trực tiíp hay chuyín khoản.
- Cần phải qui định rõ trâch nhiệm rõ răng của mỗi bín khi thực hiện hợp đồng. Luơn cung cấp thơng tin liín tục cho nhau để đảm bảo hăng hĩa vận chuyín được thơng suốt. Cũng như câc trường hợp cả hai bín cĩ trục trặc thì phải thơng bâo cho nhau sau đĩ cùng giải quyết.
- Mọi tranh chấp phải được giải quyết theo trình tự của phâp luật Việt Nam. - Khi lo dịch vụ hải quan khâch hăng phải cam kết đúng số lượng. vă khơng cĩ hăng cđm theo qui định của luật phâp Việt Nam.
- Câc cam kết phải cĩ đầy đủ sự răng buộc, để khi xảy ra sự cố khơng gđy mắt quyín lợi cho hai bín.
- Điều quan trọng nhất lă thời gian vận chuyển phải tính tôn cho phù hợp với khả năng của cơng ty để đảm bảo uy tín cũng như chất lượng dịch vụ.
(2) Nhận bộ hồ sơ từ khâch hăng
Luận văn tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn Ngọc Dương
Sau khi hợp đồng ủy thâc được kí kết, nhđn viín giao nhận của cơng ty sẽ liín hệ với chủ hăng để nhận bộ hỗ SƠ về lơ hăng. Bộ hồ sơ năy bao gồm Hợp đồng, Invoice, Packing list, Giấy phĩp xuất khđu. Bộ phận chứng từ sẽ dựa trín những chứng từ năy để lín bộ hồ sơ ra cảng mở tờ khai. Cơng ty khơng chịu trâch nhiệm về chất lượng hăng hô, về những sai sĩt giữa hợp đồng vă chứng từ với thực tế hăng hô.
(3) Lưu cước (Booking Place)
Thơng thường đối với hăng nơng sản câc chủ hăng Việt Nam thường kí hợp đồng để bân với giâ FOB thì cơng việc giao hăng phải theo sự chỉ định của người mua : nếu cĩ yíu cầu của người nhập khẩu nước ngoăi thì cơng ty sẽ tiền hănh thuí tău do người mua chỉ định hoặc tại hêng tău cĩ uy tín quen thuộc. Câch thức thực hiện như Sau :
- Trước mỗi chuyến hăng, người giao nhận phải liín lạc với hêng tău để tìm hiểu lịch trình tău chạy (Schedule of Sailing), luồng tău đi mă mình cđn chở hăng tới nhằm:
+ Lựa chọn tău mă mình tin cậy với mức giâ chấp nhận được.
+ Biết được thời gian tău đến để chuẩn bị hăng hô.
+ Đăng kí để giữ chỗ cho số hăng hô cần chuyín chở (liner booking note). - Lập Cargo list (bảng danh mục hăng xuất khẩu) theo mẫu của hêng tău đề
chứng tỏ mình cĩ hăng để xuất vă kí Booking note. Booking note năy cĩ giâ trị như
một hợp đồng vận chuyín xâc nhận quyín vă nghĩa vụ của người chủ hăng vă người đại lý. Booking note qui định thời gian giao hăng, sơ container, cước phí vă điều kiện thanh tôn. Booking note cĩ thể được kí khi cước phí đê trả trước (Freight prepaid) hoặc cước trả tại nơi đến (Freight collect) tùy theo từng điều kiện cơ sở giao hăng. cước phí năy bao gồm cả chỉ phí xếp vă đỡ hăng vă do hêng tău định sẵn. Riíng ở Việt Nam hiện nay, câc hêng đại lý tău cũng khơng mấy thích kí Booking Note vì sợ lộ giâ cước do ảnh hưởng của phương phâp cạnh tranh lă giảm giâ cước. Nếu để lộ giâ cước của hêng mình cho chủ tău khâc biết thì họ cĩ thể chăo kĩo chủ hăng bằng câch đưa ra mức cước thấp hơn; cĩ khi chủ hăng đê kí Booking note với hêng tău năy rồi nhưng vẫn cĩ thể hủy bỏ cam kết, cịn câc đại lý thì khơng muốn kiện vì lăm như thế sẽ mất khâch.
