của các cơ quan Nhà nƣớc cấp tỉnh.
Công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta ngày càng được Nhà nước quan tâm và đầu tư phát triển. Về phương diện quản lý, những năm gần đây các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, văn bản quan trọng nhất có tác động trực tiếp đến công tác lưu trữ địa phương là Chỉ thị 726/TTg ban hành ngày 04.9.1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Thông tư số 40/1998/TT-TCCP và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.4.2001.
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia là văn bản luật cao nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ. Pháp lệnh đã đặt ra các quy định về những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý quan trọng đối với sự phát triển của ngành lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của ngành lưu trữ. Chỉ thị đã nêu rõ một số mặt tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay và đặt ra các yêu cầu, biện pháp cần thiết để khắc phục những tồn tại nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của xã hội, đặc biệt trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
41 Về tổ chức lưu trữ, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ đã nêu rõ: "Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn các Bộ, Tổng cục, các tỉnh, thành phố tổ chức thống nhất các bộ phận làm công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp". Thực hiện sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, ngày 24.01.1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp. Thông tư đã hướng dẫn về tổ chức lưu trữ ở địa phương như sau:
"Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tâm lưu trữ trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh"
Theo Thông tư 40, chức năng của Trung tâm lưu trữ tỉnh được quy định như sau:
"Trung tâm lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh... Trung tâm lưu trữ tỉnh có con dấu riêng".
Với chức năng này, Trung tâm lưu trữ tỉnh được giao những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
"- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành.
- Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện thống nhất các chế định, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh voứi cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên.
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan đơn vị trực thuộc.
42 - Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý ở Trung tâm lưu trữ tỉnh.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn".
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Trung tâm lưu trữ tỉnh được Thông tư quy định và hướng dẫn về tổ chức và biên chế như sau:
"Trung tâm lưu trữ tỉnh do giám đốc phụ trách. Giúp việc giám đốc có một phó giám đốc. Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ.
Biên chế của Trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là 5 người có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch UBND tỉnh quy định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của tỉnh".
Về vấn đề tổ chức thực hiện, Thông tư đã quy định: "... UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm triển khai tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ theo các quy định tại Thông tư này; chậm nhất là đến cuối tháng 6.1998 hoàn tất việc triển khai tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ" [54/569, 570].
Thực hiện Chỉ thị 726 TTg và Thông tư 40, trong những năm gần đây tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nói chung và cơ quan địa phương nói riêng đã được củng cố và sắp xếp lại một cách khá đồng bộ và thống nhất. Theo Báo cáo số 403/BC-LTNN ngày 30.8.2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và 1 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia:
"Ở địa phương, trước khi ban hành Chỉ thị 726/TTg và Thông tư 40/1998/TT-TCCP, trong cả nước chỉ có 07 tỉnh thành lập được Phòng Lưu trữ trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân thì nay đã có 60/61 tỉnh, thành phố thành lập được Trung tâm lưu trữ tỉnh. Các Trung tâm lưu trữ tỉnh đã ổn định, đi vào hoạt động có nề nếp " [02/05].
Có thể thấy rằng, việc ban hành những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị cao như Chỉ thị 726-TTg và Thông tư 40 nêu trên đã tạo nên những căn
43 cứ pháp lý hết sức quan trọng cho việc kiện toàn tổ chức và xây dựng cơ sở hạ tầng cho lưu trữ địa phương.
Việc thành lập được các Trung tâm lưu trữ tỉnh như hiện nay thể hiện sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu trữ, đồng thời đó cũng chính là sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo UBND các tỉnh, thành phố cũng như của lãnh đạo văn phòng các cơ quan ở địa phương, thể hiện qua việc ban hành văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức lưu trữ ở các ngành, các cấp; tăng cường công tác cán bộ, đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, xây dựng kho lưu trữ và các hoạt động sự nghiệp lưu trữ khác. Ngoài ra, còn phải kể đến vai trò của các lưu trữ tỉnh đã phát huy được tính chủ động trong công việc, làm tốt hơn chức năng tham mưu cho lãnh đạo các cơ quan trong việc tổ chức thực hiện có kết quả Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Tóm lại, trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động của bộ máy Nhà nước cấp tỉnh, là thành quả của hoạt động quản lý của các địa phương trong việc thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Những tài liệu này có ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử rất lớn trong phát triển kinh tế - xã hội, an ninh trật tự, an toàn xã hội của địa phương… Đây chính là bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước cần được tập trung quản lý tốt nhằm hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia, đồng thời để phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Các Trung tâm lưu trữ được thành lập ở các tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh đánh dấu bước phát triển trong công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ địa phương nói riêng. Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở các địa phương còn gặp những khó khăn, tồn tại cơ bản về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ cũng như việc quản lý về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ còn chưa được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc và đồng bộ… Đây chính là những nguyên nhân làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ, đòi hỏi chúng ta phải có cái nhìn đúng đắn về thực trạng để từ đó
44 đưa ra được những giải pháp hữu hiệu cho lưu trữ địa phương trước yêu cầu của sự phát triển.
45
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ TỈNH
Công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như sự chỉ đạo và hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tình hình tổ chức khoa học tài liệu, cơ sở kho tàng bảo quản tài liệu, đội ngũ cán bộ lưu trữ… của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và của các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Nếu như tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan được lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý khoa học và được nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu thì việc giao nộp hồ sơ tài liệu thuộc các nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh sẽ được tiến hành một cách thuận lợi. Nếu các Trung tâm lưu trữ tỉnh đảm bảo đầy đủ kho tàng, trang thiết bị bảo quản và có đủ cán bộ lưu trữ nắm vững nghiệp vụ chuyên môn thì công tác bổ sung tài liệu từ các nguồn nộp lưu mới có thể thực hiện được đều khắp và đầy đủ. Ngược lại, nếu những yếu tố nói trên không được đảm bảo thì sẽ gây khó khăn cho công tác bổ sung tài liệu ở lưu trữ hiện hành và các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay, lưu trữ của các tỉnh nói chung đang ở trong tình trạng như vậy. Bởi lý do đó, ở Chương 2 của luận văn này, tác giả sẽ cố gắng mô tả đậm nét thực trạng của những yếu tố nói trên và tác động của chúng đến việc bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh.