CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP CAO BẰNG
2.1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty
Với đội ngũ 52 CBCNV nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm và đã gắn bó lâu năm, tâm huyết với nghề, tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty; tương đối gọn nhẹ, quan hệ chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít.
Sơ đồ các phòng ban được bố trí cũng khá hợp lí với cơ cấu tổ chức theo mô hình một công ty cổ phần như sau:
Chức năng – nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận
• Đại hội đồng cổ đông : gồm toàn bộ 52 cổ đông có quyền biểu quyết của công ty. Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty • Hội đồng quản trị: Do ĐHĐCĐ bầu ra, là đại diện của ĐHĐCĐ, có
trách nhiệm thay mặt cổ đông kiểm tra, giám sát và chỉ đạo toàn bộ hoạt động của công ty
• Ban kiểm soát : Do ĐHĐCĐ bầu ra, thành viên ban kiểm soát gồm 3 cổ đông. Đây là bộ phận độc lập với HĐQT, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của HĐQT
• Ban giám đốc : Do HĐQT bổ nhiệm, gồm 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc. Là đại diện theo pháp luật của công ty, phụ trách quản lý, giám đốc các hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty • Phòng tổ chức hành chính : Chịu trách nhiệm quản lí hồ sơ nhân sự,
giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ- CNV. Xây dựng phương án đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nhân lực cho đội ngũ CB_CNV công ty. Giúp việc và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc
Ban kiểm soát HĐQT
Ban giám đốc
Đại Hội đồng cổ đông
Phòng tổ chức- hành chính Phòng kế hoạch- thị trường Phòng kế toán- tài vụ Các kho, cửa hàng, Đại lý
mọi công việc liên quan đến công tác hành chính, nhân sự trong công ty
• Phòng kế toán – tài vụ : Tổ chức công tác hạch toán kế toán, thống kê theo đúng chế độ, chính sách quy định. Xây dựng biểu phí bán hàng hợp lý trên cơ sở chế độ, chính sách tài chính Nhà nước ban hành, trình sở Tài chính tỉnh Cao Bằng phê duyệt. Có chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc về mọi mặt liên quan đến công tác tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác về mọi mặt tình hình tài sản- nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
• Phòng kế hoạch – thị trường : Xây dựng kế hoạch cung ứng hàng hóa, kế hoạch nhập - xuất – tồn kho dự trữ hàng hóa theo đúng thời vụ, đúng yêu cầu. Điều hành hoạt động kinh doanh, cung ứng hàng hóa theo đúng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn. Tổ chức điều hành độ xe vận tải đưa hàng phục vụ đến từng địa bàn cơ sở. Nắm bắt yêu cầu thị trường, truyển tải chính sách của công ty về cơ sở, để ra phương án mở rộng cung ứng, tiêu thụ hàng hóa
• Các cửa hàng, đại lý: là nơi trực tiếp tiêu thụ hàng hóa theo giá bán quy định của công ty, tiến hành bán lẻ, thu tiền, cuối tháng lập báo cáo bán hàng và nộp tiền về phòng kế toán – tài vụ của công ty
Công ty có hệ thống mạng lưới phân phối, bán hàng rộng khắp toàn tỉnh, gồm 34 cửa hàng và trên 40 đại lý tại trung tâm các huyện, cụm xã trong tỉnh, đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu cung ứng hàng hóa của người tiêu dùng và của Nhà nước
Ngoài ra, để phục vụ hoạt động cung ứng- kinh doanh hang hóa, công ty còn có 1 đội xe vận tải gồm nhiều loại, chuyên chở hàng hóa, vận chuyển từ đầu vào đến đầu ra, ngoài ra có thể cung cấp thêm dịch vụ vận tải, tăng doanh thu của công ty
2.1.3Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin tài chính của doanh nghiệp, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng đã áp dụng hình thức kế toán
tập trung. Theo mô hình này mọi công việc liên quan đến tài chính, kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán- tài vụ của công ty, đảm bảo sự kiểm tra, giám sát và chỉ đạo kịp thời, tập trung, nhất quán trong hoạt động kinh doanh, là điều kiện thuận lợi để tiến hành hiện đại hóa công tác kế toán.
Tại các cửa hàng, đại lý của công ty ở khắp địa bàn tỉnh có nhân viên hạch toán ban đầu, ghi nhận và hạch toán ban đầu nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh, định kỳ nộp báo cáo bán hàng và các chứng từ liên quan lên phòng kế toán tài vụ của công ty
Cụ thể bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận:
• Kế toán trưởng : Điều hành, chỉ đạo chung công tác kế toán toàn công ty. Lập BCKTTC, BCKTQT, cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu ban Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước BGĐ về toàn bộ hoạt động hạch toán kế toán của công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hóa, vật tư và các chi phí định mức thuộc thẩm quyền của công ty
• Thủ quỹ : Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn tiền mặt tại quỹ hàng ngày. Tiến hành các thủ tục nhập xuất tiền mặt theo yêu cầu nhà quản trị và phù hợp với quy định chung
• KT vật tư, TSCĐ : Theo dõi, quản lý và tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo đúng quy định, thực hiện hạch toán, kế toán TSCĐ và các nghiệp vụ liên quan.Quản lý, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư các lọai, kế toán các khoản mục liên quan đến vật tư
Kế toán trưởng Thủ quỹ KT vật tư, TSCĐ Kế toán hàng hóa Kế toán tiền,công nợ , thanh toán Kế toán chi phí, thuế
Nhân viên kinh tế các cửa hàng bán lẻ
Nhân viên kinh tế các các đại lý
• KT hàng hóa : Theo dõi, quản lý tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa về mặt giá trị, theo dõi quản lý các khoản chi phí mua hàng phát sinh. Tính toán, xác định trị giá hàng xuất kho để bán, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kì…theo đúng chế độ chính sách nhà nước quy định. Quản lý và cung cấp thông tin kịp thời về hàng hóa trong kì theo yêu cầu của nhà quản lý
• KT công nợ, thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ và tình hình thanh toán trên tài khoản chi tiết , tài khoản tổng hợp. Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thu- chi Tiền mặt, TGNH, kiểm soát và phân loại nợ để có phương án quản lý, tránh thất thoát vốn. Theo dõi chi tiết tình hình bán hàng và các báo cáo bán hàng, tình hình thu nộp tiền hàng do các của hàng, đại lý nộp lên
• KT chi phí, thuế : Quản lý, theo dõi mọi khoản chi phí chung của toàn doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng các khoản chi. Lên bảng kê hàng hóa-dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT phải nộp, quản lý và hạch toán các khoản thuế, phí, lệ phí có nghĩa vụ phải nộp vào NSNN
• Nhân viên kinh tế tại các cửa hàng bán lẻ và đại lý : được phân cấp tại các cửa hàng, đại lý tại 11 huyện thị trên cả địa bàn tỉnh, có chức năng nhiệm vụ bán hàng thu tiền và hạch toán ban đầu theo đúng quy định, yêu cầu của công ty. Định kì lập và nộp báo cáo bán hàng cùng tiền hàng về phòng kế toán của công ty
Với cơ cấu và hình thức tổ chức như trên, phòng kế toán tài chính của công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng đã góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch cung ứng- KD hàng năm của công ty. Có thể nói, phòng kế toán tài chính là người trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra các quyết định điều hành quá trình kinh doanh một cách đúng đắn và hiệu quả