đẩy họ hỗ trợ nhiệt tình cho sản phẩm mới khi tung ra thị trường, sản phẩm mà họ đã từng đóng góp một phần công sức trong
việc đưa ra những đánh giá phục vụ việc ra quyết định có kinh doanh sản phẩm mới này không và kinh doanh sản phẩm mới này như thế nào. Chương trình phần mềm quản lý bán hàng hiện nay mặc dù hỗ trợ rất nhiều cho công ty, cho đại lý nhưng mới dừng lại ở mức hỗ trợ các ứng dụng nhập hàng – xuất hàng, chiết xuất các báo cáo tổng hợp, chi tiết liên quan đến nhập – xuất – tồn kho hàng hóa từ cấp độ công ty cho đến đại lý có ký kết hợp đồng chính thức của công ty.
Trong thời gian tới công ty cần đầu tư nâng cấp chương trình này lên trình độ cao hơn, hỗ trợ nhiều hơn cho công tác quản lý kênh phân phối của công ty. Cấu trúc của hệ thống như sau:
- Phần thứ nhất: các báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất nhập tồn của công ty, đại lý.
- Phần thứ hai: cập nhật các báo cáo thị trường, báo cáo và hình ảnh trưng bày.
- Phần thứ ba: thông báo về sản phẩm mới, các chương trình thưởng, chương trình thi đua, chương trình khuyến mại, chính sách của công ty tới đại lý; thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến đại lý; diễn đàn về thị trường.
Với việc hoàn thiện dòng thông tin trong kênh sẽ tác động lớn đến sự phối hợp trong kênh và chi phí điều hành kênh và là cơ sở để hoàn thiện các dòng chảy khác.
3.2.3.2 Quản lý dòng đặt hàng, dòng PPVC, thu hồi bao gói.
Về hỗ trợ vận chuyển, công ty thanh toán toàn bộ chi phí vận chuyển xuống kho đại lý. Hỗ trợ vận chuyển được đại lý đánh giá rất cao. Đối với các đại lý khu vực nội thành thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, đội giao nhận của công ty sẽ giao hàng trong vòng 30 – 60 phút, khu vực ngoại thành từ 1- 3 giờ. Đối với đại lý khu vực tỉnh, công ty ký kết hợp đồng với các công ty dịch vụ chuyển phát nhanh Tín Thành, AHL, Saigon Post, Viettel. Đại lý sẽ nhận được hàng trong vòng 12 - 24giờ. Bên
cần bảo hành của đại lý đến các trung tâm bảo hành của hãng nhằm nâng cao thời gian cũng như chất lượng dịch vụ bảo hành.
3.1.3.3 Quản lý dòng thanh toán
Với hai hình thức thanh toán hiện nay của công ty là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm mỗi hình thức có một số ưu và nhược điểm nhất định, cả hai hình thức đều đang nhận được sự hợp tác từ các đại lý. Vì khi xem xét đến chính sách thanh toán, công ty đã tính đến nhiều yếu tố như: thời gian, phần trăm thưởng phạt, phương thức thanh toán để giúp cho các đại lý có thể dễ dàng trong việc cân nhắc nguồn vốn, không quá bị gò bó trong việc thanh toán, có được sự lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với khả năng tài chính của mình. Nhưng song song với đó công ty cần có sự hoàn chỉnh cơ chế thanh toán với phương thức và thời gian hợp lý đồng thời cần có cơ chế kiểm soát quá trình thực hiện dòng thanh toán để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời. đối phương thức thanh toán chậm tránh tình trạng nợ đọng quá nhiều dẫn đến tình trạng mất khả năng thanh toán, có thể ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ kênh.
3.1.3.4 Quản lý dòng xúc tiến
Xúc tiến là một trong những vấn đề mà các đại lý hiện đang quan tâm nhất nhằm giúp các đại lý có thể dễ dàng hơn trong việc bán hàng. Do vậy công ty cần xem xét đến những hình thức xúc tiến sau có thể hỗ trợ cho các đại lý.
Trợ cấp trưng bày là hình thức trợ cấp cho các siêu thị điện thoại di
động lớn thông qua một bản hợp đồng chính thức giữa công ty và đại lý. Đại lý cam kết trưng bày sản phẩm mới của công ty trong thời gian 6 tháng. Đổi lại, đại lý được nhập 01 sản phẩm với giá bằng 50%. Quy định rõ đại lý có trách nhiệm bù hàng mới để trưng bày trong thời hạn 3 ngày trong trường hợp đại lý khi hết hàng lấy sản phẩm trưng bày bán cho người tiêu dùng. Điều khoản xử phạt trong trường hợp đại lý vi phạm hợp đồng là phải trả tiếp cho công ty 50% giá trị sản phẩm đã nhập về trưng bày. Thực hiện hình thức này đòi hỏi công ty phải có chế độ giám sát và kiểm tra thường xuyên.
