Năm 1996, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành danh mục mẫu cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh. Trên cơ sở hướng dẫn đó, phần lớn các tỉnh đã nghiên cứu xây dựng và ban hành quyết định về danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Theo báo cáo của Cục Lưu
71 trữ Nhà nước, cho đến nay đã có 85% số tỉnh đã ban hành được quyết định về danh mục này.
Đây là một bước tiến mới trong công tác bổ sung tài liệu ở địa phương mà thời gian trước năm 1996 chưa có tỉnh nào thực hiện được. Nó chính là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực hiện công tác bổ sung tài liệu ở địa phương. Tuy nhiên, bản danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ của các tỉnh hiện nay cần được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia (vì theo Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, thẩm quyền và phạm vi bổ sung tài liệu của lưu trữ địa phương có sự thay đổi so với Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia giữa Phông lưu trữ Nhà nước và Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam).
Cho đến nay, tỉnh Bình Định đã thực hiện được công việc này. Ngày 16.5.2002, UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 48/2002/QĐ- UB về việc điều chỉnh, bổ sung Quyết định số 186/1999/QĐ-UB ngày 24.12.1999 của UBND tỉnh, trong đó đã điều chỉnh các cơ quan Mặt trận Tổ quốc tỉnh, Liên đoàn lao động tỉnh, Hội liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Hội Nông dân và Hội Cựu chiến binh tỉnh không thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và bổ sung 16 cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm.
Trong công tác bổ sung tài liệu, nhiều tỉnh đã ban hành văn bản về việc hướng dẫn thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh như: An Giang, Bình Phước, Bình Thuận, Cà Mau, Đăk Lăk, Nam Định, Quảng Bình, Quảng Trị, Tây Ninh, Thanh Hoá, Tiền Giang, Vĩnh Long...
Ngoài ra, để công tác bổ sung tài liệu được tiến hành một cách thuận lợi, có hiệu quả, nhiều tỉnh như : Bắc Giang, Bình Định, Bình Dương, Hà Tây, Phú Thọ, Thanh Hoá, Vĩnh Long... đã ban hành những văn bản về việc chuẩn bị giao nộp hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ
72