- Mã số: VTCMFP
2.4.Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho
Tại Công ty không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty tiến hành kiểm kê NVL tại Công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng loại NVL tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó, việc kiểm kê còn giúp Công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát đồng thời có biện pháp xử lý kịp thời. Do có nhiều loại NVL nên Công ty thường kiểm tra vào cuối tháng nhằm theo dõi tình hình số lượng NVL tồn kho cuối tháng.
NVL ở Công ty có nhiều, chủng loại khác nhau yêu cầu Công ty trong quá trình kiểm kê phải kiểm kê cẩn trọng. Thủ kho là người đứng ra kiểm kê cùng với kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết NVL với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân NVL bị thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, môi trường khách quan, cân đo đong đếm hay do tiêu cực.
Sau quá trình kiểm kê được hoàn thành thì thủ kho và kế toán xác định được số lượng thực tế NVL trong kho có khớp đúng với trong sổ sách không, thủ kho và kế toán tìm ra nguyên nhân thừa hay thiếu để có biện pháp xử lý.
Để hạch toán thừa, thiếu NVL kế toán sử dụng tài khoản: TK 138 – Phải thu khác
Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành nhập liệu vào phần mềm ghi sổ:
- Phát hiện thừa qua kiểm kê:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác - Nếu phát hiện thiếu qua kiểm kê:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Ví dụ: Ngày 31/03, thủ kho cùng kế toán Công ty xuống kho kiểm kê số lượng của NVL phát hiện NVL bơ thiếu 6kg, trị giá 132.000 đồng so với số lượng trong các sổ kế toán phản ánh. Qua tìm hiểu nguyên nhân do lỗi của nhân viên của Công ty gây ra, thủ kho báo cáo lên Giám đốc và kế toán hạch toán:
Nợ TK 138 132.000 Có TK 152 132.000
Nhân viên phải bồi thường số NVL làm mất: Nợ TK 334 132.000