HĂNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY
1. Giải phâp thứ 1: đăo tạo nguồn nhđn lực chuyín nghiệp
Đđy lă vẫn đề then chốt vă mang tính lđu dăi của toăn cơng ty, địi hỏi lênh đạo cơng ty phải thật chú trọng. vì vậy cơng ty cần cĩ chính sâch đầu tư đúng đắn cho vấn đề năy, cụ thể:
1.1 Chương trình tuyển dụng nhđn viín :
Nền kinh tế của đất nước ta hiện nay đang chuyển dần sang nền kinh tế thị trường, hoạt động giao thương được đđy mạnh. khối lượng giao dịch hăng hĩa xuất nhập khẩu của đất nước ta ngăy căng tăng lăm cho khối lượng cơng việc của câc cơng ty kinh doanh dịch vụ giao nhận ngăy căng nhiều vă cơng ty Trường Tuần cũng khơng ngoại lệ.
Nếu cơng ty khơng thể đâp ứng được hết những yíu cầu của khâch hăng thì cơng ty cĩ thể tuyển dụng thím nhđn viín mới. Nhưng phải chú ý lực lượng bổ sung phải cĩ trình độ vững văng về nghiệp vụ cũng như ngoại ngữ nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động giao nhận của cơng ty. Muốn đạt được điều đĩ thì cơng fy phải cĩ một qui trình tuyển dụng thật cụ thể, hợp lý vă nín thực hiện tuần tự câc bước trong qui trình tuyển dụng : chuẩn bị tuyển dụng, thơng bâo tuyển dụng, thu nhận vă nghiín cứu hồ sơ, phỏng vẫn, ra quyết định tuyển dụng.
1.2 Chương trình đăo tạo nhđn viín :
Cơng ty cần thực hiện câc chương trình đăo tạo những nhđn viín mới cũng như thường xuyín cĩ những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho những nhđn viín đang lăm việc tại cơng ty. Để cơng ty luơn cĩ những nhđn viín cĩ khả năng hoăn thănh cơng việc tốt nhất theo những yíu cầu của khâch hăng. Cĩ hai phương thức đăo tạo :
a) Đăo tạo lúc mới bắt đầu nhận việc :
Nhđn viín mới văo lăm việc cĩ thể chưa năm được những cơng việc thực tiễn mă mình phải thực hiện. Do đĩ việc âp dụng dạng đăo tạo kỉm cặp, hướng dđn tại chỗ
lă phù hợp nhất.
Câch thức tổ chức đơn giản nhất lă trong quâ trình thực hiện cơng việc học viín sẽ quan sât, ghi nhớ, học tập vă thực hiện cơng việc theo câch mă người hướng dẫn đê chỉ bảo. Đối với cơng việc giao nhận, thường thì nhđn viín phải lăm việc với nhiều hồ
sơ xuất nhập khẩu, qui trình, thủ tục hải quan khâc nhau; nín việc chỉ dẫn một câch
cặn kẽ vă cụ thể câch khai hồ sơ vă những qui trình thủ tục hải quan sẽ giúp cho nhđn viín mới nhanh chĩng tiếp cận được câch thức lăm việc khi phải thực hiện cơng việc
một mình sau năy.
——————___—_——_______________D_D_______ẦÕ_Ố_Ố______________———————————____KT S—
SVTH : Nguyễn Thị Thúy Âi Trang 72
Luận văn tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn Ngọc Dương
Ộ Đăo tạo theo kiểu kỉm cặp tại hướng dẫn tại chỗ cĩ câc nhược điểm mă cơng ty
cđn khăc phục cũng như phât huy những ưu điím của phương phâp năy :
% Ưu điềm :
- Đơn giản, dí tơ chức lại cĩ thí đăo tạo nhiíu người cùng một lúc.
-_ Ít tốn kĩm, trong quâ trình đăo tạo học viín lăm thím được cơng việc cho cơng ty vă cơng ty cũng khơng cđn cĩ câc phương tiện chuyín biệt như : phịng học. cân bộ giảng dạy riíng...
