dân cấp tỉnh.
Như trên đã trình bày, HĐND cấp tỉnh là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên. HĐND cấp tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Hiến pháp và pháp luật, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của Trung ương, đồng thời phát huy quyền chủ động, sáng tạo của địa phương.
32 Theo quy định của pháp luật thì HĐND cấp tỉnh có quyền ban hành nghị quyết. Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh được hình thành từ những kỳ họp HĐND.
Tại các kỳ họp, HĐND thảo luận và ra nghị quyết về các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
"HĐND các cấp họp thường lệ mỗi năm hai kỳ. Trong trường hợp cần thiết, ở cấp tỉnh, cấp huyện theo yêu cầu của Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cùng cấp hoặc khi có ít nhất một phần ba tổng số đại biểu HĐND cùng cấp yêu cầu thì Thường trực HĐND quyết định triệu tập kỳ họp bất thường" [47/28].
Chúng ta có thể thấy, hình thức hoạt động chủ yếu của HĐND là thông qua các kỳ họp, do vậy mà tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của HĐND cấp tỉnh là những hồ sơ tài liệu của các kỳ họp HĐND như: chương trình, biên bản, báo cáo, nghị quyết...
Nội dung của các văn bản hình thành trong các kỳ họp này hết sức quan trọng vì nó chứa đựng những thông tin phản ánh những quyết định của HĐND về những chủ trương, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, chính trị, an ninh, quốc phòng... trong phạm vi toàn tỉnh.
Ngoài những hồ sơ tài liệu hình thành qua những kỳ họp của HĐND, còn có những hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và các đại biểu HĐND cấp tỉnh, như:
Ngoài ra trong quá trình hoạt động của mình, HĐND cấp tỉnh còn hình thành những nhóm tài liệu quản lý hành chính phổ biến ở tất cả các cơ quan như:
- Tài liệu hành chính - tổng hợp (chương trình, kế hoạch, báo cáo...) - Tài liệu về kế hoạch - tài chính (hồ sơ xây dựng kế hoạch, tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch, dự án, đề án, báo cáo quyết toán, hồ sơ thanh lý, biên bản bàn giao tài sản cố định...)
- Tài liệu về tổ chức - cán bộ (tài liệu về thành lập, hợp nhất, giải thể, thay đổi tên của các cơ quan và các đơn vị; hồ sơ về chức năng, nhiệm vụ,
33 biên chế của cơ quan và các đơn vị; báo cáo thống kê số lượng, chất lượng, thành phần cán bộ của cơ quan và các đơn vị .v.v...).
- Văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên (Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ...) nội dung chứa đựng những chủ trương đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước về kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng... của đất nước như: Nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị...
Trong quá trình hoạt động của mình, HĐND cấp tỉnh còn thường xuyên nhận được những tài liệu từ UBND tỉnh gửi đến như: các báo cáo, tờ trình... về tình hình triển khai thực hiện những nhiệm vụ mà nghị quyết của HĐND tỉnh đề ra.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND cấp tỉnh còn bao gồm cả những văn bản do các cơ quan cấp dưới (HĐND huyện, thị) gửi lên để báo cáo, tường trình, kiến nghị hoặc xin ý kiến chỉ đạo, giải quyết những vấn đề cụ thể.
Ngoài ra, trong khối tài liệu của HĐND cấp tỉnh còn bao gồm một bộ phận tài liệu là những đơn từ khiếu nại, tố cáo... của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, đoàn thể và nhân dân trong tỉnh gửi đến đề nghị HĐND xem xét, giải quyết những vấn đề đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các tổ chức và cá nhân đó.
Có thể nói, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND cấp tỉnh hàng năm tuy không lớn về khối lượng, nhưng đây là một khối tài liệu rất có giá trị. Khối tài liệu này phản ánh được mọi mặt hoạt động của một cơ quan quyền lực cao nhất ở địa phương, nó chứa đựng những quyết định về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; quyết định về dự toán và phân bổ ngân sách; quyết định về những vấn đề khác thuộc nhiệm vụ, quyền hạn xem xét, giải quyết của mình. Đây cũng chính là một trong những nguồn giao nộp tài liệu thường xuyên và quan trọng vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.