II. Thực trạng hoạt động bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đờng hàng không tại Bảo Việt
2. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đờng hàng không tại Bảo Việt
2.1. Công tác khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đ ờng hàng không tại Bảo Việt
ờng hàng không tại Bảo Việt
Khai thác là khâu đầu tiên, có ý nghĩa quyết định cho việc thực hiện các khâu tiếp theo. Khai thác bảo hiểm trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu nói chung là việc tìm kiếm chủ hàng bảo hiểm hàng hoá của họ tại Bảo Việt. Một doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp bảo hiểm nói riêng sẽ không thể tồn tại đợc nếu không có khách hàng và các mối quan hệ với khách hàng. Khai thác bảo hiểm của Bảo Việt không chỉ dừng lại ở việc tiến hành kí kết hợp đồng với khách hàng có nhu cầu bảo hiểm ở công ty mà Bảo Việt còn phải tự tìm đến với khách hàng, thuyết phục họ tham gia mua bảo hiểm của công ty mình. Tuy nhiên với bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đờng hàng không thì điều này càng khó khăn hơn.
Khai thác tốt sẽ giúp cho Bảo Việt xây dựng đợc một hệ thống khách hàng phong phú, mở rộng thị phần, tăng doanh thu, nâng cao uy tín trên thị trờng. Hoạt động khai thác của công ty luôn có kế hoạch và chiến lợc hết sức cụ thể và chặt chẽ. Hàng năm, Bảo Việt đều phân tích tình hình doanh thu phí các năm trớc, khả
hoá xuất nhập khẩu. Từ đó Bảo Việt lập ra một kế hoạch khai thác cho toàn bộ công ty và giao chỉ tiêu kế hoạch khai thác cụ thể cho từng phòng. Đồng thời công ty còn luôn chú trọng tới các biện pháp hỗ trợ cho công tác khai thác bảo hiểm, cũng nh luôn luôn đổi mới, hoàn thiện quy trình khai thác cho phù hợp với tình hình hiện tại.
Hiện nay Bảo Việt đang tiến hành khai thác bảo hiểm hàng hoá theo sơ đồ sau :
Sơ đồ khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu :
Phân tích đánh giá rủi ro cung cấp thông tin
cho khách hàng Chào phí bảo hiểm , cấp giấy yêu cầu Xem xét đề nghị và chấp nhận bảo hiểm
Cấp đơn bảo hiểm
Theo dõi thu phí và tiếp nhận giải quyết mới
Tìm hiểu nhu cầu bảo hiểm, thu thập thông tin
2.1.1. Thu thập thông tin, tìm hiểu nhu cầu bảo hiểm
Trong quá trình này, nhiệm vụ của cán bộ khai thác bảo hiểm rất quan trọng bởi muốn kí kết đợc hợp đồng bảo hiểm thì trớc hết cần có thông tin về nhu cầu bảo hiểm : bao gồm chủ yếu là xác định thời gian phát sinh nhu cầu bảo hiểm, kim ngạch xuất nhập khẩu, hàng hoá xuất nhập khẩu, đòi hỏi của ngời đợc bảo hiểm, rủi ro bảo hiểm Để thu nhận đ… ợc những thông tin này, mỗi khai thác viên của Bảo Việt đã tự tìm cho mình cách tiếp cận thông tin khác nhau. Có thể họ chủ động khai thác nguồn tin từ các khách hàng quen biết, thờng xuyên tiếp xúc với khách hàng để kịp thời nắm bắt những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để t vấn, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm hoặc có thay đổi phù hợp. Hoặc họ có thể tiếp cận với thông tin qua các phơng tiện thông tin đại chúng nh phát thanh, truyền hình, các thông báo Chính phủ về hạn ngạch xuất nhập khẩu Đặc biệt cán bộ khai thác của Bảo Việt đã nhanh chóng thích ứng với việc sử
…
dụng Internet để phục vụ cho việc tìm kiếm và trao đổi thông tin, giới thiệu về hoạt động bảo hiểm của mình trên mạng. Hiện nay, Bảo Việt đã có riêng cho mình một trang Web (http://www.baoviet.com.vn), tuy còn cha đầy đủ nhng đã bớc đầu phát huy hiệu quả trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Khi cán bộ khai thác bảo hiểm đã nắm bắt đợc thông tin và tìm hiểu nhu cầu khách hàng, việc quan trọng nhất là tiếp cận khách hàng và thực hiện các biện pháp tuyên truyền quảng cáo; bằng sự hiểu biết nghiệp vụ, sự mềm mỏng khôn khéo, để thuyết phục khách hàng mua bảo hiểm tại Bảo Việt. Các cán bộ khai thác của Bảo Việt luôn luôn xác định rằng quá trình tạo dựng mối quan hệ với khách hàng đòi hỏi một thời gian dài và phải bằng chính sự công phu, nhiệt tình của mình trong quá trình theo đuổi khách hàng mới đem lại kết quả.
