IV. Tỡnh trạng thiết bị:
2.2.5.2: Hạch toỏn tăng TSCĐ
Nhỡn chung, số lượngTSCĐ trong Cụng ty cũn khỏ hạn chế đặc biệt mỏy múc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi cụng. Trong khi đú, yờu cầu về mỏy cho sản xuất kinh doanh ngày càng đũi hỏi cao cả về số lượng và chất lượng. Do vậy, để đỏp ứng được yờu cầu trờn, Cụng ty phải tỡm cỏc giải phỏp nhằm tăng TSCĐ lờn. Thụng thường, Cụng ty dựng nguồn vốn bổ sung và vay tớn dụng để đầu tư mua sắm mới TSCĐ. Đõy là hai trường hợp chủ yếu làm tăng TSCĐ trong Cụng ty, cỏc trường hợp khỏc rất ớt xảy ra.
*Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm
Trong kỳ, xuất phỏt từ nhu cầu mua sắm trang bị thờm của cỏc đơn vị, bộ phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Cụng ty (đó được lờn kế hoạch từ đầu năm). Cụng ty tiến hành mua sắm TSCĐ theo trỡnh tự sau:
Bộ phận cú nhu cầu làm tờ trỡnh đề nghị mua TSCĐ đầu tư cho bộ phận mỡnh, trong tờ trỡnh phải nờu rừ mục đớch, kế hoạch sử dụng, phương phỏp quản lý tài sản.
Căn cứ vào tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty, lónh đạo phờ duyệt, chủ trương về nguồn vốn đầu tư cho tài sản đú.
Sau đú, cỏc phũng ban chức năng tiến hành thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng.
Khi cỏc cụng việc trờn hoàn tất, kế toỏn TSCĐ tập hợp cỏc chứng từ cú liờn quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toỏn TSCĐ.
Cỏc chứng từ ban đầu liờn quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: tờ trỡnh yờu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biờn bản giao nhận TSCĐ, hoỏ đơn GTGT, uỷ nhiệm chi, biờn bản bàn giao TSCĐ …Căn cứ vào cỏc chứng từ này, kế toỏn ghi như sau:
Nợ TK 2411: Tập hợp chi phớ
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Cú cỏc TK 111,112,311,331…
Khi cụng việc lắp đặt chạy thử đó hoàn thành, mỏy được đưa vào sử dụng, kế toỏn ghi tăng nguyờn giỏ TSCĐ
Nợ TK 211: Nguyờn giỏ TSCĐ Cú TK 2411
Và bỳt toỏn kết chuyển nguồn Nợ TK 441,414..
Cú TK 411: nguồn vốn kinh doanh
Lấy trường hợp mua 01 tổ mỏy phỏt điện hiệu ONiS ViSA model P100 làm vớ dụ. Căn cứ vào bản yờu cầu bổ sung thiết bị thi cụng do chủ cụng trỡnh là ụng Đinh Tiến Dũng lập đó được giỏm đốc, kế toỏn trưởng, trưởng phũng kỹ thuật ký duyệt. Cụng ty quyết định dựng vốn vay dài hạn ngõn hàng để mua sắm. Trờn cơ sở hợp đồng kinh tế với những thoả thuận về phương thức thanh toỏn, bảo hành, và biờn bản nghiệm thu về kỹ thuật, mỏy được bàn giao theo biờn bản bàn giao TSCĐ (đó trỡnh bày ở phần hạch toỏn chi tiết trang31).Cựng ngày giao nhận hàng, bờn bỏn hàng gửi hoỏ đơn GTGT tới Cụng ty chờ thanh toỏn
Hoỏ đơn (GTGT) Liờn 2: (giao khỏch hàng) Ngày 18 thỏng 3 năm 2004 Mẫu01GTKT 3LL GP/01-B No:001411 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cung cấp thiết bị và giải phỏp kỹ thuật
Địa chỉ: 214A1 _ 17 Ngọc Khỏnh Tài khoản: 0011000334109
Điện thoại: MS: 0101165873
Họ tờn người mua hàng:
Đơn vị: Cụng ty TNHH TM-DV Thỏi Phiờn
Địa chỉ: 82-Vương Thừa Vũ-TX-HN Tài khoản
Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản MS: 0100106440001
Stt Họ tờn hàng hoỏ dịch vụ đơn vị tớnh
Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
1 Tổ mỏy phỏt điện hiệu ONiS ViSA model P100M
Tổ mỏy 01 193.500.00 0 193.500.000 Cộng tiền hàng 193.500.500
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 9.675.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 203.175.000
Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh ba triệu một trăm bảy mươi lăm nghỡn đồng./ NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ ( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Từ những chứng từ này, kế toán lọc thông tin và khai báo vào trong máy tính theo mẫu chứng từ kế toán máy nh sau: (BIỂU SỐ 6)
Biểu số 6: Mẫu chứng từ kế toỏn mỏy tại Cụng ty
NỘI DUNG CHỨNG TỪ
Số: …482… Ngày kế toỏn: 18/01/04…. Ngày ghi sổ: 20/01/04…
Đối tượng: ễng Hà Địa chỉ đơn vị cụng tỏc : Phũng KT
Nội dung: Mua 01 tổ mỏy phỏt điện ONiS ViSA- ễng Hà TK ghi Nợ: 2411 TK ghi Cú : 331
Mó chi tiết TK Nợ …………. Mó chi tiết tài khoản Cú………
Mó Chi tiết sản phẩm:………
Số tiền: 193.500.000 Kốm theo 03chứng từ gốc Kết thỳc Nhập mới chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh kế phỏt sinh, kế toỏn đều cập nhật vào mỏy vi tớnh thụng qua chứng từ kế toỏn mỏy cú mẫu như trờn. Khi chứng từ được nhập vào mỏy, mỏy sẽ tự động chuyển cỏc thụng tin vào nhật ký chung (Biểu số 7).
Biểu số 7: NHẬT Kí CHUNG (TRÍCH) Năm 2004 Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Nợ Cú Số tiền Quý i/2004 …. ……. ……….. ……. …… …………
482 18 /01 _ Mua 01 tổ mỏy phỏt điện ONiS ViSA- ễng Hà