liệu đối với một số cơ quan được chỉ đạo điểm.
2.3.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt đƣợc trong công tác bổ sung tài liệu. liệu.
Trong những năm gần đây, công tác bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh được thực hiện chủ yếu đối với khối tài liệu của các phông HĐND, UBND tỉnh và một số phông của một số các cơ quan đã giải thể. Chỉ có một số ít các Trung tâm lưu trữ tỉnh đã và đang tiến hành bổ sung tài liệu từ các cơ quan là nguồn nộp lưu khác.
Theo Báo cáo số 403/BC-LTNN ngày 30.8.2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và 1 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, trong 5 năm qua (1997 - 2002), các Trung tâm lưu trữ tỉnh đã bổ sung được khoảng 2.000 mét giá tài liệu vào bảo quản ở kho lưu trữ của cấp tỉnh. Hiện nay các Trung tâm lưu trữ tỉnh đang bảo quản gần 300 phông lưu trữ với khoảng 20.000 mét giá tài liệu, trong đó có cả tài liệu thuộc thời kỳ trước năm 1954 và một số ít trước năm 1945 [02/08]. Nội dung của khối tài liệu mà các Trung tâm lưu trữ tỉnh đang bảo quản hiện nay tương đối phong phú, phản ánh khá toàn diện các mặt hoạt động của chính quyền nhà nước cấp tỉnh. Nhờ có khối tài liệu này mà các Trung tâm lưu trữ tỉnh đã thu được những thành tích bước đầu trong việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu quản lý và nghiên cứu ở địa phương.
Như trên đã nêu, tài liệu mà các Trung tâm lưu trữ tỉnh đang bảo quản hầu hết là của HĐND, UBND tỉnh và một số cơ quan đã giải thể. Điều đáng lưu ý là, trong khối tài liệu của HĐND và UBND tỉnh đang bảo quản hiện nay tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh, chiếm một phần không nhỏ là tài liệu lưu trữ hiện hành chưa được tổ chức khoa học. (Có những tỉnh đã thu tài liệu năm 2002 của HĐND và UBND tỉnh). Đây chính là lý do làm cho khối lượng công
73 việc của cán bộ trong Trung tâm lưu trữ tỉnh tăng lên rất nhiều vì phải tiến hành chỉnh lý khối tài liệu hàng năm giao nộp vào của HĐND và UBND.
Ngoài khối tài liệu của HĐND và UBND, Trung tâm lưu trữ của một số tỉnh đã tiến hành bổ sung được tài liệu của các cơ quan nguồn nộp lưu khác ở địa phương. Những tỉnh đã và đang tiến hành một cách tích cực và chủ động hoạt động này như: Bắc Giang, Bình Dương, Bình Định, Cao Bằng, Đăk Lăk, Đồng Tháp, Hà Tây, Phú Thọ, Thanh Hoá, Vĩnh Long... Những số liệu có thể chưa đầy đủ dưới đây phần nào minh chứng cho điều đó:
TTLT tỉnh Số lƣợng cơ quan, phông đã
thu
Khối lƣợng tài liệu Ghi chú
Vĩnh Long 25 cơ quan 300 mét giá Dự kiến thu trong năm 2002
Hà Tây 17 cơ quan 37.603 hồ sơ Phú Thọ 10 cơ quan
Bình Dương 07 phông Dự kiến thu 03
phông năm 2002 Thanh Hoá 04 cơ quan 30 mét giá
Bắc Giang 02 cơ quan 800 cặp
Bình Định 224 mét giá
(Nguồn: Báo cáo của Văn phòng HĐND&UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tình hình 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg và 1 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, năm 2002).
Kết quả công tác bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh trong những năm qua không những có ý nghĩa quan trọng đối với việc tạo ra tiền đề, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ của các địa phương nói chung, mà nó
74 còn góp phần tạo lập, củng cố và từng bước nâng cao vị thế cũng như tăng cường cơ sở vật chất - kỹ thuật và đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng và của các cơ quan Nhà nước ở địa phương nói chung. Đồng thời đã bước đầu thiết lập và phát triển được mối quan hệ cần thiết giữa Trung tâm lưu trữ tỉnh với Cục Lưu trữ Nhà nước và với các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu. Tuy nhiên, những kết quả này còn khá khiêm tốn và chưa có sự đồng bộ giữa các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Song chính điều này lại càng đòi hỏi các cấp, các ngành thực sự quan tâm hơn nữa để công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng và sự phát triển của công tác lưu trữ ở địa phương nói chung ngày một hiệu quả.
