- Thủ quỹ: Tổ chức ghi chép, phản ánh và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt
hiu xut kho
CHỨNG TỪ NHẬP CHỨNG TỪ XUẤT
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ luân chuyển chứng từ 2.2.3.5. Tổ chức lập sổ kế toán chi tiết NVL và CCDC.
Sau đây là tình hình thực tế về việc tổ chức lập sổ kế toán chi tiết hai loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là “gỗ chò và lưỡi cưa” trong tháng 11 năm 2010 , các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn lại thì được hạch toán tương tự.
* Trình tự lập chứng từ nhập kho NVL,CCDC
Khi có nhu cầu sử dụng NVL ,CCDC công ty cử nhân viên phụ trách thu mua NVL, CCDC đến liên hệ với nhà cung cấp để khảo sát giá và điều kiện cung ứng của nhà cung ứng cho công ty. Sau khi khảo sát giá và điều kiện cung ứng của nhà cung cấp nếu phù hợp với điều kiện kinh tế và sản xuất của công ty thì nhân viên thu mua tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn tất thủ tục mua bán với nhà cung cấp nhân viên phụ trách thu mua đem hợp đồng mua bán về phòng kế toán để cho nhân viên kế toán theo dõi. Khi nhà cung cấp thông báo là đã giao hàng cho công ty thì kế toán căn cứ số lượng giá cả trên hợp đồng đối chiếu với số lượng và giá cả trên hóa đơn GTGT
Cụ thể, ngày 01/11/2010 Công ty cổ phần Á Đông mua của công ty Việt Đan nguyên vật liệu gỗ chò và công cụ dụng cụ là lưỡi cưa. Mẫu hóa đơn GTGT như sau:
HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG MR 2005N Liên 2: Giao khách hàng 002925 Ngày 01 tháng 11 năm 2010
Phiếu nhập
Hoá đơn Phiếu đề nghị xuất vật tư
Phiếu xuất
Thủ kho Thủ kho
Đơn vị bán hàng: công ty Việt Đan
Địa chỉ : 1A - Phan Chu Trinh - Quy Nhơn Số tài khoản: 8924565220 MST:
Họ và tên người mua hàng: Huỳnh Văn Phi Tên đơn vị : Công ty cổ phần Á Đông Địa chỉ Phước An-Tuy Phước-BĐ
Hình thức thanh toán: MS:5556936300
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Slượng Đgiá Ttiền
A B C (1) (2) 3 = 1 x 2
1 Gỗ chò m3 10 3.950.000 39.500.000
2 Lưỡi cưa Lưỡi 1.600 9.300 14.880.000
Cộng tiền hàng 54.380.000 Thuế suất GTGT: 10% 5.438.000 Tổng tiền thanh toán 59.818.000 Số tiền viết bằng chữ (năm mươi chín triệu tám trăm mười tám nghìn năm trăm đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Huỳnh Văn Phi Nguyễn Thị Mận Lê Thị Kim Mai
Cần kiểm tra đối chiếu khi lập hóa đơn
Sau khi đối chiếu giữa hợp đồng mua bán với hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp chuyển đến nếu khớp đúng số lượng và giá cả. Phòng kế toán tiến hành cử nhân viên kế toán vật tư và thủ kho cùng với giám đốc công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư nhập kho theo số lượng thực tế khi nhận để lập thủ tục nhập kho đối với gỗ chò và
lưỡi cưa như sau: Biểu 2.2:
Đơn vị Công ty cổ phần Á Đông Mẫu số: 03-VT
Địa chỉ: Phước An-Tuy Phước-BĐ (Ban hành theoQĐ số15/2006QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 01 tháng 11 năm 2010
Biên bản kiểm nghiệm gồm có:
Bà : Lê Thị Kim Mai Trưởng ban Ông: Nguyễn Hữu Khải Ủy viên
Ông: Huỳnh Văn Phi Ủy viên
Ông: Lê Hoàng Minh Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: