NVL, CCDC là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phầm. Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị NVL, CCDC được chuyển hết vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, trừ một số loại CCDC có giá trị lớn được phân bổ dần vào chi phí SXKD trong nhiều kỳ. Hơn nữa, do Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp với những đặc điểm đặc thù riêng của hoạt động này, NVL là loại chi phí lớn nhất, chiếm tỷ
trọng lớn, chủ yếu tạo ra giá trị sản phẩm xây lắp. Thông thường đối với một công trình, NVL thường chiếm tới 65% đến 70% tổng giá trị công trình chủ yếu là các loại NVL như vôi, xi măng,, xỏi, đá, thép, dầu máy, khí đốt, sơn và cá loại phụ gia…Vì vậy, việc tình giá trị của một công trình có chính xác không phụ thuộc rất lớn vào việc hạch toán chi phí NVL của Công ty ra sao. Khoản mục chi phí NVL trực tiếp tạo ra giá thành công trình bao gồm NVL chính (cát, sỏi, xi măng, sắt, thép…), NVL phụ (sơn, phụ gia, đinh, ốc…), Vật kết cấu (khung cửa, cánh cửa, bê tông đúc sẵn…). thiết bị lắp dặt công trình (thiết bị vệ sinh, thiết bị lắp điện, thiết bị trang trí công trình…).
Tất cả chi phí NVL dùng cho công trình đều được hạch toán chi tiết vào TK 621 - Chi phí NVL cho từng công trình, hạng mục công trình để tiện theo dõi. Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết, lấy số liệu trên sổ chi tiết TK 621 ghi vào Nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên Nhật ký chứng từ có liên quan và cho vào sổ Cái TK 621, sau đó tiến hành tính tổng hợp chi phí, tính giá thành công trình hoàn thành.
Công ty cổ phần Xây dựng Lắp máy Điện nước Hà Nội có 6 xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty, có nhiệm vụ thi công các dự án công trình, hạng mục công trình được Công ty giao theo hình thức khoán gọn hoặc Công ty trực tiếp thi công. Nếu theo hình thức khoán gọn, Công ty và các xí nghiệp sẽ kí hợp đồng khoán gọn và khi thực hiện xong phải thanh lý hợp đồng. Do Công ty giao việc cho các xí nghiệp theo hình thức khoán gọn nên Công ty chỉ có nhiệm vụ cấp vốn, giải ngân vốn theo Bảng dự toán chi phí công trình và theo tiến độ thi công công trình và tìm nguồn cung cấp NVL cho công trình và chuyển thẳng đến chân công trình giao cho xí nghiệp sử dụng ngay hoặc lưu kho chờ sử dụng với những loại NVL như thép, các thiết bị cần lắp đặt bên trong Công trình và hạch
toán theo giá thực tế đích danh. Tại công ty, kế toán sẽ tập hợp các chứng từ mà các kế toán tại xí nghiệp chuyển lên về tình hình nhập - xuất - tồn NVL, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán bảng kê vật liệu nhập - xuất - tồn cho từng loại NVL TK 152, trường hợp mà NVL chuyển thẳng không qua kho sẽ sử dụng Bảng kê nhập-xuất thẳng, và vào bảng phân bổ NVL TK 152 cho từng công trình hạng mục công trình tại từng xí nghiệp và sổ chi tiết TK 621- chi phí NVL trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình tại các xí nghiệp.
Chứng từ sử dụng.
Theo quy định của Chế độ kế toán và quy định quản lý tài sản của Công ty thì mọi nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL đểu phải có phiếu xuất kho, nhập kho với nội dung và biểu mẫu theo quy định của Chế độ, kèm theo các chứng từ có liên quan mình chứng cho sự có thật và đầy đủ của nghiệp vụ phát sinh.
Quy trình hạch toán.
Căn cứ vào định mức dự toán vật tư, NVL cho thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình để đảm bảo tiến độ thi công, Công ty sẽ lập lập kế hoăch mua NVL cho thi công công trình. Khi NVL về tới kho, bộ phận kiểm nhận sẽ tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại của từng loại NVL.
Đối với các vật tư cần qua kho bảo quản chờ xuất dùng thì kế toán sẽ sử dụng Bảng kê vật liệu xuất kho, Bảng kê nhập-xuất-tồn chi tiết cho từng loại NVL cho từng công trình, hạng mục công trình tại từng xí nghiệp. Khi xuất kho NVL theo yêu cầu của các bộ phận sử dụng thì kế toán sử dụng phiếu Xuất kho NVL theo giá thực tế đích danh. Phiếu Xuất kho được viết thành 2 liên, 1 liên do thủ kho giữ, 1 liên do kế toán xí nghiệp giữ để ghi sổ và chuyển cho kế toán Công ty tiến hành ghi sổ kế toán và lên Báo cáo tài chính.
Đối với vật liệu mà không qua kho, chuyên thẳng đến chân công trình sử dụng ngay, kế toán tại các xí nghiệp cũng sử dụng Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho nhưng giá trị ghi trên Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là như nhau. Định kỳ, kế toán tại các xí nghiệp phải chuyển toàn bộ chứng từ liên quan đến việc mua NVL, nhập xuất dùng NVL phục vụ cho thi công như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu Xuất kho…cho phòng kế toán của Công ty để tiến hành ghi sổ kế toán.
