Trong quá trình sản xuất, việc mắc phải các lỗi kỹ thuật dẫn đến sản phẩm hỏng là một điều không thể tránh được đối với các doanh nghiệp sản xuất. Sản phẩm hỏng là sản phẩm không thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng và đặc điểm kỹ thuật của sản xuất về mầu sắc, kích cỡ, trọng lượng, cách thức lắp ráp… Tuỳ theo mức độ hư hỏng mà sản phẩm hỏng được chia làm 2 loại là sản phẩm hỏng có thể sửa chữa được (là những sản phẩm hỏng mà về mặt
kỹ thuật có thể sửa chữa được và việc sửa chữa đó có lợi về mặt kinh tế) và sản phẩm hỏng không thể sửa chữa được (là những sản phẩm mà về mặt kỹ thuật không thể sửa chữa được hoặc có thể sửa chữa được nhưng không có lợi về mặt kinh tế). Trong quan hệ với công tác kế hoạch, cả hai loại sản phẩm hỏng nói trên lại được chi tiết thành sản phẩm hỏng trong định mức và sản phẩm hỏng ngoài định mức. Những sản phẩm hỏng mà doanh nghiệp dự kiến sẽ xảy ra trong quá trình sản xuất được coi là hỏng trong định mức. Khác với sản phẩm hỏng trong định mức, sản phẩm hỏng ngoài định mức là những sản phẩm hỏng nằm ngoài dự kiến của nhà sản xuất do các nguyên nhân chủ quan (do lơ là, thiếu trách nhiệm của công nhân) hoặc khách quan (máy hỏng, hoả hoạn bất chợt…).
Thiệt hại của những sản phẩm này không được chấp nhận nên chi phí của chúng không được cộng vào chi phí sản xuất chính phẩm mà thường được xem là khoản phí tổn thời kỳ, phải trừ vào thu nhập (sau khi trừ các khoản thu hồi, bồi thường của người phạm lỗi - nếu có). Vì thế, cần thiết phải hạch toán riêng giá trị thiệt hại của những sản phẩm ngoài định mức và xem xét từng nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng để có biện pháp xử lý. Toàn bộ giá trị thiệt hại có thể theo dõi riêng trên tài khoản 1381 (chi tiết sản phẩm hỏng ngoài định mức), sau khi trừ đi số phế liệu thu hồi và bồi thường (nếu có), thiệt hại thực về sản phẩm hỏng sẽ được tính vào giá vốn hàng bán hay chi phí khác hoặc trừ vào quỹ dự phòng tài chính…
Cách xác định chi phí thiệt hại về sản phẩm hỏng:
Để đơn giản và thuận lợi trong việc xác định chi phí thiệt hại về sản phẩm hỏng, các doanh nghiệp có thể sử dụng chi phí định mức. Trước khi tiến hành sản xuất, doanh nghiệp phải xác định được chi phí định mức cho mỗi loại sản phẩm, đơn hàng theo từng công đoạn sản xuất. Như vậy, khi phát sinh sản phẩm hỏng, kế toán sẽ tính được thiệt hại về sản phẩm hỏng bằng cách lấy số sản phẩm hỏng nhân với chi phí định mức sản xuất sản phẩm hỏng ở từng công đoạn. Cuối kỳ, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí sản phẩm hỏng ở tất cả các công đoạn để tiến hành hạch toán.
• Thiệt hại về sản phẩm hỏng trong định mức: bao gồm giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được và phần chi phí sửa chữa sản phẩm tái chế trừ đi giá trị phế liệu thu hồi (nếu có). Toàn bộ thiệt hại này tính vào chi phí sản xuất sản phẩm và được hạch toán như đối với chính phẩm.
• Đối với giá trị thiệt hại của những sản phẩm ngoài định mức: kế toán phải theo dõi riêng, đồng thời xem xét từng nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng để có biện pháp xử lý phù hợp.
- Khi phát sinh chi phí sản phẩm hỏng ngoài định mức, kế toán ghi: Nợ TK 1381
Có TK 152, 153, 334, 338, 241 - Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Giá trị phế liệu thu hồi Nợ TK 1388 - Giá trị phải bồi thường
Nợ TK 811 - Tổn thất thiệt hại sản phẩm hỏng Có TK 1381 - Chi phí thiệt hại sản phẩm hỏng