Tại Công ty, NVL thường do phòng kinh doanh vật tư tự mua về dựa trên kế hoạch mua hàng đã được cấp trên phê duyệt. Phòng kinh doanh vật tư cử người đi mua NVL, khi NVL được mua về, người đi mua sẽ mang hóa đơn mua hàng
cùng với các chứng từ liên quan để làm căn cứ và được đưa về phòng kinh doanh vật tư để đối chiếu với kế hoạch, trong hóa đơn có ghi rõ số lượng, chủng loại, quy cách NVL, đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán…Sau đó, trưởng phòng kinh doanh vật tư viết giấy đề nghị nhập vật tư cho thủ kho. NVL mua về sẽ được thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất rồi đối chiếu với hóa đơn, nếu phù hợp sẽ cho nhập vật tư và ký vào giấy đề nghị nhập vật tư. Căn cứ hóa đơn, giấy đề nghị nhập vật tư, thủ kho lập phiếu nhập kho gồm 3 liên. Liên 1 thủ kho giữ để làm chứng từ ghi thẻ kho, liên 2 gửi lên phòng kế toán, được mã hóa và kết xuất ra các sổ; liên 3 do người giao hàng giữ.
Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán:
- Nội dung: Đây là trường hợp Công ty mua ngoài nguyên vật liệu đã đưa về nhập kho đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán với người bán.
- Chứng từ sử dụng:
Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu QĐ 48/2006-BTC của Bộ trưởng BTC ban hành ngày 14/09/2006. Bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa; Hóa đơn GTGT; Bảng kê hàng hóa; Phiếu nhập kho; Biên bản kiểm kê vật tư; Các chứng từ vận chuyển (nếu có): Hợp đồng vận chuyển, Hóa đơn GTGT.
- Tài khoản liên quan:
TK 152 “Nguyên vật liệu”: phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chi tiết 4 TK cấp 2: TK 1521: Nguyên vật liệu chính; TK 1522: Vật liệu phụ; TK 1523: Nhiên liệu; TK 1528: Vật liệu khác
TK 331 “Phải trả người bán”: phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ”: phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Quy trình nhập liệu:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ Phiếu nhập kho, loại: Nhập mua hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo chương trình nhập liệu phần mềm kế toán Misa SME2012.
Nghiệp vụ 5: Ngày 03/03/2013 Công ty nhập kho 1.050kg Bột sữa béo mua của công ty TNHH TM Hoàng Lê, đơn giá 108.255 đ/kg (đơn giá đã bao gồm phí vận chuyển, chưa bao gồm VAT) theo hoá đơn số 0045862, phiếu nhập kho số 14, nhập tại kho NVLC.
Dưới đây là Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho NVL bột sữa béo mua của công ty TNHH TM Hoàng Lê
Biểu 2.1
Công ty TNHH HITACOM Việt Nam Bộ phận: PX1
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)