a. Bộ máy tổ chức của khách sạn Holiday, Cần Thơ.
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của khách sạn Holiday
(Nguồn Bộ phận Tiếp Tân khách sạn Holiday)
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: Là người có quyền hạn cao nhất trong khách sạn, có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của khách sạn. Giám đốc sẽ phối hợp với Tổng quản lý đề ra kế hoạch công tác và các điều lệ, quy định xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của khách sạn, là người chịu trách nhiệm về mọi kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Bộ phận Kế toán: có nhiệm vụ thực hiện các công việc tiền lương, chứng từ sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm về việc xuất nhập lương thực, trang thiết bị phục vụ cho khách sạn, chịu trách nhiệm với những thất thoát xảy ra.
GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ NHÀ HÀNG TỔNG QUẢN LÝ QUẢN LÝ PHÒNG BẾP PHỤC VỤ LỄ TÂN BẢO VỆ TẠP VỤ PHÒNG KẾ TOÁN
Ngoài ra bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm thống kê các khoản chi tiêu trong khách sạn, thuế phải nộp, hoạch toán kết quả kinh doanh, chi phí và doanh thu của từng bộ phận theo từng tháng, quý, năm.
Bộ phận Lễ tân: Là vị trí tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, làm các thủ tục nhận, trả phòng. Đây cũng là bộ phận kết nối giữa các bộ phận khác trong khách sạn giúp cho sự phối hợp trong cung cấp dịch vụ được trơn tru và hiệu quả. Là bộ phận đóng vài trò trong việc truyền tải thông tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với khách hang và là trợ thủ đắc lực cho Ban quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn cũng như nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai…. Để từ đó giúp nhà quản lý có thể đưa ra những thay đổi hợp lí mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.
Bộ phận Nhà hàng: Đảm bảo các công việc từ phục vụ khách ăn hàng
ngày cho đến các bữa tiệc lớn, nhỏ tại khách sạn. Thực hiên chức năng đưa ra thực đơn hàng ngày (chủ yếu cho khách nghỉ tại khách sạn). Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm để đảm bảo uy tín của khách sạn và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng về ăn uống. Bên cạnh đó, thái độ phục vụ, sự thân thiện, luôn hết lòng vì khách hàng của đội ngũ nhân viên cũng là chất xúc tác cho khách hàng tăng thêm sự ngon miệng.
Bộ phận Bếp: Là bộ phận có nhiệm vụ cung cấp món ăn cho khách hàng, các bữa tiệc, hội nghị…theo yêu cầu của khách hàng, đảm bảo bữa ăn đẩy đủ cho nhân viên trong khách sạn.
Bộ phận Bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, an toàn trong khách sạn,
đảm bảo không để thất thoát tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách hàng. Luôn tuần tra, canh gác và trong tư thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra. Hỗ trợ bộ phận tiếp tân trong việc hướng dẫn và chuyển đồ đạc của khách vào khách sạn cũng như khi khách trả phòng.
Bộ phận Buồng: Là bộ phận cung cấp sản phẩm dịch vụ chính được đánh giá là đem lại doanh thu cao nhất cho khách sạn, là bộ phận liên quan mật thiết với bộ phận đón, nhận khách và cung cấp dịch vụ buồng. Bộ phận này có nhiệm vụ chuẩn bị phòng luôn ở chế độ sẵn sàng và các khu vực hành lang, nơi công cộng trong khách sạn. Kiểm tra tình trạng thiết bị trong phòng khi làm vệ sinh, nhận bàn giao phòng từ phía khách. Đồng thời phải báo cáo cho bảo trì khi có sự cố. Nhạy bén trong việc nắm bắt tình hình khách thuê phòng để thực hiện vai trò phối hợp với bộ phận lễ tân trong cung cấp dịch vụ.