- Tùy chính sâch của từng hêng tău mă việc book chỗ năy lă cĩ hoặc khơng cĩ răng buộc hai bín. Do lă đại lý của câc hêng tău chuyín về dịch vụ giao nhận hăng hĩa, cơng ty Trường Tuấn sẽ thuận lợi hơn trong việc đặt chỗ trước cho mỗi lơ hăng. Hơn thế nữa, nhờ tổ chức thu gom câc loại hăng nhỏ để gĩp thănh một lơ hăng lớn (đđy lă nghiệp vụ quan trọng đối với cơng ty ) nín cước phí rẽ hơn đặc biệt cho những
chủ hăng nhỏ chỉ cĩ một văi kiện lẻ. Vì giâ cước tùy thuộc văo số lượng, hăng gửi đi
số lượng căng lớn thì giâ cước căng giảm.
-_ Việc lưu cước sẽ đo Bộ phận chịu trâch nhiệm cước hăng sea thực hiện bằng câch gửi cơng văn nhằm mục đích gửi thơng bâo cho hêng tău biết số lượng. trọng
————z-ẳiỶỶaaaaasanaarnrsrnrzỶrnnm
Luận văn tốt nghiệp GVHD) : Th.s Nguyễn Ngọc Dương
lượng, ngăy đi, nơi đến cuối cùng... của lơ hăng. Tuy nhiín, trín thực tế đê quen biết chỉ cần telephone hoặc fax chứ cơng ty khơng cần gặp trực tiếp.
- Trường hợp hêng tău đồng ý thì sẽ Fax cho cơng ty Lệnh cấp cont rỗng ( nếu xuất hăng đi bằng đường biển). Cơng ty phải chú ý lịch tău, số chuyến, số vận đơn hêng cấp trực tiếp (Master Bill of lading) để vận chuyển hăng hĩa. Do đĩ việc lưu cước chỉ diễn ra trong vịng văi phút.
- Trường hợp hêng tău khơng đảm bảo chỗ đê Booking, người đại diện của hêng sẽ thơng bâo cho nhđn viín Bộ phận chịu trâch nhiệm cước hăng sea để họ cĩ phương ân giải quyết việc lưu chuyín hăng hĩa căng sớm căng tốt. Để đâm bảo uy tín đặc biệt đối với khâch hăng mới đi lần đầu, cơng ty sẽ cơ găng hết sức trânh trường hợp năy vă cĩ những hình thức xử lý thích hợp giúp khâch hăng hạn chế những rủi ro cĩ thể xảy ra.
(4) Chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết cho lơ hăng :
Tùy theo yíu cầu của khâch hăng căn cứ trín hợp đồng, tính chất của hăng hô. phương thức thanh tôn mă Bộ phận chứng từ lập câc chứng từ hăng hô sao cho phủ hợp, thơng thường một bộ chứng từ xuất khẩu hăng nơng sản bao gơm :
(4.1) Chứng từ khai hải quan :
Việc kiểm tra vă lập chứng từ trước khi đăng kí hải quan lă rất quan trọng quyết định đến thời gian giao nhận, do vậy việc khai bâo địi hỏi phải tỉ mỉ vă chặt chẽ, thí hiện sự nhất quân của bộ tờ khai hải quan với bộ chứng từ, người giao nhận tự khai vă
tự tính thuế.
Chuẩn bị bộ hồ sơ khai bâo hải quan gồm :
-_ Tờ khai hải quan hăng hĩa xuất khđu ( 2 bản ). - Giấy tiếp nhận hồ sơ khai hải quan ( 1 bản ).