Các chương trình đào tạo cần được thực hiện theo hướng kết hợp giữa
đào tạo kiến thức sản phẩm với đào tạo kỹ năng bán hàng, tách biệt giữa đào tạo cho đại lý bán buôn và đại lý bán lẻ. Chương trình đào tạo cho đại lý bán buôn cần tập trung vào việc giúp đỡ lực lượng của người bán buôn trong các lĩnh vực như sự hiểu biết của họ về các sản phẩm cụ thể của công ty, kỹ thuật bán hàng của họ, kỹ năng tư vấn cho khách hàng của họ. Chương trình đào tạo ở cấp bán lẻ lại tập trung vào kiến thức về sản phẩm, kỹ thuật bán, kỹ năng tư vấn cho khách hàng chủ yếu tập trung vào giới thiệu công dụng của sản phẩm. Phần kỹ năng bán hàng công ty cần tính toán ký hợp đồng với các trung tâm đào tạo chuyên nghiệp. Chương trình đào tạo được thực hiện 3 tháng một lần, vì vậy, cần giới thiệu với đại lý những sản phẩm hiện có và những sản phẩm mới dự kiến tung ra thị trường trong thời gian 1- 3 tháng tới. Hướng dẫn học viên thao tác trực tiếp trên máy và vận dụng đối với những sản phẩm có nhiều tính năng mới đòi hỏi người bán hàng phải có kỹ năng thao tác tốt khi giới thiệu với khách hàng. Thiết kế những trò chơi có phần thưởng liên quan đến tính năng, công dụng của sản phẩm nhằm kích thích sự tham gia của học viên và có tác dụng giúp học viên nhớ lâu. Đối với những khu vực thị trường có số lượng đại lý ít, doanh số thấp công ty chưa tổ chức được các buổi đào tạo cần thu thập đầy đủ địa chỉ email của đại lý để gửi nội dung chương trình đào tạo để họ tham khảo.
Chương trình thi đua là một hình thức rất hữu ích trong việc kích thích
các đại lý. Chương trình thi đua bán hàng làm tăng động lực và năng suất của các đại lý. Dẫu rằng tất cả chương trình thi đua bán hàng thể hiện bằng cách này hay cách khác nhưng mục đích chung là tăng doanh số và khả năng sinh lời, và hầu hết đều có mục tiêu cụ thể như thúc đẩy việc tiêu thụ các mặt hàng luân chuyển chậm hay gia tăng doanh số các sản phẩm có lợi nhuận cao, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm mới.
Trong các chương trình thi đua, công ty cần đảm bảo: - Chọn các mục tiêu cụ thể và thực tế.
- Lập ra các chỉ tiêu tạo điều kiện cho các đại lý một cơ hội tham gia và chiến thắng. Giải thưởng không phải dựa trên tổng doanh số bán hàng mà dựa trên những cách đo lường khác như phần trăm tăng lên của doanh số bán hàng, phần trăm vượt chỉ tiêu. Giải thưởng rơi vào tay tất cả đại lý tham gia chứng minh được sự cải tiến về doanh thu bán hàng – giá trị giải thưởng liên quan trực tiếp đến mức độ cải tiến công việc. bằng cách này tất cả đại lý tham gia cảm thấy rằng họ có cơ hội chiến thắng và tất cả đại lý sẽ nhiệt tình hơn.
- Xây dựng giới hạn thời gian trong vòng từ một đến bốn tháng. Đây là khoảng thời gian được các đại lý đánh giá là vừa đủ để xây dựng lòng nhiệt tình, có đầy đủ thời gian để bao phủ các khu vực và đạt doanh số bán hàng tối đa, và không kéo dài quá lâu làm cho các đại lý mất đi hứng thú.
- Xây dựng cho điều lệ cuộc thi dễ hiểu.
- Xây dựng và duy trì lòng nhiệt tình của đại lý bằng cách mở đầu bằng thông báo chính thức của công ty, sau đó là gửi email, gọi điện thoại và bất kỳ hình thức nào khác để khuấy động sự quan tâm của đại lý.
