4. Độ tinh cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn
3.1.2 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
3.1.2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng Nhân sự của Công ty)
3.1.2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban:
a) Đại Hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công
ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy
quyền. Đại hội đồng cổ đông có các quyền hạn sau: Thông qua bổ sung sửa đổi
điều lệ, định hướng phát triển công ty, thông qua các báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của Ban kiểm soát, của Hội đồng quản trị và các kiểm toán viên; Quyết định mức cổ tức được thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; bổ
BP.TÀI CHÍNH
ĐHĐCĐ
CTHĐQT
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT
nhiệm Tổng giám đốc; Quyết định số lượng thành viên của Hội đồng quản trị và các quy định khác được quy định tại điều lệ của công ty.
b) Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn
để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty. Trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông không được ủy quyền.
c) Chủ tịch Hội đồng quản trị: Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền
và nhiệm vụ sau: Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị; Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ
cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị; Tổ chức việc thông
qua quyết định của Hội đồng quản trị; Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các
quyết định của Hội đồng quản trị; Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông; Các quyền
và nhiệm vụ khác theo quy định.
d) Ban Kiểm soát: Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 3 thành viên thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc.
e) Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc: Tổng giám đốc hoặc Phó giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây: Quyết định các vấn đề liên quan
đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản
trị; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; Bổ nhiệm,
miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh
thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ
nhiệm của Tổng giám đốc hoặc Phó giám đốc; Tuyển dụng lao động; Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng
quản trị.
f) Bộ phận Tài chính: Quản lý tài chính theo đúng quy định của pháp luật, quản lý công tác xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm, vật tư và các hoạt động dịch vụ hổ trợ sản xuất kinh doanh tại Phú Cường Jostoco, mua vật tư, bao
bì, hóa chất, nguyên liệu, phụ liệu; Theo dõi, phân tích và đề xuất biện pháp quản
lý vật tư, hàng hóa và các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh một cách
tiết kiệm nhất; Đề ra các quy định về quản lý tài chính của công ty; Tổ chức công
tác kế toán, bộ máy kế toán áp dụng tin học phần mềm vào hệ thống quản lý, cập
nhật thông tin hàng ngày, mở sổ sách theo dõi, xử lý số liệu phát sinh, kiểm tra
hệ thống hoạt động tài chính về tình hình thu, chi công nợ, nhập xuất vật tư, hàng
hóa, cung ứng kịp thời các sản phẩm phục vụ cho sản xuất như: nước đá, nguyên nhiên vật liệu, phụ gia chế biến thủy sản, cung cấp các loại vật tư cho sản
xuất…Chấp hành nguyên tắc chế độ kế toán đúng theo chính sách pháp luật của Nhà nước.; Lưu trữ hồ sơ theo pháp lệnh kế toán thống kê; Phối hợp với các
phòng ban liên quan thực hiện đánh giá nhà cung ứng.
g) Bộ phận Kỹ thuật- XDCB: Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc đầu tư, cải tạo về thiết bị nhà xưởng đáp ứng cho quá trình sản xuất liên tục và có hiệu quả; Quản lý về kỹ thuật toàn bộ thiết bị nhà xưởng tại Phú Cường Jostoco; Lập kế hoạch và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng thiết bị và nhà xưởng; Nghiên cứu
và tìm kiếm những thiết bị phục vụ chế biến lạnh đông phù hợp với công nghệ
tiên tiến, kinh tế để thay thế thiết bị hiện có; Xây dựng hướng dẫn công việc và vận hành tốt, đảm bảo an toàn các máy móc thiết bị trong hệ thống công ty; Lập
kế hoạch và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị cơ điện
nhà xưởng hiện có tại Phú Cường Jostoco. Thực hiện đúng các nội dung theo quy
định của công ty; Phối hợp với đội phòng cháy chữa cháy làm tốt công tác cháy
nổ tại Phú Cường Jostoco; Kết hợp với phòng Tổ chức hành chính thực hiện việc xem xét năng lực nhân viên trong phòng; Phối hợp với Ban điều hành sản xuất
thực hiện việc kiểm tra nhà xưởng; Tìm biện pháp giảm điện năng tiêu thụ và các nhiên liệu khác trong quy trình sản xuất sản phẩm.
h) Bộ phận Kinh doanh: Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về chương
trình quản lý hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn HACCP, ISO
9001:2002 và SQF 2000 CM; Tham gia xây dựng định mức trong từng quy trình chế biến; Quản lý nhân, vật lực của phòng, đảm bảo an toàn lao động và hiệu
suất ca;Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng đánh giá nhà cung ứng; Theo dõi và đo lường các quy trình- thủ tục ma Phòng trực tiếp vận hành và lưu hồ sơ; Phối hợp với các Phòng/ Ban liên thực hiện việc
đánh giá nhà cung ứng; Thu thập kết quả từ việc theo dõi và đo lường sản phẩm.
Báo cáo Ban Tổng giám đốc và bộ phận có liên quan, đề xuất biện pháp khắc
phục hay truy tìm nguyên nhân; Kiểm soát và lưu trữ các hồ sơ có liên quan; Kết
hợp với phòng Tổ chức hành chính thực hiện việc xem xét năng lực nhân viên trong phòng; Đề xuất cải tiến phương thức tổ chức sản xuất, cải tiến môi trường
sản xuất để hạn chế mức thấp nhất khả năng lây nhiễm vi sinh; Thương thảo bán
hàng, ghi nhận và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng; Thảo các hợp đồng
mua bán hàng; Đăng ký chất lượng hang hóa; Thường xuyên cải tiến chất lượng
cung ứng và các hoạt động cải tiến phục vụ cho sản xuất kinh doah của Phú Cường Jostoco; Kiến nghị các biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân
lực phòng nghiệp vụ và đề bạt, sắp xếp nhân lực tại phòng nghiệp vụ.; Báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý và những yếu cầu đột xuất của Ban Tổng giám đốc.
i) Bộ phận sản xuất: Quản lý nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công cụ,
dụng cụ, vật tư, nguyên nhiên, vật liệu, hóa chất phục vụ sản xuất tại phân xưởng; Quản lý điều hành cán bộ công nhân viên trong quá trình sản xuất sản
phẩm tại phân xưởng theo đúng quy trình kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trên cơ sở tiêu chuẩn chế biến thủy sản xuất khẩu; Phản ánh
kịp thời tình hình biến động nguyên liệu cả chất lượng và số lượng; Đề nghị sửa
chữa nhà xưởng, mua thiết bị, công cụ, dụng cụ, phục vụ sản xuất kịp thời để đảm bảo quy trình sản xuất liên tục tại phân xưởng; Đào tạo công nhân về qui
trình sản xuất theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc; Kiến nghị đề xuất các biện pháp đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm tại phân xưởng; Xây dựng các qui trình chế biến và nghiên cứu giảm định mức chế biến; Thường xuyên cải tiến và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, quản lý hóa chất và chất phụ gia khi sử dụng; Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về chất lượng sản phẩm; Phối hợp với
Phòng kỹ thuật và Ban điều hành sản xuất kiểm tra điều kiện nhà xưởng; Nghiên cứu chế biến những mặt hàng mới từ nguyên liệu thủy sản để phát triển sản phẩm
mới của công ty; Truy tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục và phòng ngừa khi sản phẩm bị hư hỏng, khuyết tật, sản phẩm bị nhiểm vi sinh hay những
sai lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất; Tham mưu cho Ban tổng giám đốc về việc
lý trang thiêt bị hiện có tại phòng vi sinh; Quản lý tài liệu ISO 9001:2000 và SQF 2000 CM (Bản gốc); Xây dựng kế hoạch và lấy mẫu sản phẩm, mẫu nước, mẫu
tay công nhân và bề mặt tiếp xúc theo chương trình SSOP… để kiểm tra sinh hóa
phục vụ chương trình quản lý chất lượng HACCP; Đo lường và phân tích mẫu nước thải, phối hợp với các cơ quan hữu quan; Kiểm tra dư lượng kháng sinh
cloramphenicol; Lưu giữ tài liệu gốc ISO 9001:2000; Tiếp nhận nguyên liệu từ các đại lý, điều phối nguyên liệu và lao động từng ngày đảm bảo thành phẩm sản
xuất đạt chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả; Phối hợp với phòng quản lý chất lượng, phòng TCHC tổ chức bồi dưỡng, đào tạo kiến thức cho nhân viên thực
hành sản xuất theo qui trình sản xuất tôm đông block áp dụng ở Jostoco; Tiếp
nhận nguyên liệu hoặc bán thành phẩm, điều phối lao động từng ngày đảm bảo
sản xuất hàng giá trị gia tăng đạt chất lượng, an toàn, hiệu quả; Quản lý nhân, vật
lực, đảm bảo an toàn trong sản xuất. Tổ chức thực hiện và duy trì hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và tiêu chuẩn HACCP; Phản ánh
kịp thời về Ban giám đốc tình trạng nhà xưởng, thiết bị, công cụ, dụng cụ khi có sự cố.
k) Bộ phận nhân sự:Tham mưu cho Ban tổng giám đốc về việc khai thác
các nguồn nhân lực và phối hợp hoạt động của nhân viên trong sản xuất kinh
doanh; Quản lý trang thiết bị và phương tiện phục vụ hành chính; Theo dõi các
định mức hao phí lao động trong sản xuất, tổ chức sắp xếp lại lao động cho phù hợp với cơ chế hoạt động của công ty; Tổ chức xem xét năng lực nhân viên trong công ty; Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo; Quy hoạch cán bộ trong công ty đến từng tổ sản xuất và có kế hoạch đào tạo theo quy hoạch; Phối hợp với các
phòng, ban, phân xưởng, lập kế hoạch tuyển chọn và đào tạo nhân sự; Theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách: BHXH, BHYT, BHLĐ, khám sức khỏe định
kỳ… theo đúng luật lao động; Ghi chép biên bản và lưu biên bản các cuộc họp
của phòng tổ chức hành chính và của Ban tổng giám đốc (nếu có yêu cầu); Xây dựng nội quy, quy chế ở công ty Jostoco.
Nhận xét: Tình hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty là khá tốt bởi những mắt xích liên kết chặt chẽ, có sự phối hợp nhịp nhàng của các phòng ban và Ban lãnh đạo. Tuy nhiên bộ máy tổ chức còn tương đối phức tạp, một số phòng ban chưa có sự tách biệt rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ cụ thể.
3.1.2.3 Tình hình nhân sự của công ty
Bảng 4: Trình độ lao động của công ty Trình độ học vấn Nhân sự Số
người Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp
Tỷ lệ (%) Trực tiếp sản xuất Gián tiếp sản xuất 500 65 - 30 - 02 - 11 500 22 88,5 11,5
(Nguồn: Phòng Nhân sự của Công ty Phú Cường)
Qua bảng số liệu ta thấy, lực lượng lao động của công ty còn thấp so với
các công ty trong khu vực. Nguyên nhân của tình trạng này là do công ty chỉ
chuyên biệt sản xuất một mặt hàng tôm sú, nên chỉ đòi hỏi chất lượng của công
nhân. Vì vậy, tổng công ty chỉ có 565 người. Trong đó, gián tiếp sản xuất có 65 người, chiếm 11,5%. Bộ phận này có nhiệm vụ hoạch định, quản lý, theo dõi hoạt động của công ty. Trong số họ, phần lớn là đại học, cao đẳng và trung cấp
chiếm số lượng rất nhỏ. Qua đó, ta thấy công ty đòi hỏi rất cao về trình độ học
vấn của bộ phận quản lý công ty. Còn đối với bộ phận gián tiếp sản xuất, tổng số
khoảng 500 người, lực lượng này chiếm 88,5% lực lượng lao động của công ty. Đây là lực lượng không cần trình độ cao, nên đa số là sơ cấp, hầu như đều có
chứng chỉ nghề. Theo số liệu thống kê của công ty thì mức lương bình quân của công nhân là trên 2.000.000đ/tháng. Mức thu nhập này được xem là khá ổn định
và cũng tương đương với mức lương của các doanh nghiệp trong khu vực.