Khách hàng trên thị trờng rất phong phú và đa dạng. Bảo Việt trong quá trình hoạt động triển khai nghiệp vụ đã phân tích và phân loại khách hàng cụ thể để với mỗi đối tợng khách hàng khác nhau cán bộ khai thác của Bảo Việt có những biện
pháp cụ thể thích hợp để thu hút khách hàng. Các khách hàng của Bảo Việt đợc chia làm 4 loại đối tợng sau :
+ Đối với khách hàng truyền thống
Bảo Việt luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ. Với khách hàng thờng xuyên có hàng hoá xuất nhập khẩu thì công ty vận động họ mua hợp đồng bao, vừa tiện lợi cho công ty trong việc quản lý cũng nh khai thác triệt để kim ngạch xuất nhập khẩu của họ. Đồng thời Bảo Việt còn giành nhiều chính sách u đãi và hơn thế nữa, để góp phần phục vụ khách hàng tốt hơn, hàng năm công ty đều tổ chức hội nghị khách hàng với sự tham gia của các bên liên quan, để khách hàng có thể góp ý về những điểm đợc và cha đợc của công ty nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lợng dịch vụ bảo hiểm.
+ Khách hàng là ngời đang tham gia bảo hiểm ở các công ty khác trong nớc nh-
ng cha tham gia bảo hiểm tại Bảo Việt
Đối với những khách hàng này thì cán bộ khai thác của Bảo Việt phải giới thiệu về các dịch vụ bảo hiểm, sự phục vụ hoàn hảo, khả năng đảm bảo chi trả bồi thờng khi có tổn thất xảy ra và uy tín lâu năm trên thị trờng của Bảo Việt trên thị trờng bảo hiểm nói chung và bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đờng hàng không nói riêng. Tất cả điều đó đều toát lên đợc u thế vợt trội hơn hẳn của Bảo Việt so với các công ty khác. Nh vậy sẽ lôi kéo đợc khách hàng về phía mình và mua sản phẩm của công ty.
+ Khách hàng cha bao giờ tham gia bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu ở trong
nớc (chỉ tham gia ở công ty nớc ngoài)
Các khách hàng này thờng có tâm lý là ngại nhiều giấy tờ, thủ tục rờm rà, phạm vi bảo hiểm không đầy đủ, không tin tởng vào các công ty bảo hiểm trong n- ớc. Nắm bắt đợc tâm lý này, cán bộ khai thác của Bảo Việt chủ động giới thiệu với các khách hàng về điều kiện bảo hiểm, các lợi thế khi tham gia bảo hiểm trong n- ớc. Ngoài ra cán bộ khai thác sẽ giải thích cho khách hàng thấy việc mua bảo hiểm
trong nớc mà cụ thể mua bảo hiểm ở Bảo Việt thì khi tổn thất xảy ra việc tiến hành bồi thờng giữa hai công ty trong nớc tiện hơn, nhanh hơn, đồng thời còn góp phần giảm chi ngoại tệ, tăng nguồn thu cho đất nớc, tạo điều kiện cho thị trờng bảo hiểm Việt Nam phát triển.
+ Khách hàng là ngời cha bao giờ mua bảo hiểm cả
Với đối tợng này, cán bộ khai thác của Bảo Việt áp dụng biện pháp thu hút khách hàng là thờng đến tận nơi trao đổi, giải thích cho khách hàng biết về vai trò, tác dụng của bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu. Mục đích của họ là làm sao để cho khách hàng hiểu và tin tởng vào lợi ích của bảo hiểm, vào việc Bảo Việt là ng- ời bạn đồng hành trong hoạt động kinh doanh, sẵn sàng chia sẻ và giúp đỡ khắc phục tình hình tài chính khó khăn khi có rủi ro xảy ra. Để từ đó khách hàng sẽ có nhu cầu tham gia bảo hiểm tại Bảo Việt cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình. Phân khách hàng thành 4 đối tợng nh trên, các cán bộ khai thác của Bảo Việt tuỳ từng đối tợng mà có những biện pháp thích hợp nhằm thu hút ngày càng nhiều khách hàng tham gia bảo hiểm.
