UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh là cấp trên trực tiếp của Trung tâm lưu trữ tỉnh. Chính vì vậy mà sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo và đầu tư của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh cùng với sự nỗ lực hoạt động của các Trung tâm lưu trữ tỉnh sẽ là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự lớn mạnh của công tác lưu trữ nói chung và hiệu quả của công tác bổ sung tài liệu nói riêng tại các địa phương.
Hiện nay, như các phần trên đã trình bày, trong phạm vi cả nước các Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh đã được thành lập (60/61 tỉnh); các kho lưu trữ chuyên dụng kiên cố và hiện đại đã và đang
89 được xây dựng ở nhiều tỉnh. Đây chính là một trong những chuyển biến tích cực bước đầu của lưu trữ cấp tỉnh. Theo chúng tôi, để các Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện tốt nhiệm vụ bổ sung tài liệu của mình, UBND tỉnh cần tập trung giải quyết những tồn tại cơ bản về tổ chức và cơ sở hạ tầng của các Trung tâm lưu trữ tỉnh bằng các giải pháp sau đây:
Một là, tiếp tục kiện toàn tổ chức của các Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Đối với những Trung tâm lưu trữ tỉnh có từ 02 - 04 cán bộ, cần nhanh chóng bổ sung đủ biên chế tối thiểu là 05 cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn, trong đó ít nhất có một cán bộ đại học theo quy định của Nhà nước.
Trên thực tế, với nhiệm vụ mà Trung tâm lưu trữ tỉnh phải đảm nhiệm là vừa giúp UBND tỉnh chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ vừa thực hiện nhiệm vụ tập trung bảo quản cố định tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh thì với biên chế 05 cán bộ cũng đã là một khó khăn không nhỏ đối với các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Ngay cả đối với một số tỉnh hiện nay đã bố trí từ 06 - 09 biên chế cho Trung tâm lưu trữ, chỉ mới phần nào giảm được áp lực của công việc lên những cán bộ này.
Mặt khác, những cán bộ được biên chế cho Trung tâm lưu trữ tỉnh phải nhất thiết là những cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn và việc tuyển dụng cán bộ phải thực hiện thi tuyển theo quy định của Nhà nước. Đồng thời phải giải quyết dứt điểm số cán bộ không hoặc chỉ được bồi dưỡng ngắn hạn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ ở các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay bằng cách cử đi đào tạo dài hạn (từ 3 - 5 năm). Bởi vì, thực tế cho thấy, nếu cán bộ của Trung tâm lưu trữ lại gồm những người, theo cách nói của các nhà lưu trữ là "ngoại đạo", sẽ ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các nhiệm vụ nặng nề mà hiện nay các Trung tâm lưu trữ tỉnh phải đảm trách.
90 Kho lưu trữ chuyên dụng và các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu là cơ sơ hạ tầng hết sức quan trọng đối với hoạt động của các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Nếu thiếu những kho tàng đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết thì việc tập trung quản lý tài liệu ở các địa phương sẽ vẫn chỉ là "khẩu hiệu" trong mong muốn của những người làm công tác lưu trữ. Do vậy, Nhà nước cần quan tâm đầu tư kinh phí thích đáng hơn nữa để xây dựng kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu. Cụ thể là:
- Đối với những tỉnh đã xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng cần đầu tư các thiết bị đạt tiêu chuẩn và hiện đại để phục vụ ngày càng tốt hơn cho công tác bảo quản tài liệu.
- Đối với những tỉnh đang và sẽ xây dựng hoặc có dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, cần tập trung hơn nữa kinh phí và nhanh chóng phê duyệt những dự án khả thi để những kho lưu trữ chuyên dụng này sớm được hoàn thành và đưa vào sử dụng đúng tiến độ.
- Đối với những tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, cần khẩn trương bố trí thêm diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản đạt tiêu chuẩn tối thiểu để bổ sung khối tài liệu của HĐND và UBND tỉnh. Khẩn trương phối hợp với các cơ quan hữu quan lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trình UBND tỉnh phê duyệt và đưa vào kế hoạch đầu tư xây dựng của tỉnh trong những năm tới.
Ba là, trên cơ sở các văn bản luật pháp về lưu trữ và sự hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, các tỉnh cần ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ ở địa phương để đưa công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của các cơ quan vào nề nếp theo đúng các quy định của Nhà nước.