91 Để làm tốt nhiệm vụ bổ sung tài liệu, các Trung tâm lưu trữ tỉnh cần phải thực hiện những biện pháp sau:
Một là, trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, các
Trung tâm lưu trữ tỉnh cần tích cực, chủ động tham mưu cho lãnh đạo UBND, Văn phòng UBND tỉnh trong việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, tạo hành lang pháp lý cho mọi hoạt động của Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Hai là, trên cơ sở các văn bản của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ
trước đây, nay là Bộ Nội vụ hướng dẫn về bố trí kinh phí cho các Trung tâm lưu trữ tỉnh, tham mưu cho UBND tỉnh ra quyết định giao cho Sở Tài chính nhiệm vụ cấp kinh phí thường xuyên và kinh phí cấp theo dạng các chương trình mục tiêu để thực hiện các hoạt động lưu trữ ở cấp tỉnh. Mặt khác, cần tham mưu cho UBND tỉnh, Ban Tổ chức - Chính quyền tỉnh xác định biên chế cán bộ lưu trữ cho các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Trước mắt, cần giải quyết chỉ tiêu biên chế cho lưu trữ của các sở, ban, ngành lớn, có nhiều tài liệu quan trọng...
Ba là, xây dựng các văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ, xác định giá trị và
bổ sung tài liệu.
Để công tác bổ sung được chủ động, có kế hoạch, đảm bảo thu đúng, thu đủ từ các nguồn nộp lưu những tài liệu có giá trị, hạn chế được việc giao nộp vào Trung tâm các tài liệu rời lẻ, hoặc không có giá trị, hoặc trùng lặp thông tin, đòi hỏi có sự hướng dẫn đầy đủ và thống nhất của Trung tâm lưu trữ tỉnh và Cục Lưu trữ Nhà nước. Cụ thể là các Trung tâm lưu trữ tỉnh cần xây dựng một số văn bản hướng dẫn như:
- Văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ:
Việc xây dựng và ban hành được bản hướng dẫn về lập hồ sơ có một ý nghĩa rất lớn, nó giúp cho các cán bộ có thể dựa theo những hướng dẫn này để
92 lập được những hồ sơ công việc của mình một cách đầy đủ và chính xác nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
- Bản danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh:
Dựa trên tinh thần quy định mới của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và bản Danh mục mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm cần căn cứ vào tình hình cụ thể của tỉnh mình xây dựng bản Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu trình UBND tỉnh ban hành. Bản Danh mục này là cơ sở pháp lý quan trọng để các Trung tâm lưu trữ tỉnh tiến hành công tác bổ sung của mình, đồng thời cũng khẳng định rõ trách nhiệm của các cơ quan trong việc giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
- Bảng kê thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh:
Bảng kê này cũng là cơ sở quan trọng để các Trung tâm lưu trữ tỉnh tiến hành công tác bổ sung tài liệu của mình một cách đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, việc xây dựng bảng kê thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh là không đơn giản và phụ thuộc vào đặc điểm, tình hình của các cơ quan, của từng địa phương. Nên trong việc xây dựng bảng kê thành phần tài liệu, các Trung tâm lưu trữ tỉnh cần phải bám sát vào bản kê thành phần tài liệu mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan, của địa phương để xây dựng các công cụ hướng dẫn này.
Trước mắt, các Trung tâm lưu trữ tỉnh có thể hướng dẫn xây dựng bản kê thành phần tài liệu của những cơ quan đang trong diện chỉ đạo điểm về việc bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Bốn là, Cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan là nguồn nộp lưu khảo
93 Từ đó xây dựng các đề án giải quyết khối tài liệu tích đống của các cơ quan và lên kế hoạch cụ thể đối với công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm.
Bởi vì chỉ có điều tra và khảo sát thực tế về tình hình tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ tác các sở, ban, ngành thì Trung tâm lưu trữ tỉnh mới có được những đánh giá đúng đắn nhất về tình hình tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ tại các cơ quan này nói riêng và của địa phương nói chung; đồng thời chỉ có thể thông qua những số liệu thống kê đầy đủ và chính xác về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ của các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì Trung tâm lưu trữ tỉnh mới có được những giải pháp hữu hiệu để xây dựng và thực hiện những kế hoạch về bổ sung tài liệu một cách có hiệu quả nhất.
Năm là, Cần kiểm tra công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
đối với các cơ quan là nguồn nộp lưu.
Phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, trong đó cần chú trọng tới công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thiết lập bằng được chế độ lập hồ sơ hiện hành trong phạm vi UBND tỉnh cũng như ở các cơ quan nhà nước cấp tỉnh.
Sáu là, Cần có kế hoạch tiến hành bổ sung tài liệu từ các nguồn nộp lưu.
Các Trung tâm lưu trữ tỉnh cần tuỳ theo điều kiện cụ thể: cơ sở vật chất, cán bộ… tiến hành bổ sung tài liệu của các sở, ban, ngành. Trong giai đoạn hiện nay, Trung tâm lưu trữ tỉnh chỉ nên thực hiện biện pháp này đối với những phông tài liệu quan trọng của các sở, ban, ngành có nguy cơ hư hỏng, mất mát do điều kiện bảo quản không tốt. Vì nếu hoạt động bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện một cách ồ ạt sẽ khó tránh khỏi tình trạng tài liệu bị ùn tắc, chất đống trong kho do nhân lực hiện có của các Trung
94 tâm lưu trữ tỉnh khó có thể chỉnh lý được kịp thời. Trong trường hợp này dễ biến kho lưu trữ của Trung tâm thành một kho thuần tuý chứa tài liệu.
Các Trung tâm lưu trữ tỉnh cần phải thực hiện mọi giải pháp, biện pháp để có thể tiến hành bổ sung được những phông tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh từ những nguồn nộp lưu.