Chi phí nhân công trực tiếp là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do đó, việc tính toán, hạch toán đầy đủ, chính xác và hợp lý khoản mục chi phí này có ý nghĩa lớn đối với công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Các chứng từ liên quan đến nhân công gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Hợp đồng thuê khoán...
Để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. Ví dụ như ở Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ, Tài khoản 622 được mở chi tiết cho từng Phân xưởng sản xuất như:
TK 622.1-CPNCTT Phân xưởng Luyện
TK 622.2-CPNCTT Phân xưởng Oxy
TK 622.3-CPNCTT Phân xưởng Cơ điện
TK 622.4-CPNCTT Phân xưởng Cán
Qua khảo sát tại một số Công ty thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam cho thấy, có hai hình thức trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất là tính lương theo sản phẩm và theo thời gian lao động.
Đối với hình thức lương theo sản phẩm, doanh nghiệp xây dựng định mức giờ công sản xuất từng sản phẩm và đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm. Trong trường hợp không thể tính lương theo sản phẩm cho công nhân thì sẽ trả lương cho công nhân theo thời gian. Khi đó, tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất sẽ được tính như sau:
Tiền lương thời gian
=
Định mức lương thời gian
1 ngày công x Hệ số cấp bậc thợ x Số ngày công thực tế được hưởng
Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn được các doanh nghiệp trích nộp theo đúng quy định hiện hành (trích BHXH 15%, BHYT 2% và KPCĐ 2% trên lương cơ bản). Ngoài ra, tiền ăn ca của công nhân trực tiếp sản xuất cũng được kế toán hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp.
Việc tính lương cũng như phân bổ chi phí nhân công trực tiếp ở mỗi công đoạn sản xuất đòi hỏi kế toán tiền lương và kế toán giá thành phải thận trọng trong công tác tính lương và phân bổ chi phí.
Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ theo dõi kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất như Bảng kê khối lượng công việc thực hiện, Phiếu xác nhận đã kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thành, Bảng chấm công, Phiếu báo làm thêm giờ... kế toán tính toán tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất và lập Bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận. Sau đó, kế toán tập hợp các Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận để lập Bảng phân bổ lương cho toàn Công ty
(Biểu số 2.15 - Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương - tháng 8/2007 - Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ).
Chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh vào Bảng kê số 4, Sổ cái tài khoản 622 (Biểu số 2.16 - Sổ cái tài khoản 622 - tháng 8/2007 – Công ty Thép
tấm lá Phú Mỹ).
Qua khảo sát cho thấy, hiện nay, số lượng công nhân làm việc trong các phân xưởng của các Công ty thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam rất lớn, có trường hợp số lượng công nhân nghỉ phép tập trung nhiều vào một thời điểm, kế toán công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép mà khi phát sinh chi phí hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp trong kỳ, điều này sẽ làm tăng chi phí và tăng giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ.