3.2.3.1 Cơ cấu tổ chức
SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Phương Trang: 28
Hội trường Bộ phận tiếp tân Bộ phận buồng Bộ Phận bếp Quầy Bar- cafe Nhà hàng Massage Bộ phận bảo vệ Bộ phận kỹ thuật BỘ PHẬN KHÁCH SẠN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN NHÀ HÀNG BỘ PHẬN LỮ HÀNH Du lịch và vận chuyển
(Nguồn khách sạn Thanh Trà, 2011)
Hìn 3.1: SƠ ĐỐ TỔ CHỨC KHÁCH SẠN THANH TRÀ 3.2.3.2 Chức năng hoạt động
a) Giám đốc
Giám đốc chịu trách nhiệm chung về tất cả các hoạt động của khách sạn trước ban giám đốc Công Ty Lương Thực Trà Vinh, là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của khách sạn, phân phối công việc cho phó giám đốc và các bộ phận quản lý khác như:
- Tổ chức hành chánh, nhân sư.
- Theo dõi kế hoạch kinh doanh của khách sạn. - Xử lí công việc.
b) Phó giám đốc
Chịu trách nhiệm phân phối và điều hành công việc lại cho các bộ phận quản lý, giám sát việc thực hiện công việc và báo cáo kết quả cho giám đốc. Đồng thời cũng tổ chức hành chánh, nhân sư, theo dõi kế hoạch kinh doanh của khách sạn, đôn đốc và xử lí công việc.
c) Bộ phận khách sạn, phòng nghiệp vụ, nhà hàng
SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Phương Trang: 29
Có trách nhiệp phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận nhỏ, đồng thời giám sát quá trình thực hiện công việc, đôn đốc nhân viên làm việc và báo cáo lại cho cấp trên.
d) Bộ phận tiếp tân
Chào đón khách khi khách liên hệ đặt phòng. Nhân viên nói rõ với khách về giá thuê phòng, loại phòng, hạn cuối cùng trong việc lưu giữ phòng cho khách.
Tiếp nhận hoặc không tiếp nhận yêu cầu đặt phòng khi khách hàng yêu cầu vượt quá qui định của khách sạn. Trường hợp cần thiết phải xin ý kiến của Ban giám đốc khách sạn.
Nhân viên phải xác định được nội dung: tên của khách và tổng số khách, ngày tới khách sạn, loại phòng, số lượng phòng cần thuê, số ngày sử dụng phòng nghỉ.
Dựa vào những thông tin trên nhân viên tiếp tân kiểm tra lại số phòng xem có thể đáp ứng được yêu cầu trong thời gian tương ứng không. Nếu không đáp ứng được yêu cầu của khách thì phải trình bày rõ nguyên nhân và tích cực gợi ý những loại phòng khác để khách lựa chọn.
e) Bộ phận buồng
Sau khi khách nhận phòng ở bộ phận tiếp tân xong, thì bộ phận buồng sẽ mang hành lý cho khách và đưa khách lên phòng. Khi khách có yêu cầu gì thì bộ phận này có trách nghiệm phục vụ cho khách. Sau khi khách trả phòng thì bộ phận này có trách nhiệm dọn dẹp phòng lại tom tắt và sạch sẽ như ban đầu.
f) Bộ phận bảo vệ
Chịu trách nhiệm về an toàn, đảm bảo tài sản cho khách sạn cũng như là của khách. Xử lý nhanh các sự cố xảy ra ngoài ý muốn.
g) Bộ phận kỹ thuật
Phụ trách về hệ thống thang máy, trang thiết bị kỹ thuật, wifi của khách sạn khi bị hư hỏng hoặc có sự cố.
h) Hội trường
Sức chứa 50 đến 200 khách với trang thiết bi hiện đại, chuyên phục vụ cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, liên hoan, sinh nhật, tiệc buffet…
i) Nhà hàng
SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Phương Trang: 30
Chuyên phục vụ đậy đủ các món ăn Âu, Á và đặc sản đại phương mang đậm nét ẩm thực của miền Tây Nam Bộ. Đặc biệt với cơm trưa văn phòng, phục vụ tận nơi theo yêu cầu của quý khách.
j) Quầy bar-café
Chuyên phục vụ đủ loại thức uống giải khát, rượu bia, cocktail…cùng với hệ thống wifi mạnh giúp cho khách có điểm lý tưởng để thư giãn sau khi làm căng thẳng. Hơn thế, đây cũng là nơi lý tưởng cùng với đối tác bàn công viêc kinh doanh.
k) Bộ phận bếp
Chuyên chế biến các món ăn khi khách yêu cầu, kiểm soát chất lượng thức ăn cũng như là sự an toàn của thức ăn cho khách.