- Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 004
3 GBN 0008 Thanh toán tiền bột sữa 1121 00.871
BẢNG KÊ NHẬP KHO Tháng 03/
Tháng 03/2013
Chứng từ Tên NVL TK có Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ngày Số 03/03 PNK 00014 Bột sữa béo 331 VTCFMP Kg 1.050 108.255 113.667.750 03/03 PNK 00015 Bột nhão vị cam 331 VTCPPF Kg 250 34.367 8.591.750 04/03 PNK 00016 Bột sữa gầy 331 VTCSMP Kg 3.672 107.251 393.825.672 … …. …. …. …. …. …. …. …. 07/03 PNK 00019 Bơ 141 VTCBM Kg 1.053 22.000 23.166.000 07/03 PNK 00020 Sữa tươi 331 VTCFM Kg 2.060 14.010 28.860.600 ….. ….. ……. ……….. …… ….. ... …….. …… 15/03 PNK 00032 Bột sữa béo 331 VTCFMP Kg 1.750 109.353 191.367.750 15/03 PNK 00033 Dextrose monohydrate 331 VTPDM Kg 174 770 133.980 ….. …. …. …. …. … … … … Tổng cộng 19.342 1.343.043.258 Ngày 31 tháng 03 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc
Kế toán nhập nguyên vật liệu mua thanh toán bằng tiền tạm ứng:
- Nội dung:
Đây là trường hợp nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài mà Công ty đã thanh toán cho người bán bằng tiền tạm ứng.
- Chứng từ sử dụng:
Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu QĐ 48/2006 – BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 14/09/2006. Bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa; Hóa đơn GTGT; Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng thanh toán tạm ứng; Bảng kê hàng hóa; Phiếu nhập kho; Biên bản kiểm kê vật tư; Các chứng từ vận chuyển (nếu có): Hợp đồng vận chuyển, Hóa đơn GTGT.
- Tài khoản liên quan:
TK 152 “Nguyên vật liệu”: phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chi tiết 5 TK cấp 2: TK 1521: Nguyên vật liệu chính; TK 1522: Vật liệu phụ; TK 1523: Nhiên liệu; TK 1528: Vật liệu khác
TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ”: phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.
TK 141 “Tạm ứng”: phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán tạm ứng các khoản tạm ứng đó.
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do DN giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ SXKD hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại DN. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với DN về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ.Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
- Quy trình nhập liệu:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ Phiếu nhập kho, HĐ GTGT Nhập mua hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo chương trình nhập liệu phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012. Kế toán vật tư nhập liệu theo định khoản, nhập các thông tin, phần mềm tự động tính toán và cập nhật lên các TK 152, TK 1331, TK 141.
Ví dụ: Ngày 07/03/2013, Công ty mua 1.053kg bơ của công ty CP thực phẩm sữa Việt theo HĐ GTGT 000674, đơn giá 22.000 đồng. Thuế GTGT 10%, đơn giá đã bao gồm chi phí vận chuyển. Công ty đã thanh toán bằng tiền tạm ứng. Bước 1: Mở phần mềm kế toán Misa, vào phân hệ mua hàng, chọn mua hàng kèm hóa đơn, tiến hành nhập liệu vào phiếu nhập như sau:
Hình 2.6: Màn hình nhập liệu nghiệp vụ mua vật tư
Bước 2: Sau đó vào mục thuế để nhập thông tin về thuế GTGT khai TK thuế: 1331; Ngày hạch toán thuế: 07/03/2013; Mẫu số HĐ: 01GTKT3/001; ký hiệu HĐ: SV/13P; Số hóa đơn: 0000674. Nhấn nút “Cất” để lưu chứng từ. Có thể chọn mục in để lựa chọn in phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan.
Bước 3: Vào phần nghiệp vụ, chọn tổng hợp, chọn chứng từ nghiệp vụ khác. Sau đó nhập các thông tin như màn hình sau:
Chọn bán hàng chưa thanh toán
Ô “ngày hạch toán”: 07/03/2013
Ô “số chứng từ”: Điền số của phiếu nhập kho NK00019
Ô “đối tượng”: chọn mã đối tượng là ĐTCCSV, tên đối tượng là công ty CP thực phẩm Sữa Việt
Ô “Người giao”: Nhập tên người giao hàng Trần Thanh Hiền
Ô “Diễn giải”: Nhập mua bơ, nhập 01 chứng từ gốc
Ô “NV mua hàng”: Chọn mã NV017.
Cột “Mã hàng”: Chọn mã vật tư VTCBM
Cột “Diễn giải”: ô cột diễn giải sẽ tự cho ra tên vật tư là Bơ.
Cột “Kho”: Chọn kho vật tư 152
Cột “TK Nợ”: 152
Cột “TK Có”: Chọn TK 331
Cột “ĐVT”: Nhập kg
Cột “Số lượng”: 1.053
Cột “Đơn giá”: Nhập đơn giá mua là 22.000đồng
Cột “Thành tiền”: Phần mềm tự cập nhật bằng cách lấy số lượng x đơn giá
Hình 2.7: Màn hình nhập liệu chứng từ khác (liên quan đến tạm ứng)
Nhập ô ngày chứng từ, ngày hạch toán: 07/03/2013, số chứng từ: NK00019
Tk nợ: 331, TK có: 141, loại tiền VNĐ, số tiền: 23.166.000
Dòng thứ 2 về thuế GTGT được khấu trừ: TK nợ là 331, có TK 3388, loại tiền VNĐ, số tiền: 2.316.600. Sau đó nhấn nút cất để lưu chứng từ.
- Kết xuất sổ:
Sau khi nhập liệu, phần mềm tự động cập nhật lên các sổ: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 141, Sổ cái TK 152, sổ chi tiết TK 152…
Biểu 2.6
Công ty TNHH HITACOM Việt Nam
A3 khu đô thị Việt Hưng, P.Giang Biên, Q.Long Biên, Hà Nội