Thực chất của hoạt động tổ chức mua nguyờn vật liệu hàng hoỏ của một nhà hàng là đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải trả lời cỏc cõu hỏi: Cần phải mua những mặt hàng gỡ? Mua với số lượng bao nhiờu? Mua với mức giỏ nào? Mua với chất lượng
sản phẩm ra sao? Khi nào cần mua? (Tổng số của người mua là bao nhiờu?) Khối lượng của mỗi lần nhập? Mua ở đõu? Mua của ai ? …
•Lập kế hoạch luõn chuyển hàng hoỏ
Khi xõy dựng kế hoạch luõn chuyển hàng hoỏ trong kinh doanh ăn uống cần thiết phải cú những thụng số và giới hạn về:
oMức chi tiờu bỡnh quõn về ăn uống của một lượt khỏch của nhà hàng
oLượng vốn lưu động thường xuyờn của nhà hàng
oNăng lực và cụng suất sử dụng của cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà hàng như:
-Khả năng sản xuất của nhà bếp
-Dung lượng lưu trữ và bảo quản của nhà kho -Khả năng phục vụ tối đa của nhà hàng
-Hệ số luõn chuyển chỗ ngồi và cụng suất sử dụng chỗ ngồi của nhà hàng trong thời gian hoạt động và đặc biệt là thời gian nhà hàng sẵn sàng phục vụ khỏch…
Thực chất việc xõy dựng kế hoạh luõn chuyển hàng hoỏ là việc thiết lập sự cõn bằng giữa nhu cầu về hàng hoỏ nguyờn vật liệu, thức ăn đồ uống và khả năng đỏp ứng nhu cầu đú của nhà hàng.
Kế hoạch luõn chuển hàng hoỏ thường bao gồm việc lập kế hoạch về:
oSố lượng hàng bỏn ra của nhà hàng ( cả thức ăn và đồ uống)
oSố lượng hang nhập trong kỳ kế hoạch
oLập dự trữ hàng hoỏ (định kỳ và theo mựa )
oLói gộp của nhà hàng
oSố lượng hàng bỏn ra là biểu hiện về số lượng và khả năng đỏp ứng nhu cầu cú khả năng thanh toỏn của khỏch hàng mục tiờu của nhà hàng khỏch sạn (khỏch du lịch và nhõn dõn địa phương) trong một khoảng thời gian nhất định.
Muốn xỏc định khả năng đỏp ứng nhu cầu cú khả năng thanh toỏn của khỏch đũi hỏi phải thống kờ được :
oSố vốn hàng hoỏ của nhà hàng trong năm trước trờn cơ sở định mức tiờu hao nguyờn vật liệu cho một suất ăn.
oLưu lượng khỏch lưu trỳ tại khỏch sạn cú sử dụng dịch vụ ăn uống tại nhà hàng
oLưu lượng khỏch ăn là người địa phương.
oNgoài ra cú thể dựa vào cỏc hợp đồng mua hàng hoỏ nguyờn vật liệu của cỏc nhà hàngà cung ứng cho nhà hàng trong năm trước…
Kết hợp với kết quả nghiờn cứu về xu hướng tiờu dựng dịch vụ ăn uống của thị trường khỏch mục tiờu của năm tiếp theo.
Tuy nhiờn trong tổng số vốn hàng hoỏ của nhà hàng cũn phải tớnh đến lượng dự trữ hàng hoỏ phự hợp. Tuỳ thuộc vào điều kiện kinh doanh của mỗi nhà hàng mà dự bỏo lượng dự trữ hàng hoỏ phự hợp theo ngày và theo mựa vụ. Lói gộp trong kinh doanh ăn uống du lịch trờn cơ sở cơ cấu hàng hoỏ bỏn ra và cơ cấu khỏch của nhà hàng. Lượng hao hụt hàng hoỏ được xỏc định dựa trờn mức kinh tế kỹ thuật về bảo quản và hao hụt hàng hoỏ do thời tiết khớ hậu, thời hạn sử dụng… như số hàng thiu, hỏng, thối rữa…
Túm lại, mục tiờu của giai đoạn lập kế hoạch luõn chuyển hàng hoỏ là để trả lời cho hai cõu hỏi: mua cỏi gỡ và mua bao nhiờu cho hợp lý và cú hiệu quả kinh tế cao cho nhà hàng.
Dựa trờn kế hoạch luõn chuyển hàng hoỏ và xỏc định nhu cầu hàng nhập trong kỳ, cỏc nhà cung ứng phải tiến hành xỳc tiến mua hàng. Hay núi cỏch khỏc là phương phỏp trả lời cõu mua ở đõu? mua như thế nào? khi nào cần mua ? mua từng loại hàng bao nhiờu cho một lần?... Trả lời tốt những cõu hỏi sẽ giỳp nhà hàng quản lý và kiểm soỏt tốt chi phớ và chất lượng của cỏc mặt hàng cần mua.
Quy trỡnh của việc tổ chức mua hàng hoỏ nguyờn vật liệu và kinh doanh ăn uống thường bao gồm cỏc bước sau:
oKhẳng định nhu cầu số lượng của từng mặt hàng cần nhập trong kỳ. Điều đú tuỳ thuột vào:
-Nhu cầu tiờu thụ hàng hoỏ của nhà hàng qua thực đơn và cụng thức chế biến cỏc mún ăn của nhà hàng
-Cỏc hợp đồng đặt ăn của khỏch hàng đó được ký kết -Số hàng cũn tồn trong kho tại thời điểm hiện tại -Thời hạn sử dụng của từng loại mặt hàng
oXỏc định yờu cầu tiờu chuẩn về điều kiện cung ứng cho từng loại mặt hàng cần nhập như: Phẩm chất, loại kiểu, kớch cỡ, điều kiện vật chất, giỏ cả …
oTỡm kiếm, lựa chọn nhà hàng cung cấp phối hợp cho từng loại mặt hàng cụ thể
oChuẩn bị đơn đặt hàng để gửi đến cỏc nhà cung ứng đó lựa chọn
oTiến hành đặt mua hoặc ký hợp đồng với cỏc nhà cung ứng cụ thể phải bao gồm cỏc cụng việc như:
-Thoả thuận điều kiện cung ứng với cỏc nhà cung ứng
-Chuẩn bị cỏc bảng kờ khai cỏc yờu cầu tiờu chuẩn cung ứng cho từng loại, nhúm hàng cần nhập.