2. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá
3.2.1.2. Vể tổ chức công tác kế toán
Hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu.
Do địa bàn hoạt động kinh doanh rộng, các công trình xây dựng và cãc xí nghiệp thành viên ở khá xa trụ sở chính của Công ty, kế toán các xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ lập chứng từ và thu thập chứng từ phán ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và chuyển lên cho phòng kế toán Công ty. Do vậy, quá trình luân chứng từ gặp nhiều khó khăn, chậm trễ, không đảm bảo một cách hoàn toàn về chức năng thông
tin kịp thời của kế toán. Hơn nữa, do Công ty có nhiều xí nghiệp thành viên nên công tác kế toán tại Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, công việc kế toán thường dồn nhiều vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm nên tất yếu không thể hoàn toàn tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn trong công tác hạch toán kế toán và lập các Báo cáo như việc ghi thiếu, ghi nhầm, sai sót số liệu, không cân đối… chậm trễ trong việc lập các Báo cáo kế toán cuối niên đội do nhiều khi còn phải chờ đợi các xí nghiệp thành viên chuyển chứng từ lên, làm ảnh hưởng đến việc cung câp thông tin cho nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Vì vậy, Công ty cần có những quy định cụ thể về thời gian chuyển các chứng từ gốc từ các xí nghiệp, các đội vể phòng kế toán dựa vào địa bàn hoạt động và khoảng cách từ công trình đến trụ sở chính của Công ty. Việc làm này sẽ vừa làm tăng tính chủ động trong công tác hạch toán, tránh gây nhầm lẵn và khối lượng công việc dồn vào cuối mỗi kỳ cho nhân viên kế toán, vừa có thể phản ánh một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại từng công trình, hạng mục công trình tại từng xí nghiệp thành viên. Ngoài ra, Công ty có thể kiểm soát việc thu thập và phân loại chứng từ tại kế toán của từng xí nghiệp bằng cách cử các cán bộ của phòng kế toán định kỳ xuống kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán tại từng xí nghiệp hay liên lạc thường xuyên với kế toán các xí nghiệp để giúp cho việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng và đảm bảo hơn.
Hoàn thiện công tác kiểm nghiệm, bàn giao công trình và thu hồi vốn.
Đối với Công ty cổ phần Xây dựng Lắp máy Điện nước Hà Nội, công tác nghiệm thu công trình bàn giao, việc thành quyết toán với nhà đâu tư nhiều khi còn chậm trễ so với Hợp đồng dã ký. điểu này gây ra tình trạng ứ đọng vốn, vòng quay vốn chậm. Vì vậy. trong Hợp đồng đã ký với nhà đầu tư, Công ty và nhà đầu tư nên có những quy định rõ ràng, cụ thể trong việc thanh quyết toán công trình và các điều khoản về thanh toán như thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán…và cũng nên có những quy định cụ thể trong chế tài xử phạt nếu một trong hai bên vi phạm những điều kiện về thanh toán trong Hợp đồng đã ký kết.
Đồng thời, Công ty cũng nên có những chính sách tín dụng thích hợp với khách hàng như trong trường hợp khách hàng chậm thanh toán trong khoảng thời gian quy định để tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty. Ngoài ra để khuyến khích khách hàng tự giác trong việc thanh toán, Công ty có thể có những chính sách ưu đãi như Chiết khấu thanh toán với một tỷ lệ hợp lý khi khách hàng thanh toán tiền trước thời hạn mà không làm ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận của Công ty. Ngoài ra, khi tiến hành lập dự toán công trình, Công ty cũng cần phải xác định rõ thời gian thi công, tiến độ công trình bàn giao một cách rõ ràng, cụ thể theo Hơp đồng, từ đó làm cơ sở cho việc thoả thuận phương thức và thời gian thanh toán, tránh tình trạng công trình khi nghiệm thu, bàn giao đi vào sử dụng mà vẫn chưa thanh quyết toán xong. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng thiếu vốn của Công ty trong việc thực hiện các dự án đầu tư khác. Ngoài ra, một khối lượng vốn lớn mà Công ty phải huy động cho việc thi công các công trình là vay từ các Ngân hàng và các chủ Nợ khác, khi vay Ngân hàng và các chủ Nợ khác, Công ty sẽ phải chịu một khoản chi phí lãi vay tương đối lớn, làm mất tính chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này làm tăng chi phí giá thành, giảm lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, thực hiện tốt công tác nghiệm thu công trình trong từng giai đoạn và thu hồi vốn một cách nhanh chóng, kịp thời là một việc làm cần thiết trong tiến trình phân tích tài chính và trong chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty.
3.2.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính