Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm thép (chiếm khoảng 80% đến 90%). Do vậy, việc hạch toán chính xác và đầy đủ khoản mục chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá thành sản phẩm cuối cùng.
Các Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng tài khoản 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất.
Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu gồm có: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê NVL xuất dùng, Bảng phân bổ NVL, công cụ dụng cụ (CCDC)...
Ở công đoạn sản xuất thép cán, đối với mỗi loại sản phẩm, kế toán lại mở tài khoản chi phí nguyên vật liệu chi tiết theo dõi. Ví dụ như ở Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ, Tài khoản 621 được mở chi tiết theo dõi cho từng sản phẩm như: + TK 621.1-CPNVLTT Thép cuộn TK 621.11-CPNVLTT Thép cuộn φ6 TK 621.12-CPNVLTT Thép cuộn φ8 TK 621.13-CPNVLTT Thép φ khác + TK 621.2-CPNVLTT Thép tròn trơn TK 621.21-CPNVLTT Thép tròn trơn φ10-φ16
TK 621.22-CPNVLTT Thép tròn trơn >=φ17 ...
Theo kế hoạch sản xuất và dự toán sản xuất, Công ty chủ động chuẩn bị toàn bộ nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ cho sản xuất sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất sản phẩm. Khi có kế hoạch sản xuất, thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ hay Phiếu xuất NVL theo hạn mức. Nguyên vật liệu có thể được xuất lưu chuyển sản xuất trong nội bộ, xuất điều động (điều động sản xuất hoặc điều động kinh doanh) hay xuất bán ngoài.
Nguyên vật liệu mua qua kho Công ty, các doanh nghiệp hạch toán trên TK 152, trên cơ sở đó xác định giá vốn thực tế vật liệu xuất kho dùng cho từng đối tượng hạch toán vào TK 621 trên các Bảng biểu, sổ sách. Nguyên vật liệu mua về dù xuất dùng ngay cho sản xuất hay nhập kho, kế toán theo dõi nguyên vật liệu tại các Công ty thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam vẫn hạch toán trên sổ kế toán qua TK 152.
Khi có kế hoạch sản xuất, thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo định mức nguyên vật liệu đã lập. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong sản xuất thép chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất. Vì vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu hết sức quan trọng. Việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu phụ thuộc mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý và yếu tố người lao động trực tiếp sản xuất. Bên cạnh đó thì việc xác định giá vốn thực tế nguyên vật liệu cũng phản ánh tính trung thực, hợp lý của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Thực tế, việc quản lý nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn, đó là sự tăng giảm không kiểm soát được mà nguyên nhân có thể là khách quan hoặc chủ quan.
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho tại các Công ty thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác
định được giá bình quân của đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế của vật liệu được xác định là giá ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua.
Ví dụ, thép phế các loại xuất dùng trong tháng tại Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ với số lượng và đơn giá như sau (Biểu số 2.06 - Phiếu xuất kho):
+ Số lượng: 12.859 tấn + Đơn giá: 4.991.618đ/tấn + Trị giá xuất là: 64.187.425.094đ
Việc nhập xuất nguyên vật liệu được thể hiện trên các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (Biểu số 2.06 - Phiếu xuất kho), Báo cáo sử dụng vật tư (Biểu số 2.07 - Báo cáo sử dụng vật tư tháng 8/2007 – Công ty Thép tấm lá
Phú Mỹ) từ các phân xưởng gửi lên để xác định số nguyên vật liệu thực dùng.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Trên cơ sở số liệu tính được trên Bảng xuất vật tư chi tiết cho từng đối tượng sử dụng (Biểu số 2.08 - Bảng kê xuất nguyên vật liệu chính – Công ty
Thép tấm lá Phú Mỹ; Biểu số 2.09 - Bảng kê xuất vật liệu phụ – Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ), kế toán sẽ tổng hợp và tính ra trị giá thực tế vật liệu xuất kho.
Từ Bảng kê xuất nguyên vật liệu chính và Bảng kê xuất vật liệu phụ, kế toán sẽ tính ra số nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất dùng cho từng sản phẩm và lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ (Biểu số 2.10
-Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ - tháng 8/2007 – Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ).
Cuối tháng, kế toán giá thành tập hợp chi phí sản xuất và tập hợp số liệu ở Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tháng 8/2007 vào Bảng kê số 4 - Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng (Biểu số 2.11 - Bảng
kê số 4 – Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ). Căn cứ số liệu ở Bảng kê số 4 để vào
Nhật ký chứng từ số 7 (Biểu số 2.12 - Nhật ký chứng từ số 7 – Công ty Thép
tấm lá Phú Mỹ), từ đó vào Sổ cái tài khoản 621 (Biểu số 2.13 - Sổ cái tài