2.1.2. Phân tích, tìm hiểu và đánh giá rủi ro
Khi nhận đợc các thông tin từ khách hàng, cán bộ khai thác của Bảo Việt tiếp xúc, giới thiệu, tuyên truyền về sản phẩm bảo hiểm và công ty nhằm tạo ấn tợng tốt với khách hàng. Đồng thời cán bộ khai thác phải căn cứ vào các thông tin đợc cung cấp hoặc trực tiếp tiếp xúc với đối tợng bảo hiểm (hàng hoá) để tự đánh giá rủi ro. Những trờng hợp đặc biệt, yêu cầu kỹ thuật chuyên môn cao, giá trị bảo hiểm lớn thì Bảo Việt sẽ thuê các giám định viên đánh giá rủi ro của các cơ quan chuyên môn khác hoặc của tổ chức nớc ngoài.
Ngoài ra còn nghiên cứu về hành trình sân bay đi, sân bay đến, khả năng tài chính của khách hàng. Để từ đó cán bộ khai thác Bảo Việt đánh giá mức độ rủi ro xảy ra, kết hợp với bộ phận bồi thờng để tính toán đến hiệu quả bảo hiểm, dự kiến đa ra tỷ lệ phí tạm thời.
2.1.3. Chào phí, cấp giấy yêu cầu bảo hiểm cho khách hàng.
Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp, kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và chính sách khách hàng, cán bộ khai thác sẽ đa ra tỷ lệ phí bảo hiểm dự kiến với đối tợng bảo hiểm này. Từ đó lập một bản chào phí gửi tới khách hàng. Bản chào phí phải rõ ràng, đầy đủ các chi tiết mà khách hàng muốn biết : tỷ lệ phí, với mức phí đó thì quyền lợi bảo hiểm sẽ đợc nhận ra sao, Thông th… ờng khách hàng hay chú ý đến mức phí cao hay thấp nên cán bộ khai thác thờng hay dẫn ý, rồi để cho khách hàng tự so sánh thấy mức phí mà Bảo Việt đa ra với mức phí chung trên thị trờng là ngang nhau, thậm chí còn thấp hơn phí của một số công ty khác. Qua đó khách hàng cảm thấy mức giá đó phải chăng, phù hợp với yêu cầu và khả năng của họ.
Sau khi nhận đợc bản chào phí, khách hàng quyết định chọn mua bảo hiểm tại Bảo Việt, cán bộ khai thác viên còn có nhiệm vụ tiếp theo là cung cấp giấy yêu cầu bảo hiểm mà Bảo Việt đã in sẵn, rồi hớng dẫn khách hàng kê khai một cách đầy đủ và hợp lệ, sau đó xem xét, kiểm tra đánh giá lại tính chính xác của giấy yêu cầu bảo hiểm.
2.1.4. Xem xét đề nghị bảo hiểm và chấp nhận bảo hiểm
Khi có đợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng, cán bộ khai thác của Bảo Việt tiến hành xem xét, kiểm tra, đánh giá lại các thông tin mà khách hàng vừa cung cấp, xem xét đã đầy đủ và chính xác cha. Nếu khai thiếu một trong các đề mục cơ bản nh : tên hàng, số tiền bảo hiểm, số hợp đồng hoặc số L/C, thì phải…
yêu cầu khách hàng điền đủ mới chấp nhận bảo hiểm đợc.
Bên cạnh giấy yêu cầu bảo hiểm, cán bộ khai thác còn phải xem xét đến các chứng từ khác có liên quan nh :
+ vận đơn hàng không (airway bill) + hoá đơn thơng mại
Sau khi kiểm tra, nếu thấy giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ khác không hợp lệ, không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, thì Bảo Việt sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi fax qua đờng bu điện kèm theo là lời giải thích đầy đủ và cặn kẽ. Còn nếu sau khi kiểm tra giấy yêu cầu bảo hiểm, chứng từ có liên quan thấy đã đầy đủ hợp lệ, và đạt yêu cầu, thì Bảo Việt sẽ tiến hành cấp đơn và kí kết hợp đồng bảo hiểm với khách hàng ngay lập tức.
2.1.5. Cấp đơn bảo hiểm
Khi đã chấp nhận bảo hiểm thì quy trình cấp đơn bảo hiểm ở Bảo Việt sẽ diễn ra nh sau :
a) Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn
Trớc khi cấp đơn bảo hiểm phải tiến hành lấy số đơn bảo hiểm theo quy định về phân nhóm và mã nghiệp vụ. Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự tăng dần trong sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của phòng bảo hiểm hàng hoá và từng loại hàng hoá xuất hay nhập khẩu.
b) Tính phí bảo hiểm
Trớc khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Hiện nay tỷ lệ phí mà Bảo Việt cung cấp cho khách hàng thờng xê dịch từ mức 0,32% ữ 0,4%. Tuy nhiên tỷ lệ phí này cũng có thể giảm xuống mức 0,3% đối với khách hàng truyền thống hay khách hàng tham gia với giá trị bảo hiểm lớn; hay có thể tăng tới mức 0,5% và thậm chí có đơn hàng tỷ lệ phí 2% (rất ít) đối với những đơn hàng mà hàng hoá dễ bị tổn thất.
c) Lập và cấp đơn bảo hiểm.