- Học viín năm được ngay kiín thức giải quyít câc vđn đí thực tÍ vă mau chĩng cĩ thơng tin phản hơi ví kít quả đăo tạo
Khuyết điểm :
- Người hướng dẫn thường khơng cĩ kinh nghiệm về sư phạm do đĩ cĩ thể hướng dẫn học viín khơng theo trình tự từ đễ đến khĩ, khiến học viín khĩ tiếp thu.
- Người hướng dẫn cĩ thể cảm thấy học viín lă mối nguy hiểm đối với cơng
việc của họ nín khơng nhiệt tình hướng dđn.
b) Đăo tạo khi nhđn viín đang lăm việc :
Cĩ nhiều hình thức để đăo tạo nhđn viín trong lúc họ đang lăm việc cho cơng ty như : cho họ nghỉ một khoảng thời gian để theo học dạng chính qui câc lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, hoặc cĩ thể tổ chức những lớp học văo những buổi tối mă họ khơng phải lăm việc để họ vẫn cĩ thể vừa học vừa lăm,. . mỗi hình thức điều cĩ những ưu nhược điểm riíng. Nhưng đối với lĩnh vực dịch vụ giao nhận như của cơng ty thì cơng ty luơn cần cĩ một đội ngũ nhđn viín sẵn săng thực hiện những yíu cầu của khâch hăng. Việc cho nhđn viín nghỉ để đi học thím câc lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lă điều rất khĩ thực hiện. Do đĩ cơng ty nín chọn hình thức cho nhđn viín vừa lăm vừa học thì sẽ hiểu quả hơn.
s+ Hình thức đăo tạo vừa lăm vừa học :
Cơng ty sẽ để cho nhđn viín được luđn chuyín qua nhiều chức danh cơng việc khâc nhau trong một khoảng thời gian để nhằm hiểu biết tổng quât về câc cơng viỆc cĩ liín quan. Từ đĩ câc nhđn viín thực hiện cơng việc ở khđu trước biết được cơng việc của nhđn viín ở khđu sau, nín họ sẽ cĩ điều kiện tạo nhiều thuận lợi cho câc nhđn viín khđu sau hoăn thănh cơng việc một câch tốt nhất. Ngược lại nhđn viín khđu sau hiểu được cơng việc của nhđn viín ở khđu trước tạo nín một sự phối hợp nhịp nhăng ăn ý giữa câc nhđn viín, gắn kết câc cơng việc của nhđn viín trở thănh một chuỗi mắc xích hỗ trợ tích cực cho nhau nhằm mang lại giâ trị cao nhất cho khâch hăng, lăm tăng khả năng cạnh tranh của cơng ty.
Mặc khâc, việc tạo ra câc nhĩm lăm việc luđn chuyền một câch hợp lý. sẽ giúp
cho nhđn viín trânh được tình trạng đơn điệu, nhăm chân trong cơng việc. Đơng thời phương phâp năy cũng sẽ giúp cho cơng ty trânh được tình trạng người thì cĩ quâ nhiều việc để lăm, người thì lại khơng cĩ việc để lăm gđy nín lêng phí nguơn nhđn lực.
——————-Ỷ-Ỷ-Ỳ-aẳằẳửợssz»--zaờyờẳïẳnẳnz..z.s.-.-.-zỶ.-.-.sr.zs....ờờ--ờơ-ơờơờờơơmmmmrmmmm
Luận văn tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn Ngọc Dương
Nĩ cịn giúp cơng ty chủ động trong việc bồ trí nhđn viín thay thế khi cĩ sự nghỉ việc của câc nhđn viín khâc.
Để việc đăo tạo cĩ hiệu quả thì cơng ty khơng chỉ chú trọng đến hoạt động đăo tạo mă phải chú trọng đến kết quả đăo tạo. Cơng ty phải đânh giâ được sự tâc động của quâ trình đăo tạo tới quâ trình thực hiện cơng việc của nhđn viín. Nhiều khi lý luận vă
thực tiễn khơng ăn khớp với nhau. Đăo tạo chỉ dạy lý thuyết vă giới thiệu phương phâp vì vậy địi hỏi việc đăo tạo phải gắn với thực tiễn.
