Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP CAO BẰNG
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
làm mất tính kiểm tra đối chiếu của hình thức này. Mặt khác, việc ghi Sổ Cái chỉ phản ánh được nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứ chưa phản ánh được các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian. Do đó công ty nên mở thêm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để theo dõi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ phát sinh và dùng làm cơ sở quan trọng đối chiếu số phát sinh trong tháng, phát hiện và xử lý kịp thời sai sót.
Chứng từ ghi sổ được công ty lập một lần vào cuối tháng nên gây ra tình trạng công việc sẽ dồn nhiều vào cuối tháng, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kế toán. Công ty nên lập chứng từ ghi sổ với định kỳ ngắn hơn, hoặc lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại theo thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc, bỏ sót không ghi sổ, đồng thời sử dụng số liệu của sổ để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu sau:
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm...
Đơn vị: Địa chỉ:
Chứng từ ghi sổ
Số hiệu N/ T Số tiền
Chứng từ ghi sổ
Số hiệu N/T Số tiền
Cộng tháng
Cộng Luỹ kế từ đầu quý
Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu tháng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Theo nguyên tắc giá gốc – một nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán đòi hỏi tất cả các loại vật tư, tài sản, hàng hóa, các khoản công nợ, chi phí…phải được ghi chép, phản ánh theo giá gốc của chúng, tức là số tiền mà đơn vị bỏ ra để có được những tài sản đó. Việc đo lường, tính toán tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu và chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí tại thời điểm hình thành. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.
Vận dụng nguyên tắc giá gốc, ta có một số quy định trong việc ghi chép, phản ánh các loại tài sản theo trị giá vốn thực tế
- Đối với tài sản, vật tư, hàng hóa mua ngoài nhập kho thì trị giá vốn thực tế bằng giá mua cộng chi phí mua cộng thuế nhập khẩu (nếu có)
- Đối với các tài sản, vật tư, hàng hóa xuất bán thi trị giá vốn thực tế là giá thực tế tại thời điểm xuất kho
Theo đó, cũng như theo quy định của kế toán hiện hành, toàn bộ chi phí mua hàng hóa phát sinh trong giai đoạn thu mua (trừ giá mua hàng) phải được hạch toán riêng và cuối kỳ tập hợp, phân bổ cho hàng xuất bán trong kì để xác định giá vốn hàng bán theo tiêu thưc phân bổ là khối lượng.
Tuy nhiên tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng, như đã nói ở trên, toàn bộ chi phí mua kế toán hạch toán và theo dõi riêng nhưng coi như đó là một khoản chi phí tương ứng với doanh thu vận tải thu được trong kì, được ghi chép, phản ánh trên tài khoản 6322- “giá vốn vận tải”. Còn trị giá vốn hàng xuất bán sẽ là chính giá mua hàng bán xác định theo phương pháp FIFO mà không bao gồm chi phí mua phân bổ. Như vậy là không đúng với nguyên tắc giá gốc trong kế toán. Do đó để phù hợp với quy định hiện hành, công ty nên mở thêm tài khoản 1562- “chi phí mua hàng” thay vì mở tài khoản 6322 để tập hợp toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phân bổ chi phí mua cho hàng xuất bán trong kỳ, xác định giá vốn hàng bán chính xác hơn theo
quan đến khâu tiêu thụ được hạch toán vào tài khoản 6421- “chi phí bán hàng”.
Nhưng cũng theo một trong 6 nguyên tắc cơ bản của kế toán đó là nguyên tắc “ phù hợp” lại quy định “ việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì đồng thời phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Theo đó, vì công ty có phát sinh khoản doanh thu trợ cước vận chuyển do Nhà nước cấp nên để đáp ứng nguyên tắc phù hợp, kế toán ghi nhận khoản chi phí tương ứng với việc tạo ra doanh thu ấy trên tài khoản 6322, theo dõi toàn bộ chi phí vận chuyển từ khâu mua hàng (từ chân hàng cấp I về công ty) đến khâu bán hàng (từ công ty đến các cửa hàng, đại lý), như vậy việc hạch toán của công ty là không vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
3.2.3Theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng trên từng sổ chi tiết doanh thu
Để quản lý tình hình tiêu thụ hàng hóa được chính xác, cụ thể theo từng mặt hàng, biết được cả về mặt giá trị và khối lượng cũng như đơn giá hàng bán trong kỳ, xác định được kết quả kinh doanh lãi/ lỗ của từng mặt hàng, từ đó nhà quản trị có thể đưa ra quyết định thúc đẩy phù hợp, tăng lợi nhuận cho công ty, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, kế toán nên mở sổ chi tiết doanh thu, theo dõi cụ thể tình hình tiêu thụ từng mặt hàng. Mặc dù việc mở thêm sổ chi tiết doanh thu bán hàng sẽ làm tăng khối lượng công việc của kế toán vào cuối tháng.