II Thực trạng xác ñị nh kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Việt Hóa Nông:
2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng:
2.2.2.1.1 Nội dung và nguyên tắc:
Trong nước:
Công ty áp dụng chính sách bán chịu hoặc thu tiền ngay, tùy vào số lượng mà
khách hàng mua hoặc tùy vào ñối tượng mà khách khách hàng mà công ty ñưa ra chính sách bán hàng phù hợp.
+ Bán chịu áp dụng cho ñối tượng là những khách hàng làm ăn lâu dài với công ty, hay những khách hàng có tài sản thế chấp hoặc ñược ngân hàng bảo lãnh.
+ Bán thu tiền ngay với ñối tượng là khách hàng mua lẻ, tư nhân,… Ngoài nước:
+ Khi DN phát hành bộ chứng từ xuất khẩu ( Packing list, Invoice, tờ khai hải quan…) chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, DN bắt ñầu theo dõi thu hồi công nợ khách hàng và căn cứ vào Invoice ñể hạch toán.
+ Doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ ñều ñược quy ñổi ra ðồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời ñiểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
2.2.2.1.2 Các chứng từ sử dụng:
+ Hóa ñơn GTGT do kế tóan lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng ñể hạch toán và lưu chuyển trong nội bộ.
+ ðơn ñặt hàng, hợp ñồng + Lệnh giao hàng
+Phiếu xuất kho
+ Giấy báo có của ngân hàng. + Phiếu thu
2.2.2.1.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi có nhu cầu về hàng hóa, Khách hàng sẽ gửi ñơn ñặt hàng ñến cho Công ty, tất cả các thông tin cần thiết về hàng hóa như quy cách, số lượng… ñều ñược ghi trong ñơn ñặt hàng. Phòng kinh doanh tham khảo nhu cầu cung ứng hàng hóa, nếu Công ty ñáp ứng ñược yêu cầu thì tiến hành lập hợp ñồng mua bán hàng gồm 3 bản. Bộ phận xét duyệt xem xét lần nữa và ký duyệt ñồng ý vào hợp ñồng, sau ñó hợp ñồng ñược chuyển cho Khách hàng ñể ký xác nhận vào phần liên quan, Khách hàng giữ 1 bản, 2 bản còn lại ñưa sang Phòng kinh doanh lưu 1 bản, bản còn lại chuyển sang cho Kế toán công nợ xử lý. Tuy nhiên trong giao dịch mua bán với nước ngoài thì phía nước ngoài không nhận hóa ñơn ñỏ mà chỉ nhận hoá ñơn thương mại (Invoice) cho nên công ty giữ lại cả 3 hoá ñơn.
ðối với bán thu tiền ngay:
Bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng chuyển xuống kho, bộ phận kho lập phiếu xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Kế toán bán hàng lập 3 liên Hóa ñơn GTGT và giao liên 2 của Hóa ñơn cho khách hàng, ñồng thời khách hàng chuyển khoản tiền hàng vào tài khoản của DN, và ngân hàng fax giấy báo có cho DN. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì kế toán tiền mặt lập phiếu thu 2 liên. Liên 1 trình lên cho giám ñốc, kế toán trưởng ký duyệt và thủ quỹ thu tiền vào sổ quỹ, sau ñó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ sách có liên quan và lưu tại quyển. Liên 2 giao cho người nộp.
ðối với bán chịu:
Khi DN giao hàng và kế toán bán hàng phát hành hóa ñơn, theo thời gian ñược ghi trên hợp ñồng thì khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của DN.
ðối với bán ñặt hàng ( ký gởi):
Khi nhận ñược ñơn ñặt hàng từ khách hàng, bộ phận kinh doanh xem xét và trình lên giám ñốc ký duyệt, sau ñó bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng và chuyển xuống kho ñể nhận hàng. Bộ phận kho lập phiếu xuất kho và chuyển hàng xuống ñại lý. Kế toán bán hàng lập hóa ñơn GTGT và kế toán kho theo dõi hàng gửi ñại lý.