- Phát hành thường xuyên, liên tục các bản báo cáo diễn tiến của cuộc thi để cho đại lý biết họ đang đứng vị trí nào và họ phải làm gì thêm nữa để với tới phần thưởng.
- Trao ngay phần thưởng cho đại lý khi họ đạt được chỉ tiêu.
- Công bố kết quả, việc ghi nhận thành tích đôi khi còn quan trọng hơn cả phần thưởng bằng hiện vật. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hội nghị khách hàng dành cho các đại lý cũng là một công cụ hiệu quả
để phổ biến các thông tin và kích thích nỗ lực của đại lý. Trong bối cảnh hiện nay, các hội nghị khách hàng trở thành một diễn đàn để công ty thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau như:
- Trình bày kế hoạch các sản phẩm mới công ty dự kiến kinh doanh trong thời gian tới.
- Trình bày kế hoạch các chương trình chiêu thị cần hoạt động tham gia của các đại lý.
- Thông báo các Chương trình thi đua và các hình thức thi đua giành cho các đại lý.
- Hướng dẫn huấn luyện bán hàng dành cho các đại lý.
- Bàn bạc về các trở ngại, khó khăn và các vấn đề mà đại lý quan tâm. Để giảm thiểu chi phí cũng như tập trung giải quyết những vấn đề và nhu cầu cụ thể của từng vùng công ty nên tổ chức các hội nghị khách hàng theo từng khu vực do mỗi chi nhánh quản lý. Chi nhánh Hà Nội, Hải Phòng tổ chức hội nghị các đại lý khu vực phía Bắc. Chi nhánh Đà Nẵng tổ chức hội nghị các đại lý miền Trung. Chi nhánh Hồ Chí Minh, Cần Thơ tổ chức cho các đại lý miền Nam.
Thành phần tham dự hội nghị khách hàng bao gồm đầy đủ các bộ phận liên quan đến công việc kinh doanh của đại lý như đại diện bộ phận kinh doanh, marketing, kế toán – giao nhận, bảo hành nhằm có thể giải đáp mọi vấn đề mà đại lý quan tâm.
Hội nghị khách hàng nên được tổ chức mỗi năm hai lần vào các thời điểm sơ kết tình hình kinh doanh sáu tháng đầu năm và tổng kết tình hình kinh doanh cuối năm.
Phòng Marketing chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị khách hàng. Công tác lập kế hoạch là chìa khóa để thực hiện thành công hội nghị khách hàng. Các mục tiêu được xác định là tiết kiệm thời gian, có nhiều đại lý tham gia, hợp lý về chi phí, đáp ứng nhu cầu của tất cả đối tượng tham gia. Hội nghị khách hàng cần tuân theo một lịch trình làm việc cụ thể, đảm bảo tất cả các thành phần tham gia đều được gửi các bản báo cáo liên quan, bản chương trình và thời gian cụ thể.
3.1.3.5 Quản lý dòng tài chính.
Trong sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường điện thoại di động hiện nay, các nhà phân phối thiếu kinh nghiệm cũng như không có một chiến lược kinh doanh cụ thể, những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ đang bị sát nhập cũng như tự rút lui khỏi ngành và thay thế vào đó là những nhà phân phối lớn, các siêu thị điện thoại di động. Tiêu biểu như trường hợp năm 2005 hệ thống phân phối điện thoại di động Nettra hoạt dộng không hiệu quả, tham gia thị trường một cách ồ ạt không có sự thăm dò kỹ lưỡng đã dẫn đến thất bại chỉ trong hơn 1 năm hoạt động và được mua lại bởi công ty cổ phần viễn thông quân đội Viettel. Kinh doanh trong lĩnh vực phân phối điện thoại di động đòi hỏi vốn lớn, mặt bằng kinh doanh hấp dẫn, năng lực quản lý tốt do vậy yếu tố tài chính vô cùng quan trọng. Đặc biệt trong thời kỳ kinh tế đang suy thoái các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ gặp rất nhiều khó khăn về vốn. Trong năm 2008 vừa qua tập đoàn FPT đã có sự hợp tác đầu tư với công ty thông tin di động VMS Mobifone và tổng công ty tái bảo hiểm quốc gia Vinare và một số cổ đông khác thành lập ngân hàng thương mại cổ phần TIÊN PHONG. Là một thành viên của tập đoàn FPT, FPT Mobile có nhiều ưu thế hơn so với các nhà phân phối khác để cùng với ngân hàng Tiên Phong giúp các thành viên kênh khác về mặt tài chính trong giai đọan khủng hoảng kinh tế có thể vững tâm hoạt động kinh doanh.