Khi các xí nghiệp xây lắp có nhu cầu về vật tư, họ liên hệ với nhà cung cấp và khi NVL về tới chân công trình, bộ phận kiểm định kiểm tra hàng hoá vật tư về số lượng, quy cách, chất lượng hàng hoá vật tư và thủ kho tiến hành viết Phiếu nhập kho và cả Phiếu xuất kho luôn.
Biểu mẫu số 2.1
Đơn vị: Công ty cổ phần Xây dựng Mẫu số:02-VT Lắp máy Điện Nước HN QĐ số 15/QĐ/2006/QĐ_BTC ngày Xí nghiệp xây lắp 1 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Phiếu Nhập kho
Ngày 20 tháng 02 năm 2008
Nợ TK 152:: 202.500.000 Nợ TK 133: 20.250.000 Có TK 111: 222.750.000
- Họ và tên người giao hàng: Ông Hoàng Anh Minh:
- Số hoá đơn số 05QTTC ngày 20.tháng 8.năm 2007 của Công ty cổ phần vật tư thiết bị cấp thoát nước H&C..:
- Nhập tại kho hàng: Xí nghiệp Xây lắp 1
STT
Tên nhãn hiêu, quy cách sản phẩm, hàng hoá vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
1 2 Gạch đỏ Xi măng Hoàng Thạch. Vạn Tấn 20 11 20 11 3..800.000 11.500.000 76.000.000 126.500.000 Cộng 202.500.000 Nhập ngày 20 tháng 02 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(ký và họ tên)) (ký và họ tên) (ký và họ tên)
Do khi mua nguyên vật liệu dùng ngày cho việc thi công công trình, nên kế toán thường viết luôn phiếu xuất kho. Theo Biểu mẫu số 02-VT.
Biểu mẫu số 2.2.
Đơn vị: Công ty cổ phần Xây dựng Mẫu số:02-VT
Lắp máy Điện Nước HN Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày
Xí nghiệp Xây lắp 1 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Phiếu Xuất kho
Ngày 20 tháng 02 năm 2008
Nợ TK: 621: 202.500.000 Có TK 152: 202.500.000
- Họ và tên người nhận hàng: Dương Minh.
- Lý do xuất kho: Xuất cho xây dựng Khu đô thị Văn Lâm, Hưng Yên - Xuất tại kho hàng: Nhập xuẩt thẳng tại Xí nghiệp Xây lắp 1
STT Tên nhãn hiêu, quy cách sản phẩm, hàng hoá vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tinề
1 2 Gạch đỏ Xi măng Hoàng Thạch. Vạn Tấn 20 11 20 11 3.800.000 11.500.000 76.000.000 126.500.000 Cộng 202.500.000
Xuất ngày 20 tháng 02 năm 2008 Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho bộ phận sử dụng cung tiêu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Cuối tháng, căn cứ vào Phiếu xuất kho và Phiếu Nhập kho mà các xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty chuyển lên, phòng kế toán Công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan sau đó tiến hành lập Bảng phân bổ NVL, CCDC cho từng công trình hạng mục công trình tại do các xí nghiệp trực thuộc Công ty thi công và Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng tháng, từng quý tại
Công ty cho từng công trình, hạng mục công trình mà các xí nghiệp đang thi công.
Biểu mẫu số 2.3
Đơn vị: Công ty cổ phần Xây dựng
Lắp máy Điện Nước HN - Haweicco BẢNG PHÂN BỔ NVL, CCDC Tháng 02 năm 2008 STT Ghi Có TKGhi Nợ TK TK 152 TK 153 Tổng xuất TK 621: Chi phí NVLTT
1 Khu công nghiệp Văn Lâm, Hưng Yên 72.500.250 57.025.000 129.525.250 2 KCN Bắc Thăng Long Vân Trì gói CP2 100.250.000 73.000.700 173.025.700 3 Gói 4Ô&8 Ba Đình 49.002.000 38.000.000 87.002.000 4 Gói thầu số 13- DAP Đình Vũ Hải
Phòng 120.750.000 93.000.000 213.750.000
5 Cấp nước Mai Dịch 75.720.000 61.725.000 137.445.000 6 CN hồ khe cá-Hà Tu - Quảng Ninh 24.250.000 15.152.000 39.402.000
Cộng 443.122.250 317.027.700 760.149.950
Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người lập bảng Kế toán trưởng
Biểu mẫu số 2.4
Công ty cổ phần Xây dựng Lắp máy Điện nước HN
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH QUÝ I NĂM 2008
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Công trình: Khu công nghiệp Văn Lâm, Hưng Yên
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ TK 621 Tổng số tiền Chia ra
NVL chính NVL phụ Thiết bị lắp Vât kết cấu
Số dư đầu kỳ 01/02 02 Mua NVL trả bằngTGNH 112 11.250.000 6.725.000 2.125.000 1.002.000 1.398.000 01/02 03 Mua NVL chưa trả NB 331 52.725.000 37.650.000 9.252.000 6.700.000 8.375.000 02/02 04 Mua NVL trả tiền mặt 111 9.352.000 5.125.000 1.090.000 589.000 2.548.000 ……… Cộng số phát sinh 665.450.000 425.435.000 176.255.000 25.750.000 38.010.000 Ghi Có TK 621 154 665.450.000 425.435.000 176.255.000 25.750.000 38.010.000 Số dư cuối kỳ - - - - - Ngày 31 tháng 03 năm 2008