II Thực trạng xác ñị nh kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Việt Hóa Nông:
911 Xác ñị nh kết quả sản xuất kinh doanh 138.397
2.2.3.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
2.2.3.3.1 Nội dung:
Chi phí quản lý DN của công ty chủ yếu là các chi phí ăn uống tiếp khách,chi phí mua dụng cụ văn phòng, thuế, phí,lệ phí, chi phí khấu hao và chi phí lương ở bộ phận quản lý...
2.2.3.3.2 Chứng từ sử dụng:
+ Hoá ñơn bán lẻ
+ Phiếu chi : trường hợp thanh toán bằng tiền mặt + Uỷ nhiệm chi : thanh toán bằng chuyển khoản + Bảng thanh toán lương
+ Bảng phân bổ khấu hao TSCð...
2.2.3.3.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
+ Căn cứ vào các chứng từ như hoá ñơn bán lẻ, giấy xác nhận, giấy thông báo nộp tiền, bảng tính lương, bảng tính khấu hao TSCð… liên quan ñến chi phí quản lý doanh nghiệp nhân viên lập bảng ñề nghị thanh toán trình lên giám ñốc xem xét ký duyệt chi. Khi ñược sự ñồng ý của giám ñốc kế toán tiền mặt lập phiếu chi 2 liên chuyển cho giám ñốc, kế toán trưởng ký duyệt. Khi nhận ñược phiếu chi thủ quỹ kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung ghi trên phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc,ngày tháng lập phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền, kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác ñể xuất quỹ tiền mặt, cho người nhận tiền ký vào phiếu chi, thủ quỹ ký vào phiếu chi và giao 1 liên cho người nhận tiền.Sau ñó thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ và chuyển liên còn lại cho kế toán và lưu tại quyển. + Khi phát sinh các khoản thanh toán qua ngân hàng như nộp bảo hiểm, phí ngân hàng, phí kiểm toán, sửa chữa văn phòng… nhân viên lập bảng ñề nghi thanh toán trình lên cho giám ñốc xem xét ký duyệt chi.Khi ñược sự ñồng ý của giám ñốc, kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm chi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt sau ñó nộp cho ngân
hàng ñể chuyển tiền thanh toán cho người bán và ngân hàng thông báo giấy báo nợ cho công ty.
Sau ñó tập hợp tất cả các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển qua cho kế toán tổng hợp tiến hành xử lý.
2.2.3.3.4 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý DN” ñể hạch toán. Tài khoản này có các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý” + TK 6423 “ Chi phí ñồ dùng văn phòng” + TK 6424 “ Chi phí khấu hao TSCð” + TK 6425 “ Thuế, phí, lệ phí”
+ TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” + TK 6428 “ Chi phí bằng tiền khác”
2.2.3.3.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ:
Căn cứ phiếu chi, bảng tính lương, BHXH, BHYT, bảng tính khấu hao TSCð , và các chứng từ có liên quan khác kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào giấy báo có kế toán tiền gửi ngân hàng ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi hay ủy nhiệm chi vào sổ quỹ. ðồng thời kế toán ghi vào sổ nhật ký chung.
Cuối tháng, kế toán tiền gửi ngân hàng liên hệ với ngân hàng ñể lấy sổ phụ về ñối chiếu. Cuối cùng tập hợp các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp ñể ghi vào sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp và các sổ cái các tài khoản 111,331…
2.2.3.3.6 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan:
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0033935 ngày 06/01/2010 phát sinh chi phí thay mực máy in HP C4580 ( 35WA) ñen và mực HP C4580 (37WA) màu là 690.909 VNð.(Xem phụ lục số 06)
Nợ TK 6427 :690.909 VNð Có TK 331 :690.909 VNð
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0086865 ngày 06/08/2010 phát sinh chi phí photo nhãn phụ ( Hoá ñơn kèm theo trang phụ lục)
Nợ TK 6428 : 4.072.550 VNð Có TK 1111: 4.072.550 VNð
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0047308 ngày 30/8/2010 phát sinh chi phí ăn uống tiếp khách.
Nợ TK 6428 :737.000 VNð Có TK 1111 : 737.000 VNð
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0118574 ngày 30/08/2010 phát sinh chi phí mua UPS Santak Blazer 1400 EH và màn hình 17’’ LCD Viewsonic
Nợ TK 6428 : 5.950.000 VNð Có TK 1111: 5.950.000 VNð
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 : 6.517.816.601 VNð Có TK 642 : 6.517.816.601
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089
SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản 6427 ( Chi phí dịch vụ mua ngoài) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
Chứng từ Tài khoản Số tiền Ngày Số Diễn giải Nợ Có Nợ Có ðầu kỳ: 0 01/01/2010 0008204/01/2010 Chi phí ăn uống tiếp khách 6427 311 1.175.455 ………
05/01/2010 003/ACV/01/2010 Phí thanh toán L/C
1606ILS091200101 6427 11211 9.600.680 6427 11211 9.600.680 ……….. 06/01/2010 0033935/01/2010 Chi phí thay mực in HP 6427 331 690.909 06/01/2010 009/PCV/01/2010 Phí ñậu xe 6427 1111 15.000 ……….. Phát sinh trong kỳ: 3.381.449.350 3.381.449.350 Cuối kỳ: 0
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089
SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản 6428 ( Chi phí bằng tiền khác) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
Chứng từ Tài khoản Số tiền Ngày Số Diễn giải Nợ Có Nợ Có ðầu kỳ: 0 05/01/2010 007/PCV/01/2010 Phí khác 6428 1111 20.000 ……….. 06/08/2010 0086865/08/2010 Phô tô nhãn phụ 6428 1111 4.072.550 ………. 30/08/2010 0047308/08/2010 Chi phí ăn uống tiếp khách 6428 1111 737.000
30/08/2010 0118574/08/2010 Chi phí mua UPS và màn hình LCD
6428 1111 5.950.000
………
Phát sinh trong kỳ: 347.839.508 347.839.508 Cuối kỳ: 0
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM
ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089 SỔ CÁI TỔNG HỢP
Tài khoản 642(Chi phí quản lý doanh nghiệp) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
(Ký,họ tên)
Số tiền Tài khoản
ñối ứng
Tên tài khoản
Nợ Có
ðầu kỳ
1111 Tiền mặt Việt Nam ðồng 674.076.994 0 11211 Tiền gửi NH NN&PTNT An Phú- VNð 713.252.682 57.983.769 11211 Tiền gửi NH NN&PTNT An Phú- VNð 713.252.682 57.983.769
...