Để công tác bổ sung tài liệu có được những kết quả nêu trên, trước hết phải kể đến là sự chỉ đạo thường xuyên của Cục Lưu trữ Nhà nước, của lãnh đạo UBND, Chánh văn phòng UBND tỉnh đối với công tác lưu trữ, cùng với đó là sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ ở các Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Có thể nói, đây là một trong những nguyên nhân chính giúp cho các Trung tâm lưu trữ tỉnh đạt được một số kết quả ban đầu trong việc tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh trong thời gian qua.
Chúng ta có thể thấy rất rõ điều này qua thực tế hoạt động của Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây, Bình Định và một số tỉnh khác.
Trong những năm qua, Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây đạt được những kết quả đáng kể trong công tác bổ sung tài liệu là do Trung tâm đã được Cục Lưu trữ Nhà nước chọn là đơn vị để chỉ đạo điểm trong việc tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. Hơn nữa, Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây cũng đã được lãnh đạo UBND và Chánh văn phòng UBND tỉnh quan tâm chỉ đạo và đầu tư xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản. Mặt khác, sự năng động và sáng tạo của cán bộ, công chức trong Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng đóng một vai trò rất quan trọng.
75 Tính đến tháng 5.2002, UBND tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh đã chỉ đạo, hướng dẫn 22/24 sở, ban, ngành chỉnh lý được 48.214 hồ sơ các loại. Tổng số hồ sơ được giao nộp vào Trung tâm lưu trữ là: 37.101 hồ sơ [06/11].
Tại Bình Định, trong 5 năm (1997 - 2002), Trung tâm lưu trữ tỉnh đã chỉ đạo và hướng dẫn 45 sở, ban, ngành chỉnh lý được 424 mét tài liệu và số tài liệu bổ sung vào Trung tâm là: 224 mét [06/03].
Bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay còn bộc lộ những hạn chế, tồn tại cơ bản cần phải giải quyết sau đây:
Thứ nhất là, hầu hết các Trung tâm lưu trữ tỉnh chưa thực hiện được việc bổ sung tài liệu từ tất cả các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
Theo báo cáo của 51 tỉnh cho đến tháng 6 năm 2002 mới có 13 Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện được việc bổ sung tài liệu từ các cơ quan là nguồn nộp lưu. Đối với những Trung tâm lưu trữ tỉnh đã tiến hành công tác bổ sung thì cũng chỉ mới thu được tài liệu của một số cơ quan và của một số phông đã giải thể.
Thứ hai là, chất lượng hồ sơ tài liệu được bổ sung vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh chưa đảm bảo.
Theo báo cáo của các Trung tâm lưu trữ tỉnh thì tài liệu bổ sung vào Trung tâm dưới dạng bó gói là chủ yếu, tức là tài liệu chưa được lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước. Đây sẽ là một áp lực rất lớn làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Chỉ có một số ít các Trung tâm lưu trữ tỉnh bổ sung được những phông lưu trữ dưới dạng hoàn chỉnh, như ở Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây, tài liệu của những phông được bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay đều đã được chỉnh lý hoàn chỉnh: tài liệu được lập thành hồ sơ, hệ thống hoá và kèm theo Mục lục hồ sơ. Tuy vậy, chất lượng của hồ sơ được bổ sung còn chưa tốt kể cả về mặt kỹ thuật, tình trạng vật lý của tài liệu.
76 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ ba là, danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu chưa được ban hành đầy đủ và chính xác.
Hiện còn 15% số Trung tâm lưu trữ tỉnh chưa biên soạn được danh mục nguồn nộp lưu để trình UBND tỉnh ban hành. Điều này đã gây khó khăn thêm cho công tác bổ sung tài liệu của các Trung tâm. Trong số những tỉnh đã ban hành được bản Danh mục có những bản danh mục còn thiếu hoàn chỉnh và chính xác. Ví dụ, có nơi đưa cả Sở Công an, tỉnh Đoàn vào nguồn nộp lưu; có Trung tâm liệt kê cả các cơ quan sự nghiệp Trung ương đóng trụ sở trên địa bàn tỉnh vào bản Danh mục. Mặt khác, từ khi ban hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, nguồn bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh có sự thay đổi nhất định nhưng chưa được các Trung tâm lưu trữ tỉnh điều chỉnh lại các bản Danh mục.
Tóm lại, trong những năm qua, nhờ sự tăng cường chỉ đạo của Nhà nước đối với công tác lưu trữ, sự quan tâm của các cấp lãnh đạo ở địa phương và sự cố gắng chung của đội ngũ cán bộ, công tác lưu trữ nói chung, công tác bổ sung tài liệu nói riêng ở các tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực.