Khi tính đợc số tiền bảo hiểm, phí bảo hiểm, tỷ lệ phí thì cán bộ khai thác sẽ tiến hành lập đơn bảo hiểm cho khách hàng của mình. Nội dung của đơn bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đờng hàng không.
Chi tiết của đơn bảo hiểm gồm có: - Tên ngời đợc bảo hiểm (Name of isured)
- Tên máy bay (Name of Plane) - Số L/C (L/C No)
- Số vận đơn (AWB No) - Hợp đồng số (Contract No)
- Từ sân bay ... đến sân bay (From to )… …
- Ngày khởi hành (Date of departure)
- Ngày dự tính đến (Estimate date of arrival). - Đối tợng bảo hiểm (subject- matter Insured) - Tổng số tiền bảo hiểm (Sum insure)
- Tỷ lệ phí (Rate)
- Phí bảo hiểm (Premium) - Thuế giá trị gia tăng (VAT)
- Tổng số tiền thanh toán (Total Amount)
- Điều kiện bảo hiểm (Condition or Special Coverage) - Nơi và cơ quan giám định tổn thất (Apply for Survey to) - Nơi thanh toán bồi thờng (Claims payable at)
- Thời gian cấp đơn : ngày tháng năm (date on )… … …
(Cụ thể xem mẫu đơn bảo hiểm sẵn ở phần phụ lục)
Khi lập xong đơn bảo hiểm cho khách hàng, cán bộ khai thác trình lãnh đạo kí duyệt rồi tiến hành kí kết hợp đồng bảo hiểm với khách hàng. Hiện nay, Bảo Việt đang áp dụng hai loại hợp đồng : hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao.
Đối với hợp đồng bảo hiểm bao, công ty đang áp dụng nhiều biện pháp khuyến khích đối với các khách hàng thờng xuyên mua bảo hiểm và ít xảy ra tổn thất. Một trong các biện pháp đó là công ty giảm phí, đa ra tỷ lệ chiết khấu phù hợp theo thoả thuận. Việc làm này ngày càng tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa khách hàng với Bảo Việt.
Nh vậy, tuỳ từng khách hàng, tuỳ từng điều kiện cụ thể mà Bảo Việt phát hành hợp đồng bảo hiểm chuyến hay bảo hiểm bao. Với loại hợp đồng nào thì công ty đều lập và cấp đơn cho khách hàng. Khi đã cấp xong đơn, kí kết xong hợp đồng bảo hiểm thì bớc tiếp trong quy trình khai thác đó là theo dõi thu phí và tiếp nhận giải quyết mới phát sinh.
2.1.6. Theo dõi thu phí và tiếp nhận giải quyết mới
Thu phí bảo hiểm là một việc rất quan trọng đối với cán bộ khai thác, bởi nó có tác động trực tiếp đến kế hoạch thu phí, tiến độ khai thác, doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nó phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của khách hàng và độ khéo léo của cán bộ khai thác. Hiện nay hình thức thu phí của Bảo Việt rất linh hoạt, có thể thu trực tiếp theo hoá đơn hoặc thu qua chuyển khoản, giấy báo nợ. Nhằm thu hút khách hàng, cũng nh giúp đỡ những khách hàng đang gặp khó khăn trong kinh doanh thì Bảo Việt có áp dụng hình thức "giãn nợ phí ". Điều này có nghĩa là với khách hàng nào đang gặp khó khăn trong kinh doanh nh hàng bị ứ đọng, không bán đợc mà có văn bản chứng minh đ… ợc điều đó thì công ty sẽ cho nợ phí trong một thời gian nhất định nào đấy. Việc làm này cho thấy Bảo Việt thực sự là ngời bạn đồng hành của các doanh nghiệp trên con đờng kinh doanh.
Thu xong phí rồi nhng trong thời hạn hợp đồng bảo hiểm còn có giá trị thì cán bộ Bảo Việt vẫn cha hoàn thành xong nhiệm vụ của mình. Họ tiếp tục theo dõi đối tợng bảo hiểm, sửa đổi bổ sung các điều kiện bảo hiểm, đối tợng bảo hiểm,…