1.3 Thực hiện những chính sâch đồng viín hợp lý :
Ộ Cơng ty cần cĩ những chính sâch đơng viín nhđn viín của mình để họ thấy răng cơng sức họ bỏ ra đĩng gĩp cho hoạt động của cơng ty khơng phải lă vơ ích.
- Cơng ty cần khen thưởng kịp thời những nhđn Viín cĩ biểu hiện tốt trong việc thực hiện cơng việc của thâng đĩ. Những mĩn quă, tiền thưởng cùng với lời biểu dương của lênh đạo sẽ lă một nguơn động viín rất lớn đối với nhđn viín. Qua đĩ sẽ tạo cho họ thím niềm tin vă sức mạnh để hoăn thănh tốt hơn cơng việc ở thâng kế tiếp.
- Bín cạnh những việc khen thưởng cơng ty cũng cđn cĩ những biện phâp nhắc nhở hay khiển trâch đối với những ứng viín khơng hoăn thănh tốt cơng việc. Nhưng khi thực hiện việc đĩ lênh đạo phải thực hiện với thâi độ xđy dựng, giúp đỡ nhđn viín chú khơng phải lă thâi độ ghĩt bỏ.
- Nđng bậc lương hăng năm mặc dù phải tùy thuộc văo tình hình lêi lỗ hăng năm của cơng ty. Tuy nhiín, để khuyến khích những nhđn viín lăm việc cĩ hiệu quả; trong một sơ trường hợp được tăng lương vă đề bạc trước thời hạn lă để khuyến khích họ tham gia tích cực hơn văo cơng việc của mình.
- Lênh đạo của cơng ty cũng cần tổ chức những buổi hội thảo đĩng gĩp ý kiến cho sự phât triển của cơng ty với sự tham gia của nhđn viín. Qua đĩ, họ sẽ thấy được rằng ban lênh đạo cơng ty rất coi trọng họ. Nín họ sẽ ra sức để đĩng gĩp những ý kiến hữu ích cho sự phât triển của cơng ty vă họ sẽ sât cânh với ban lênh đạo của cơng ty thực hiện cho kỳ được những chính sâch vă mục tiíu đê đề ra.
2. Giải phâp thứ 2 : tăng cường việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vă trang
thiết bị hiện đại văo việc phục vụ giao nhận vă vận chuyền quốc tế
Cơng ty cần sử dụng câc phầm mềm cơng nghệ thơng tin văo cơng việc giao nhận vă vận chuyển hăng hĩa. Hiện nay trín thị trường cĩ một loại phđn mềm phục vụ cho nhu cầu năy đĩ lă Phần mềm phục vụ giao nhận vă vận chuyển hăng quốc tế. Nđng cấp mạng Internet để câc bộ phận cĩ thí nhận vă trả. lời email với câc khâch hăng, xử lý thơng tin nhanh chĩng vă hiệu quả hơn. Nđng cấp câc thiết bị văn phịng để hỗ trợ tốt hơn cho câc nhđn viín khi thực hiện cơng việc.
Cơng ty cần trang bị câc phương tiện vận chuyín trong quâ trình giao nhận như đội xe chở hăng của cơng fy. Điều năy địi hỏi phải tốn kĩm nhưng bù lại trong tương lai nếu hăng hĩa nhiều, cơng ty sẽ tiết kiệm được chỉ phí thuí xe vă giúp cho cơng tâc giao nhận mang tính cơ động vă linh hoạt.
