Trong các doanh nghiệp sản xuất, có những thời gian phải ngừng sản xuất vì nhiều nguyên nhân chủ quan như ngừng sản xuất để sửa chữa, bảo dưỡng máy móc định kỳ, chờ nguyên vật liệu… hoặc khách quan như thiên tai, hoả hoạn… mà các doanh nghiệp vẫn phải bỏ ra một khoản chi phí để duy trì hoạt động như tiền công lao động, khấu hao tài sản cố định, lãi vay ngân hàng… Những khoản chi phí chi ra trong thời gian này được coi là thiệt hại về ngừng sản xuất.
Các trường hợp thiệt hại do ngừng sản xuất hầu hết là nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp. Với những khoản chi phí về ngừng sản xuất theo kế hoạch dự kiến, kế toán theo dõi ở tài khoản 335 – Chi phí phải trả theo các bút toán sau:
- Khi trích trước chi phí ngừng sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (Chi tiết theo đối tượng) Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Khi phát sinh chi phí trong thời gian ngừng sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, 112, 334
Trường hợp ngừng sản xuất bất thường, các chi phí bỏ ra trong thời gian này do không được chấp nhận nên phải theo dõi riêng trên tài khoản 142 – Chi phí thiệt hại ngừng sản xuất. Cuối kỳ, sau khi trừ phần thu hồi (nếu có, do bồi thường), giá trị thiệt hại thực tế sẽ trừ vào thu nhập như khoản chi phí thời kỳ.
+ Chi phí thực tế phát sinh do ngừng sản xuất bất thường, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí thiệt hại ngừng sản xuất
Có TK 334, 338, 152, 214 + Khi có kết quả xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 1381 - Giá trị bồi thường Nợ TK 811 - Tổn thất ngừng sản xuất
Có TK 142 - Chi phí thiệt hại ngừng sản xuất