Thực tế sản xuất kinh doanh cho thấy để kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý phải thực hiện đồng bộ nhiều yêu cầu. Một trong những yêu cầu quan trọng để thực hiện tốt hoạt động kinh doanh là các nhà quản lý phải quản lý tốt khâu chi phí. Điều này chỉ có thể được giải quyết đầy đủ và có hiệu quả khi doanh nghiệp có một hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn hoàn hảo. Định mức chi phí có nhiều ý nghĩa quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp:
Thứ nhất, định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán ngân sách
hoạt động hàng năm.
Thứ hai, định mức là cơ sở giúp các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi
phí, phát hiện kịp thời chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế, từ đó tìm ra biện pháp giải quyết.
Thứ ba, định mức chi phí giúp đơn giản hoá công việc tính toán nói
chung và công tác kế toán nói riêng.
Qua khảo sát một số Công ty thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam cho thấy, các định mức chi phí sản xuất đã được các đơn vị quan tâm. Tuy nhiên,
các định mức được xây dựng chủ yếu theo kinh nghiệm, nhiều khi là theo ý chủ quan của những người có liên quan. Do vậy, việc xây dựng một hệ thống định mức chi phí mới tiên tiến, phù hợp với sự thay đổi về công nghệ, về trình độ, về yếu tố nguồn lực, con người là rất cần thiết. Định mức được xây dựng trên cơ sở xem xét các yếu tố đã có trong quá khứ và những yếu tố thay đổi ở hiện tại để định hướng điều chỉnh trong tương lai cho phù hợp.
Hệ thống định mức chi phí bao gồm: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí lao động trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung. Mỗi loại định mức lại cần chi tiết cho từng công đoạn của quá trình sản xuất và phải đảm bảo các thông tin về giá, về lượng và tính ra từng khoản mục chi phí nằm trong sản phẩm.
* Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Định mức nguyên vật liệu trực tiếp là sự tổng hợp của các định mức giá và lượng nguyên vật liệu trực tiếp.
Định mức giá của một đơn vị
nguyên liệu
= Giá mua đơn vị +
Chi phí chuyên chở + Chi phí nhập kho bốc xếp - Chiết khấu (nếu có) Định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm = Lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm + Mức hao hụt cho phép + Mức nguyên liệu cho sản phẩm hỏng (cho phép) Định mức chi phí nguyên liệu
cho một đơn vị sản phẩm = Định mức giá một đơn vị nguyên liệu
x Định mức lượng nguyên liệu Trên cơ sở kích thước của sản phẩm và các yêu cầu kỹ thuật sản xuất sản phẩm, các kỹ sư và giám đốc sản xuất sẽ xác định lượng tiêu chuẩn về nguyên vật liệu trực tiếp. Giá tiêu chuẩn về nguyên vật liệu trực tiếp được xác định bởi nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Định mức chi phí lao động trực tiếp bao gồm định mức về giá của một đơn vị thời gian lao động trực tiếp với định mức lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm.
Định mức chi phí lao động trực tiếp
một sản phẩm
= Định mức giá lao động trực tiếp x
Định mức lượng thời gian lao động
trực tiếp
Định mức giá của một giờ lao động trực tiếp bao gồm mức lương căn bản và các khoản phụ cấp khác của lao động trực tiếp (nếu có).
Định mức lượng thời gian cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm có thể được xác định bằng cách đem chia công việc hoàn thành theo từng thao tác kỹ thuật rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật đó để định thời gian tiêu chuẩn cho phép từng công việc.
* Định mức chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung trong mô hình ứng xử chi phí dược chia thành biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung.
- Định mức biến phí sản xuất chung
Biến phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ, quản lý sản xuất ở phạm vi phân xưởng sản xuất và thường biến động tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động như nguyên vật liệu gián tiếp, nhân công gián tiếp, nhiên liệu… Biến phí sản xuất chung có thể liên quan trực tiếp đến một loại sản phẩm hoặc liên quan gián tiếp đến nhiều loại sản phẩm. Do đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm chi phí sản xuất chung ở từng doanh nghiệp, tỷ trọng biến phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất và mối quan hệ giữa chi phí sản xuất chung với các loại sản phẩm có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để định mức biến phí sản xuất chung.
+ Nếu biến phí sản xuất chung liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm chiếm tỷ trong lớn trong chi phí sản xuất thì xây dựng định mức về lượng, định mức về giá cho từng yếu tố biến phí sản xuất chung tương tự như xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay chi phí nhân công trực tiếp.
+ Nếu biến phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều sản phẩm chiếm tỷ trọng không lớn trong chi phí sản xuất, định mức biến phí sản xuất chung được tính như sau:
Định mức biến phí sản xuất chung =
Định mức biến
phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí sản xuất chung - Định mức định phí sản xuất chung
Định phí sản xuất chung thường bao gồm những chi phí liên quan đến phục vụ, tổ chức, quản lý ở các phân xưởng sản xuất. Tuy nhiên, định phí sản xuất chung thường ít hoặc không biến động khi mức độ hoạt động thay đổi như chi phí lương quản lý, chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, máy móc thiết bị… Việc xây dựng định mức định phí sản xuất chung được tiến hành như sau:
+ Xác lập dự toán chi phí sản xuất chung hàng năm
+ Xác định tiêu thức làm căn cứ phân bổ định phí sản xuất chung (số giờ lao động, chi phí trực tiếp… )
+ Xác định tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung. Tỷ lệ (đơn giá) phân bổ
định phí sản xuất chung =
Dự toán định phí sản xuất chung Mức độ hoạt động bình quân Định mức định phí sản xuất chung = Mức độ hoạt động bình quân để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm x Tỷ lệ (đơn giá) phân bổ định phí sản xuất chung