—Ỷ-Ỷ=Ỷ-=srỶ--.-sỶ-ỶZ.ẳễẫễẳỶ.tễs.ễỶẳễẳz-.z.zỶzsz-.-rz.r.z.Ỷ.Ỷ.-.Ỷ.Ỷ.Ỷ.-.ẳ-.rz.-.-.r.rzr.r.ẳ..ẳễ.-..--.zrzờzơz‹nnờ--ơờơờẵnaơanannnsaaanm
Luận văn tốt nghiệp GVHD:Th.s Nguyễn Ngọc Dương
3. Giải phâp thứ 3: Hợp tâc chặt chẽ về thơng tin giữa câc phịng ban với
nhau vă với khâch hăng
" Tuy hiện nay sự hợp tâc giữa câc phịng rất chặt chẽ nhưng vẫn cịn tồn tại một sơ vđn để như : bộ phận chăm sĩc khâch hăng cung cấp thơng tin cho phịng kinh doanh cịn chậm chưa đâp ứng được nhu cđu cđn thơng tin liín tục vă nhanh chĩng. Phịng kinh doanh vẫn cịn chậm trong vấn đề cung cấp hĩa đơn cho phịng kế tôn, gđy khĩ khăn cho vấn đề thu hồi cơng nợ. Thơng tin ví khâch hăng vẫn cịn bị động. khi khâch hăng cĩ nhu cầu vận chuyển quâ gấp thì việc book tău vă xe rất khĩ khăn.
Cơng ty cần ră sôt lại tồn tại vướng, mắc trong hoạt động của câc phịng liín quan đến việc thực hiện hợp đồng vận chuyển; trín cơ sở đĩ lín kế hoạch, tổ chức lại sự phối hợp giữa câc phịng vă phản hồi từ câc phịng. Luơn lấy thơng tin từ khâch hăng để cung cấp kịp thời cho phịng kinh doanh trânh gđy tình trạng bị động trong cơng việc. Giúp cho việc thực hiện hợp đồng của cơng ty ngăy căng tốt hơn .
% Đối với phịng kinh doanh dịch vụ vận tải vă xuất nhập khẩu:
Cần cố găng năm bắt thơng tin thật nhanh từ bộ phận chăm sĩc khâch hăng vă phđn tích phản hỗồi kịp thời cho khâch hăng. Đồng thời phải luơn liín lạc, kiểm tra đốc thúc câc nhđn viín giao nhận hoạt động một câch linh hoạt hơn. Khi xảy ra sự cố trục trặc về câc hoạt động trong quâ trình vận chuyín thì phải bâo ngay cho trưởng phịng được biết để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Phải thường xuyín nhắc nhở câc nhđn viín tiến hănh sắp xếp bộ chứng từ thanh tôn vă lưu lại của một lơ hăng một câch nhanh chĩng cho phịng kế tôn.
«% Đối với bộ phận chăm sĩc khâch hăng :
Thơng tin từ khâch hăng lă quan trọng nhất, khi cĩ thơng tin từ khâch hăng phải chuyín nhanh chĩng đến từng phịng để kịp thời giải quyết. Tuy nhiín phải ưu tiín thơng tin nhanh nhất cho phịng kinh doanh dịch vụ vận tải vă xuất nhập khđu vì đđy chính lă xương sống cùa cơng ty. Phải thường xuyín liín lạc với khâch hăng để thu thập thơng tin vă đưa ra câc dự bâo cho câc phịng nhất lă phịng kinh doanh để cĩ một sự chuẩn bị kịp thời khơng lđm văo thế bị động.
% Đối với phịng kế tôn :
Kiểm tra lại kỹ bộ chứng từ thanh tôn trước khi ra ngđn hăng.
Phịng kế tôn phải thường xuyín đốc thúc phịng kinh doanh giao câc chứng từ hĩa đơn cho phịng để kịp thời bâo câo cơng nợ lín cđp trín.
Phịng kế tôn thường xuyín thơng bâo về câc khoản nợ của khâch hăng cho phịng kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu.
Nếu chứng từ sai sĩt thì phải liín với phịng kinh doanh dịch vụ vận tải vă xuất khđu, đí kịp thời sửa chữa.