Hầu hết các tỉnh đã triển khai thực hiện tốt việc củng cố, kiện toàn tổ chức lưu trữ, tạo tiền đề cho việc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ được cải thiện đáng kể, biên chế cho lưu trữ được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao một bước. Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ được đẩy mạnh góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu... Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ được tăng cường, nhất là đầu tư cho việc cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ; trang bị phương tiện bảo quản tài liệu; phân loại chỉnh lý tài liệu...
77 Tuy vậy, công tác lưu trữ ở các tỉnh vẫn còn những tồn tại cơ bản, đó là:
1. Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại, chỉnh lý và giao nộp và các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Đó là một trong những tồn tại cơ bản, phố biến hiện nay ở phần lớn các cơ quan nhà nước cấp tỉnh. Tình trạng này đã và đang gây rất nhiều khó khăn cho việc khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp và các Trung tâm lưu trữ tỉnh, kéo theo đó là sự hư hỏng, thất lạc của tài liệu.
2. Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ. Phần lớn các kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở các tỉnh chưa được đầu tư đúng yêu cầu, như: diện tích chật hẹp gây khó khăn cho tập trung tài liệu, trang thiết bị bảo quản còn thiếu thốn và thô sơ không thể đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu được lâu dài.
3. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ hiện nay vẫn còn thiếu nhiều, trình độ chuyên môn chưa đáp ứng đầy đủ được yêu cầu. Còn nhiều Trung tâm lưu trữ tỉnh chưa bố trí đủ biên chế tối thiếu theo quy định và phần lớn các sở, ban, ngành đều không có cán bộ lưu trữ chuyên trách; số cán bộ có trình độ đại học lưu trữ còn ít...
Những khó khăn, tồn tại cơ bản này do nhiều nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan đem lại:
Một là, tuy nhận thức về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ của
lãnh đạo các cấp, các ngành đã được nâng lên nhưng vẫn chưa đầy đủ. Do đó, chưa có sự quan tâm đầu tư thường xuyên và toàn diện.
Hai là, Nhà nước chưa có những quy định cụ thể hoặc đã có quy định
nhưng chưa đầy đủ và thống nhất trong nhiều vấn đề về quản lý công tác lưu trữ như: biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ, chế độ đầu tư kinh phí, chế độ giao nộp tài liệu và nhiều vấn đề nghiệp vụ lưu trữ khác.
78
Ba là, những tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ có nguồn gốc sâu
xa từ nền hành chính nhà nước của chúng ta - một nền hành chính còn khiếm khuyết trên cả ba mặt: thể chế, tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức - đã tác động đến công tác văn thư, lưu trữ như bộ máy cồng kềnh, chồng chéo; thủ tục giấy tờ còn nặng nề, giấy tờ phát sinh nhiều, trong khi giấy tờ tài liệu không được sắp xếp, lập hồ sơ từ khâu văn thư hiện hành, gây khó khăn lâu dài đối với công tác lưu trữ...
Tình hình công tác lưu trữ ở các tỉnh hiện nay đòi hỏi sự quan tâm chỉ đạo, đầu tư hơn nữa của các ngành, các cấp cũng như sự nỗ lực phấn đấu của đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. Cần tìm ra những giải pháp hữu hiệu về trước mắt cũng như lâu dài để khắc phục những khó khăn, tồn tại đưa công tác lưu trữ địa phương đi vào hoạt động có nề nếp và mang lại hiệu quả cao.
79
Chƣơng 3. NHỮNG GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC TRUNGTÂM LƢU TRỮ TỈNH
Như đã trình bày ở các phần trên, chúng ta có thể khái quát lên một bức tranh toàn cảnh về lưu trữ cấp tỉnh hiện nay là phần lớn tài liệu của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh chưa được tổ chức khoa học và giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh; tình trạng tài liệu bị phân tán, mất mát, xuống cấp khá phổ biến; cơ sở kho tàng, trang thiết bị bảo quản còn thiếu thốn và lạc hậu; vấn đề biên chế cán bộ lưu trữ cho các sở, ban, ngành chưa được quy định một cách thoả đáng; sự quản lý Nhà nước về mặt này vẫn còn chưa được quan tâm đúng mức.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu hiện nay của lưu trữ cấp tỉnh là phải nhanh chóng tập trung tài liệu lưu trữ của các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.
Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có hiệu quả, qua quá trình nghiên cứu, khảo sát, chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp về công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh mà các cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu trữ, UBND tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan là nguồn nộp lưu cần phải thực hiện một cách thống nhất, triệt để và đồng bộ.