ðối với bán trả chậm:
Trình tự như bán thu tiền ngay nhưng ñối với bán trả chậm không thu tiền ngay mà chuyển 1 liên của hóa ñơn GTGT sang kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ ñể theo dõi công nợ của khách hàng.
2.2.2.1.4 Tài khoản sử dụng: TK511 “Doanh thu bán hàng”. Trong ñó có các tài khoản cấp 2 như sau:
+TK 511110 “Doanh thu phân bón NPK Phi 16-16-8-13S” + TK 511111 “Doanh thu phân bón NPK Phi 16-8-8” + TK 511112 “Doanh thu phân bón NPK Italy 30-10-10” + TK 511113 “Doanh thu phân bón NPK Italy 20-20-20” + TK 511114 “Doanh thu phân bón NPK Italy 10-40-10” + TK 511115 “Doanh thu phân bón NPK Italy 10-10-30” + TK 511116 “Doanh thu phân bón NPK Phi 16-20-0” + TK 511120 “Doanh thu phân bón DAP phi 18-46-0” + TK 511121 “Doanh thu phân bón DAP China” + TK 511123 “Doanh thu phân bón DAP Mexico” + TK 511124 “Doanh thu phân bón DAP Turkey” + TK 511130 “Doanh thu phân bón SA phi” + TK 511132 “Doanh thu phân bón SA China” + TK 511140 “Doanh thu phân bón Urea China”
+ TK 511150 “Doanh thu phân bón hữu cơ vi sinh Nutrismart” +TK 511181 “Doanh thu thuốc diệt cỏ Glyphosate IPA Salt 480g/l” + TK 511182 “Doanh thu thuốc diệt cỏ Heroquat 278SL”
2.2.2.1.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ:
Kế toán công nợ tiến hành xử lý chứng từ và ghi vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết người mua người bán...và lưu 1 liên của Hóa ñơn GTGT.Kế toán công nợ nhập số liệu vào phần mềm Lemon (nằm trong phân hệ “bán hàng – Phải thu” của phần mềm) bao gồm các nội dung như: ngày tháng, số chứng từ, ñối tượng (khách hàng), ñịa chỉ, tên hóa ñơn, ñơn vị tính, TK Có, số lượng, ñơn giá, thành tiền.... .Kế toán kho ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu vào sổ quỹ. Kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Sau khi ghi sổ tất cả các chứng từ này ñược chuyển sang cho kế toán tổng hợp xử lý, ghi vào sổ nhật ký chung, vào sổ cái các tài khoản 511, 333, 156, 131…và tiến hành lưu các chứng từ tại ñây.
2.2.2.1.6 Minh họa những nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan:
Căn cứ vào chứng từ bán hàng và hoá ñơn số 0068803 ngày 18/01/2010 công ty xuất bán hàng cho công ty CP VT Kỹ Thuật Nông Lâm Nghiệp Quảng Ngãi số lượng 500 tấn NPK phi (16-16-8-13S). (Xem phụ lục số 01)
Nợ TK 131 : 3.915.000.000 VNð Có TK 511110 : 3.728.571.429 VNð Có TK 3331 : 186.428.571 VNð
Căn cứ vào chứng từ bán hàng hoá ñơn số 0064631ngày 31/08/2010 công ty xuất bán hàng xuất khẩu số luợng 1940 tấn NPK Phi 16-16-8-13S
Nợ TK 131 :8.311.905.280 VNð Có TK 511110 :8.311.905.208 VNð
Căn cứ vào chứng từ bán hàng và hoá ñơn số 0053766 ngày 11/02/2010 công ty bán hàng xuất khẩu số luợng 500 tấn DAP China.
Nợ TK 131 : 4.283.664.000 VNð Có TK 511121 : 4.283.664.000 VNð.
Cuối năm kết chuyển doanh thu sang 911- xác ñịnh kết quả kinh doanh. Nợ TK 511 :880.681.923.736 VNð
Có TK 911 : 880.681.923.736 VNð
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089