IV- KIÍN NGHỊ
—————---r-s-r-sx-s-rcr-x-x-—E—=r-—---r-=cr-=——>——>———>---ene—=
SVTH : Nguyễn Thị Thúy Âi Trang 75
Luận văn tốt nghiệp GVHD): Th.s Nguyễn Ngọc Dương
„mm ẻ+.-Txsssễsẳễễssễsssrsszssẳễszzrz.ẳaẳờơờẳễ=ïẳẫmơơơơơơơơơơœmemm.--ẮẮ.ồỐỖỐỐỒỖỒ...Ắ———————-
1. Kiến nghị đối với Nhă nước :
1.1 Hoăn thiín cơ sở phâp lý :
Hiện nay Nhă nước ta chưa cĩ một cơ sở lý luận chung thống nhất cho : ngănh glao nhận ngoại thương nín cơng tâc giao nhận hăng hĩa xuất nhập khẩu chủ yếu thực hiện theo kinh nghiệm, vì thế kết quả hoạt động khơng cao. Câc cấp, ngănh, viện nghiín cứu kinh tế, trường đại học cđn nín phối hợp để đưa ra một cơ sở lý luận chung thống nhất từ qui chế, giảng dạy, thực hiện... để tất cả mọi người tham gia hoạt động trong lĩnh vực năy tuđn theo.
Cơng tâc giao nhận lă một cơng việc rất phức tạp vì liín quan đến nhiều ngănh nghề khâc nhau như : Hải quan, Giâm định, Vận tải, Bảo hiểm, Ngđn hăng, Cảng, Cửa khẩu... vì thế, chính phủ cần cĩ hướng chỉ đạo câc cấp, ngănh cĩ liín quan lập kế hoạch sớm nhất nhằm trang bị kiến thức cho đội ngũ giao nhận quốc tế trong bối cảnh ngănh năy đang trín đă phât triển mạnh như hiện nay.
Nhă nước cần đặt ra những khung phâp lý cụ thí riíng cho người giao nhận quốc tế hoạt động trín lênh thổ nước ta. Những qui định rõ răng về phạm vi hoạt động, quyín hạn vă nghĩa vụ của họ sẽ lăm cơng tâc quản lý trở nín hiệu quả. Cần xâc định ngănh hăng vă danh mục ngănh hăng hoặc dịch vụ khơng được hoặc hạn chế khuyến khích giao nhận. Cần cĩ chế độ thưởng phạt nghiím minh nhằm phât huy cao nhất hiệu quả giao nhận cũng như hạn chí thđp nhất thiệt hại do ngănh năy gđy ra như buơn
lậu, hăng giả, trốn thuế.
Câc thủ tục hải quan cần đựoc vi tính hĩa hơn nữa để hạn chế sự kiểm hĩa của con người, hạn chế tiíu cực. Câc ngănh Bảo hiểm, Ngđn hăng, Thuế vụ cần phải được qui định những chính riíng, trânh sự phức tạp ảnh hưởng đến cơng tâc giao nhận hăng hĩa xuất nhập khẩu. Câc qui định phải theo tỉnh thần khuyến khích người giao nhận sử dụng câc dịch vụ trín, để lăm cho câc ngănh nghề năy ngăy căng phât triển mạnh mẽ vă vững chắc.
Cần cải thiện lại hệ thống giao thơng giúp cho hoạt động vận chuyển hăng hĩa
được nhanh hơn.
1.2 Cải câch thủ tục hải quan :
Trong cơng tâc giao nhận hăng hĩa xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan lă một bộ phận rất quan trọng, mang tính ảnh hưởng quyết định đến tiến độ thực hiện cơng tâc giao nhận hăng hĩa xuất nhập khẩu của câc doanh nghiệp. Thực tế, thủ tục hải quan Việt Nam cịn quâ rườm ră, phức tạp gđy nhiều trở ngại, khĩ khăn lăm mất thời gian của câc doanh nghiệp, mặc khâc lại cịn nhiều kẽ hở tạo điều kiện cho tiíu cực phât sinh. Do đĩ để phục vụ câc doanh nghiệp tốt hơn cũng như nhanh chĩng hội nhập với thế giới bín ngoăi cần gấp rút cải tiễn triệt để qui trình thủ tục năy. Hay nĩi câch khâc phải xđy dựng hải quan thănh lực lượng chuyín nghiệp, cĩ chuyín mơn sđu vă hiện đại, hoạt động minh bạch, liím chính vă cĩ hiệu quả nhằm đâp ứng yíu cầu của tình hình vă nhiệm vụ phât triển kinh tế đất nước. Để lăm được điều năy cơ quan hải quan